Lernzettel: Gestion Administrative et Sécurité en Entreprise

📋 Plan du Cours

1. Déclaration de l'entreprise
2. Immatriculation et formalités de création
3. Obligations sociales de l'employeur
4. Droit du travail et Code du travail
5. Sécurité au travail et prévention des risques
6. Affichage obligatoire en entreprise
7. Registre unique du personnel

📖 1. Déclaration de l'entreprise

🔑 Notions clés & Définitions

• Déclaration d’activité : Démarche qui donne une existence officielle à une activité professionnelle indépendante et permet son identification par les administrations.
• INSEE : Organisme qui attribue les identifiants de l’entreprise et le code correspondant à son activité principale.
• URSSAF : Organisme chargé du recouvrement des cotisations et du suivi de l’affiliation au régime social des indépendants.
• Portail autoentrepreneurs URSSAF : Portail dédié aux démarches des autoentrepreneurs, utilisé pour effectuer certaines formalités auprès de l’URSSAF.
• Habilitation préfectorale thanatopracteur : Autorisation préalable indispensable pour pratiquer les soins de conservation dans le cadre d’une activité soumise à règles sanitaires strictes.

📝 Points essentiels

• La déclaration vise à donner une existence légale, permettre l’identification (fiscalité, protection sociale) et autoriser la facturation en règle.
• L’INSEE attribue les numéros SIREN et SIRET et détermine le code APE.
• Pour les professions libérales, l’URSSAF est le centre de formalités compétent et envoie ensuite un calendrier de paiements.
• La déclaration de l’activité ne suffit pas pour le thanatopracteur : une habilitation préfectorale est requise pour autoriser les soins de conservation.
• Le thanatopracteur peut devoir réaliser une déclaration préalable auprès de l’ARS ou du préfet selon certaines démarches.

💡 Astuce mémo

INSEE = identifiants, URSSAF = cotisations, Préfet = habilitation sanitaire.

📖 2. Immatriculation et formalités de création

🔑 Notions clés & Définitions

• Immatriculation : Acte d’enregistrement de l’entreprise auprès des autorités compétentes qui lui donne une personnalité juridique et le droit d’exercer.
• Plateforme unique formalites.entreprises.gouv.fr : Point de centralisation des formalités de création depuis le 1er janvier 2023.
• SIREN et SIRET : Identifiants uniques attribués par l’INSEE et nécessaires pour facturer et ouvrir des démarches pro.
• Code APE : Code attribué à l’activité principale exercée, fourni avec l’immatriculation.
• Extrait de Kbis : Document délivré après immatriculation, associé aux démarches de création selon le type de structure.

📝 Points essentiels

• Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création sont centralisées sur la plateforme unique formalites.entreprises.gouv.fr.
• À l’issue de l’immatriculation, l’entreprise reçoit notamment un numéro SIREN et SIRET, un code APE et une attestation d’affiliation URSSAF.
• L’affiliation URSSAF est mentionnée comme élément remis après immatriculation, avec l’extrait de Kbis.
• Les obligations sociales varient selon l’existence de salariés : un employeur doit accomplir des démarches dès l’embauche.
• Le registre concerné dépend du statut : URSSAF pour le libéral, RCS pour l’activité commerciale, RM pour l’artisanat, via le greffe du tribunal de commerce pour les sociétés citées.

💡 Astuce mémo

Immatriculation = INSEE (SIREN/SIRET + APE) + URSSAF (affiliation) + documents pro (Kbis).

📖 3. Obligations sociales de l'employeur

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : Déclaration préalable à l’embauche à effectuer auprès de l’URSSAF lors de la première embauche et plus largement à l’entrée d’un salarié.
• Registre unique du personnel : Document obligatoire qui retrace chronologiquement les entrées et sorties des personnes employées.
• Mutuelle santé collective : Couverture santé collective mise en place par l’employeur lorsque plusieurs démarches d’employeur sont applicables.
• Bulletin de paie : Document remis aux salariés qui formalise l’exécution de la paie conformément aux règles de l’employeur.
• DSN : Déclaration sociale nominative que l’employeur doit transmettre dans le cadre de ses obligations administratives.

📝 Points essentiels

• Dès l’embauche, l’employeur doit effectuer une DPAE auprès de l’URSSAF et rédiger un contrat de travail (CDI, CDD, etc.).
• L’employeur doit ouvrir un registre unique du personnel, affilier l’entreprise à une mutuelle santé collective et mettre en place une visite médicale d’embauche.
• L’employeur doit effectuer des déclarations et paiements réguliers (cotisations URSSAF, caisses de retraite, prévoyance) et établir les bulletins de paie.
• Le respect du droit du travail recouvre notamment temps de travail, repos, congés et sécurité.
• Pour toute activité employant des salariés, des obligations administratives supplémentaires sont citées : remise de bulletins conformes, transmission DSN et affichage obligatoire dans les locaux.

💡 Astuce mémo

Embauche = DPAE + contrat + RUP + paie (bulletins) + DSN.

📖 4. Droit du travail et Code du travail

🔑 Notions clés & Définitions

• Droit social : Ensemble des règles juridiques qui encadrent les relations entre employeurs et salariés, incluant droit du travail et protections sociales.
• Droit du travail : Branche du droit social qui régit l’embauche, l’exécution du travail, la santé et la sécurité, ainsi que les relations collectives.
• Sources du droit social : Ensemble des documents et références qui fondent l’encadrement des règles applicables (code, conventions, accords, usages, jurisprudence, droit européen).
• Non-discrimination : Principe imposant l’égalité de traitement et l’absence de discrimination dans la relation de travail.
• SMIC et minimum conventionnel : Niveaux de rémunération minimaux que l’employeur doit respecter pour la paie des salariés.

📝 Points essentiels

• Le droit du travail est présenté comme une branche du droit social et couvre notamment santé et sécurité au travail.
• Les principales sources citées incluent code du travail, conventions collectives, accords d’entreprise, usages/règlement intérieur, jurisprudence et droit européen.
• L’entreprise doit, pour les contrats, respecter des exigences comme un contrat de travail écrit et le respect des durées légales de travail et de repos.
• L’employeur doit payer un salaire au moins égal au SMIC ou au minimum conventionnel et accorder les congés légaux (maternité, paternité).
• Parmi les obligations administratives citées : DPAE, DSN, registre unique, bulletins conformes et affichage des informations obligatoires.

💡 Astuce mémo

Code du travail = règles + repères (temps, salaire, congés) + socle de la santé-sécurité.

📖 5. Sécurité au travail et prévention des risques

🔑 Notions clés & Définitions

• Obligation de sécurité (L4121-1) : Obligation qui impose à l’employeur de garantir la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des salariés.
• Évaluation des risques : Étape de la prévention consistant à identifier les dangers et à mesurer les risques pour la santé et la sécurité.
• DUERP : Document obligatoire de politique de prévention qui recense les dangers, évalue les risques et planifie les actions de prévention.
• EPI : Équipements de protection individuelle fournis pour réduire l’exposition aux risques liés aux postes de travail.
• Formation à la sécurité : Dispositif obligatoire visant à faire adopter les bons réflexes et à maîtriser l’usage des équipements.

📝 Points essentiels

• L’obligation générale de prévention repose sur cinq principes : évaluer les risques, prévenir, adapter, former et informer les salariés.
• Le DUERP est obligatoire dès l’embauche du premier salarié et doit être mis à jour au moins une fois par an, ou immédiatement en cas de modification importante des conditions de travail.
• Le DUERP doit être accessible au CSE, à la médecine du travail et à l’inspection du travail.
• La prévention inclut notamment la fourniture d’EPI, des consignes et procédures d’urgence et des aménagements ergonomiques pour limiter les TMS.
• En cas de non-respect, des sanctions peuvent être administratives, civiles ou pénales, avec des exemples : amende jusqu’à 1 500 € (ou 3 000 € en récidive) pour absence de DUERP et arrêt temporaire possible pour…

💡 Astuce mémo

5P : Prévoir = Évaluer + Mesurer (prévenir) + Adapter + Former + Informer.

📖 6. Affichage obligatoire en entreprise

🔑 Notions clés & Définitions

• Affichage obligatoire : Obligation de présenter dans des lieux de passage des informations à jour pour informer les salariés de leurs droits et règles internes.
• Inspection du travail : Autorité dont les coordonnées doivent figurer dans l’affichage lié au droit du travail.
• Service de santé au travail : Organisme dont les coordonnées doivent apparaître dans l’affichage santé et sécurité.
• Référent harcèlement sexuel : Personne-ressource dont les coordonnées doivent être affichées, avec obligation mentionnée à partir de 11 salariés avec CSE.
• Élections du CSE : Organisation professionnelle dont les informations d’affichage sont liées au dispositif électoral à partir de 11 salariés.

📝 Points essentiels

• L’affichage obligatoire doit être visible, accessible et tenu à jour, dès l’embauche du premier salarié.
• Les informations droit du travail citées à afficher comprennent notamment l’inspection du travail, les horaires collectifs, le repos hebdomadaire et la convention collective applicable.
• Les informations santé-sécurité citées incluent les coordonnées du service de santé au travail, des consignes de sécurité/incendie, un nom de responsable d’évacuation et des numéros d’urgence.
• Les informations lutte contre discriminations et harcèlement incluent textes d’égalité et coordonnées du référent harcèlement sexuel (obligatoire à partir de 11 salariés avec CSE).
• Le non-respect expose à une amende administrative jusqu’à 1 500 € par information manquante et augmente le risque en cas de litige ou d’accident du travail.

💡 Astuce mémo

Affichage = Droits (inspection) + Sécurité (SST + urgence) + Anti-harcèlement (référent) + CSE (à partir de 11).

📖 7. Registre unique du personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre unique du personnel (RUP) : Document obligatoire retraçant chronologiquement les entrées et sorties du personnel pour garantir la traçabilité de l’emploi.
• Traçabilité de l’emploi : Capacité à prouver qui a travaillé, quand, sous quel contrat et à quel poste, via le suivi du RUP.
• Travail dissimulé (lutte) : Enjeu mentionné : le RUP aide à prévenir le travail dissimulé et à faciliter les contrôles.
• Conservation 5 ans : Durée de maintien du registre après le départ du salarié, exigée pour pouvoir le présenter en contrôle.
• Tenue papier ou informatique : Mode de conservation possible du RUP, y compris intégré au logiciel de paie si toutes les mentions sont présentes.

📝 Points essentiels

• Le RUP est obligatoire pour toute entreprise employant au moins un salarié et comporte une ligne par personne (salarié, intérimaire, stagiaire).
• Les mentions citées incluent identité (nom, prénom, nationalité), poste, date d’entrée (et de sortie), type de contrat, temps de travail, qualifications et, pour les étrangers, type/numéro du titre de travail.
• Le registre peut être tenu en papier ou en informatique, et peut être intégré au logiciel de paie si toutes les mentions y figurent.
• Le RUP doit être conservé 5 ans après le départ du salarié et doit être présenté immédiatement en cas de contrôle.
• En cas de non-respect, une amende de 750 € par salarié non inscrit est mentionnée et une sanction pénale possible est indiquée en cas de travail dissimulé.

💡 Astuce mémo

RUP = qui/quoi/quand/sous quel contrat, conservé 5 ans, prêt à montrer en contrôle.

📅 Repères chronologiques

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre déclaration d’activité et habilitation préfectorale : la première ne suffit pas pour la thanatopraxie (soins de conservation).
2. Croire que l’immatriculation dispense des obligations sociales : l’existence de salariés déclenche aussi DPAE, RUP, paie et affichage.
3. Penser que la sécurité au travail se limite à fournir des équipements : le texte insiste sur évaluation, DUERP, prévention, information-formation et adaptation.
4. Oublier la mise à jour du DUERP : il doit être révisé au moins une fois par an et immédiatement en cas de modification importante.
5. Sous-estimer l’affichage : il doit être tenu à jour et inclure des catégories précises (droit du travail, santé-sécurité, harcèlement, élections CSE).
6. Renseigner incomplètement le RUP : chaque ligne doit comporter les mentions citées, sinon le contrôle peut tourner en sanction.
7. Penser que le RUP n’est utile qu’en cas de litige : il est aussi présenté comme outil de traçabilité et de lutte contre le travail dissimulé.

✅ Checklist Examen

1. Savoir expliquer le but de la déclaration de l’entreprise et identifier les organismes cités (INSEE, URSSAF) avec leurs rôles.
2. Connaître le lien entre immatriculation et obtention des éléments mentionnés (SIREN/SIRET, code APE, attestation URSSAF, Kbis).
3. Retrouver la règle de centralisation des formalités depuis le 1er janvier 2023 sur la plateforme unique.
4. Distinguer obligations d’un indépendant sans salarié de celles d’un employeur ayant des salariés.
5. Lister les démarches liées à l’embauche : DPAE, contrat de travail, registre unique, mutuelle collective, visite médicale.
6. Lister les obligations sociales régulières : cotisations, bulletins de paie, respect du droit du travail, et éléments de formalités administratives citées (DSN).
7. Définir droit social et droit du travail et citer les sources principales du droit social données.
8. Être capable d’énoncer les exigences sociales mentionnées : contrat écrit, temps/repos, SMIC/minimum conventionnel, égalité/non-discrimination, congés légaux.
9. Être capable de décrire l’obligation générale de sécurité et les 5 principes de prévention donnés.
10. Savoir ce qu’est le DUERP, quand il est obligatoire, à quelle fréquence il doit être mis à jour et qui peut y accéder.
11. Citer des exemples de mesures de prévention mentionnées (EPI, consignes d’urgence, ergonomie/TMS) et les modalités de formation à la sécurité décrites.
12. Relier non-conformité à sanctions avec les exemples chiffrés fournis (DUERP absent, EPI non fournis).
13. Connaître les lieux de passage visés pour l’affichage et les grandes catégories d’informations à afficher (droit du travail, santé-sécurité, harcèlement, CSE).
14. Savoir quels seuils sont cités pour l’affichage du référent harcèlement sexuel (11 salariés avec CSE) et pour les élections du CSE (à partir de 11 salariés).