Lernzettel: Gestion des flux d'information en PME

📋 Plan du Cours

1. Système d’information dans la PME
2. Collecte de l’information
3. Stockage de l’information
4. Traitement de l’information
5. Diffusion de l’information
6. Processus et diagramme des flux

📖 1. Système d’information dans la PME

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information : Un système d’information est un ensemble de ressources permettant de collecter, stocker, traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement d’une organisation.
• Système informatique : Le système informatique est un sous-ensemble du système d’information, centré sur les outils techniques qui servent à traiter l’information.
• Objectif du SI : L’objectif du SI est de fournir une information à la bonne personne, au bon moment, dans le format adapté.
• Processus métiers : Les processus métiers décrivent comment l’organisation travaille, et servent de base pour construire le système d’information.

📝 Points essentiels

• Le SI est construit à partir de la réalité des processus métiers de l’organisation, en décrivant ce que le SI doit faire et comment il doit le faire.
• Internet a fortement impacté l’évolution technique des systèmes d’information et leurs enjeux pour les entreprises.
• Le SI a pour fonction de soutenir l’automatisation et la dématérialisation de nombreuses opérations des activités personnelles et professionnelles.
• Un SI s’appuie sur des ressources de natures différentes : personnes, matériels, logiciels et procédures.

💡 Astuce mémo

SI = Collecter-Stocker-Traiter-Diffuser (CSTD) au service des processus métiers.

📖 2. Collecte de l’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Collecte de l’information : La collecte de l’information consiste à recueillir l’information puis à la saisir afin de la faire entrer dans le système d’information.
• Provenance interne : La provenance interne regroupe les flux produits par les fonctions de l’organisation et aussi certains flux informels plus difficiles à repérer.
• Provenance externe : La provenance externe regroupe les flux provenant d’acteurs extérieurs essentiels pour anticiper les mutations et adapter le SI.
• Veilles : Les veilles sont des dispositifs qui suivent des sources externes (technologiques, sociétales, légales, commerciales) pour renforcer l’attention aux informations extérieures.

📝 Points essentiels

• La collecte revient à enregistrer l’information pour pouvoir ensuite la traiter.
• Les informations collectées sont généralement décomposées de façon structurée pour faciliter le stockage et les traitements ultérieurs.
• Une provenance interne peut inclure des flux issus d’approvisionnements, production, RH, comptabilité, vente et aussi des éléments informels comme le climat social ou le savoir-faire.
• La provenance externe provient notamment des clients, fournisseurs et de l’État, et peut être suivie via des veilles.

💡 Astuce mémo

Interne = produit par l’entreprise ; Externe = produit par le dehors (clients/fournisseurs/État) via veilles.

📖 3. Stockage de l’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Stocker l’information : Stocker l’information consiste à la conserver de manière durable, stable et sécurisée pour une utilisation ultérieure et pour répondre à des obligations légales.
• Archivage : L’archivage regroupe des méthodes permettant d’organiser la conservation des informations dans le temps.
• Sauvegarde : La sauvegarde regroupe des techniques visant à préserver les informations contre la perte et à permettre une reprise en cas d’incident.
• Cloud : Le Cloud est un mode de stockage où l’information est accessible de partout dans le monde.

📝 Points essentiels

• Le stockage sert à rendre l’information réutilisable plus tard et à satisfaire des exigences légales.
• Le SI met en œuvre des moyens techniques et organisationnels comme l’archivage, la sauvegarde et des protections contre le piratage.
• Les informations peuvent être stockées sur les disques durs des serveurs du SI, avec un accès limité au serveur.
• Les informations peuvent aussi être stockées dans le Cloud, ce qui rend l’accès possible de partout dans le monde.

💡 Astuce mémo

3 lieux d’accès : serveur (sur place), réseau entreprise (dans l’org.), Cloud (partout).

📖 4. Traitement de l’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Traiter l’information : Le traitement de l’information consiste à produire de nouvelles informations à partir d’informations existantes via des programmes informatiques ou des opérations manuelles.
• Consulter l’information : Consulter l’information est une forme de traitement qui consiste à accéder à l’information telle qu’elle a été enregistrée.
• Organiser l’information : Organiser l’information est un traitement qui structure l’information selon des critères pour la regrouper et la rendre plus exploitable.
• Mettre à jour l’information : Mettre à jour l’information est un traitement qui consiste à reprendre une information déjà enregistrée pour l’actualiser.

📝 Points essentiels

• Le traitement intervient après collecte et stockage, quand l’information est disponible.
• Le traitement peut prendre quatre formes : consulter, organiser, mettre à jour, ou produire de nouvelles informations.
• Mettre à jour implique une modification d’une information précédemment enregistrée pour refléter un état actuel.
• Produire de nouvelles informations se fait à partir d’une ou plusieurs informations existantes.

💡 Astuce mémo

4 verbes de traitement : Consulter-Organiser-Mettre à jour-Créer.

📖 5. Diffusion de l’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Diffuser l’information : Diffuser l’information consiste à communiquer une information aux bons destinataires au bon moment sous une forme directement exploitable.
• Destinataires : Les destinataires sont les personnes ou acteurs qui doivent recevoir l’information pour qu’elle ait une valeur réelle.
• Support de diffusion : Un support de diffusion est un moyen concret qui transporte l’information vers ses destinataires.

📝 Points essentiels

• Une information n’a de valeur que si elle est transmise aux bons destinataires, au bon moment et sous une forme directement exploitable.
• Un exemple de diffusion est la facture téléphonique, qui transmet des informations sur les communications et les coûts.
• Le relevé mensuel peut être reçu au format électronique ou par courrier et sert de support de diffusion de l’information.

💡 Astuce mémo

Diffusion = Valeur immédiate : bons destinataires + bon moment + forme exploitable.

📖 6. Processus et diagramme des flux

🔑 Notions clés & Définitions

• Diagramme des flux : Un diagramme des flux est une représentation graphique des flux d’informations et éventuellement des traitements dans un système d’information.
• Diagramme évènement-résultats : Un diagramme évènement-résultats est une autre représentation utilisée pour décrire le fonctionnement d’un processus à partir d’évènements et de résultats.
• Tableau d’analyse des tâches : Le tableau d’analyse des tâches sert de base pour représenter les chronologies, les personnes et les outils dans le SI.

📝 Points essentiels

• La représentation des flux dans un SI s’appuie sur un diagramme des flux et éventuellement un diagramme évènement-résultats.
• Le diagramme des flux donne une vue d’ensemble de la circulation des informations ou documents entre acteurs et éventuellement vers le système informatique de gestion.
• La représentation doit partir du tableau d’analyse des tâches et mettre en évidence la chronologie des tâches, les personnes et les outils utilisés.

💡 Astuce mémo

Flux = chrono + acteurs + outils (à extraire du tableau d’analyse des tâches).

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Ne pas confondre système informatique et système d’information : l’un est un sous-ensemble centré sur la technique, l’autre couvre l’ensemble des actions sur l’information.
2. Croire que collecter = juste recevoir : la collecte inclut la saisie pour faire entrer l’information dans le SI.
3. Penser que stocker = uniquement garder des fichiers : le stockage doit aussi être durable, stable et sécurisé.
4. Confondre traitement et diffusion : traiter produit/structure/actualise l’information, diffuser la transmet aux bons destinataires.
5. Inverser les notions de mise à jour et de production : mettre à jour actualise une donnée existante, produire crée de nouvelles informations à partir d’existantes.
6. Oublier la base méthodologique du diagramme : un diagramme des flux doit partir du tableau d’analyse des tâches pour montrer chrono, acteurs et outils.

✅ Checklist Examen

1. Définir un système d’information et décrire ses 4 actions principales sur l’information.
2. Expliquer pourquoi il ne faut pas confondre système d’information et système informatique.
3. Donner l’objectif du SI : bonne personne, bon moment, format approprié.
4. Relier la construction du SI aux processus métiers de l’organisation.
5. Définir la collecte de l’information et préciser ce qu’elle implique (recueillir puis saisir).
6. Lister les deux provenances possibles de l’information lors de la collecte (interne et externe).
7. Citer des exemples de provenance interne et expliquer le rôle des flux informels.
8. Décrire l’intérêt des veilles pour les informations de provenance externe.
9. Définir le stockage de l’information et préciser ses finalités (durable, stable, sécurisé, obligations légales).
10. Citer les méthodes d’organisation du stockage (archivage, sauvegarde, protections contre le piratage, prévention de destruction).
11. Connaître les trois modes de stockage et leurs implications d’accès (serveurs, aire de stockage en réseau, Cloud).
12. Définir le traitement de l’information et les deux moyens possibles (programmes informatiques et opérations manuelles).
13. Lister les 4 formes de traitement : consulter, organiser, mettre à jour, produire de nouvelles informations.
14. Expliquer ce qui rend une information « valable » pour la diffusion (bons destinataires, bon moment, forme exploitable).