Lernzettel: Gestion budgétaire et contrôle

📋 Plan du Cours

1. Démarche budgétaire et planification
2. Plan opérationnel, budgets et contrôle budgétaire
3. Interdépendance des budgets et états financiers prévisionnels
4. Budget des ventes et budget de distribution
5. Budget de production et programmation linéaire
6. Budget des approvisionnements et gestion des stocks
7. Coûts d’approvisionnement et méthodes de budgétisation
8. Ratios de gestion des stocks et rotation
9. Budget des frais généraux
10. Suivi de la masse salariale et facteurs d’évolution

📖 1. Démarche budgétaire et planification

🔑 Notions clés & Définitions

• Démarche budgétaire : La démarche budgétaire consiste à chiffrer des programmes d’action pour matérialiser l’engagement des responsables devant la direction.
• Gestion budgétaire : La gestion budgétaire s’inscrit dans une planification plus large visant à façonner l’avenir sur plusieurs horizons.
• Programme : Un programme est un plan d’action à court terme qui traduit des prévisions en unités physiques (quantités, volumes, etc.).
• Budget : Un budget est un programme exprimé en unités monétaires.
• Plan stratégique : Le plan stratégique fixe des orientations à moyen terme qui servent de base aux plans opérationnels.

📝 Points essentiels

• La démarche budgétaire produit des programmes d’action chiffrés pour engager les responsables de division.
• La planification est présentée comme une tentative de façonner l’avenir à 5 ans, 3 ans et 1 an.
• Le programme traduit des prévisions en unités physiques, tandis que le budget les traduit en unités monétaires.
• Le plan opérationnel met en pratique les orientations du plan stratégique pour chaque direction opérationnelle.
• Le plan opérationnel dure environ 3 ans mais fait l’objet d’une révision annuelle.
• Les centres de responsabilités établissent leurs budgets chaque année, puis on compare réalisations et prévisions pour corriger via le contrôle budgétaire.

💡 Astuce mémo

Programme = physique ; Budget = monnaie (P→B).

📖 2. Plan opérationnel, budgets et contrôle budgétaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Plan opérationnel : Le plan opérationnel quantifie, pour chaque direction opérationnelle, les objectifs à atteindre et les plans d’action avec des responsabilités.
• Centres de responsabilités : Les centres de responsabilités sont les entités chargées d’élaborer leurs budgets annuels à partir des objectifs du plan.
• Prévision budgétaire : La prévision budgétaire correspond à l’établissement des budgets et des hypothèses chiffrées avant l’exécution.
• Contrôle budgétaire : Le contrôle budgétaire consiste à comparer les réalisations aux prévisions afin d’expliquer les écarts et d’ajuster l’action.
• Responsabilités : Les responsabilités sont définies dans le plan opérationnel pour relier objectifs, actions et acteurs.

📝 Points essentiels

• Le plan opérationnel quantifie les objectifs et plans d’action pour des directions comme commerciale, production et approvisionnements.
• Le plan opérationnel définit des responsabilités associées aux objectifs opérationnels.
• Chaque année, les centres de responsabilités construisent leurs budgets.
• La comparaison réalisations-prévisions sert à expliquer les écarts.
• Le contrôle budgétaire déclenche des mesures correctives nécessaires après analyse des écarts.

💡 Astuce mémo

Prévoir → Exécuter → Comparer → Corriger (cycle contrôle).

📖 3. Interdépendance des budgets et états financiers prévisionnels

🔑 Notions clés & Définitions

• Interdépendance des budgets : L’interdépendance des budgets décrit le fait que l’élaboration d’un budget conditionne les suivants dans un ordre logique.
• Budget des ventes : Le budget des ventes est le premier budget construit car les ventes conditionnent la suite des prévisions.
• Procédure itérative : Une procédure itérative est un enchaînement de budgets ajustés plusieurs fois pour tenir compte de contraintes et d’hypothèses.
• États financiers prévisionnels : Les états financiers prévisionnels sont produits à partir de l’ensemble des budgets.
• Budget des investissements : Le budget des investissements regroupe les prévisions d’investissements pouvant être influencées par les ventes et la production.

📝 Points essentiels

• Les budgets sont établis dans un certain ordre, avec le budget des ventes comme point de départ.
• Les prévisions de vente conditionnent les prévisions de production.
• Les prévisions de vente peuvent aussi conditionner des investissements.
• La procédure est itérative car des contraintes comme capacité de production limitée ou ressources financières insuffisantes imposent des ajustements.
• L’ensemble des budgets permet l’élaboration des états financiers prévisionnels.
• Les états financiers prévisionnels incluent notamment compte de résultat prévisionnel, bilan prévisionnel et budget de trésorerie.

💡 Astuce mémo

Ventes → Production → Investissements (et on ajuste).

📖 4. Budget des ventes et budget de distribution

🔑 Notions clés & Définitions

• Gestion budgétaire des ventes : La gestion budgétaire des ventes regroupe la prévision des ventes puis la formalisation du budget des ventes.
• Techniques statistiques : Les techniques statistiques sont des méthodes utilisées pour prévoir les ventes (corrélation, ajustement, estimation).
• Budget des ventes : Le budget des ventes formalise les objectifs de vente et peut être présenté par produit, représentant ou région.
• Budget de distribution : Le budget de distribution décrit les moyens mis en œuvre pour réaliser le programme des ventes.
• Force de vente : La force de vente regroupe les personnes et moyens commerciaux dont les coûts figurent dans le budget de distribution.

📝 Points essentiels

• La gestion budgétaire des ventes comporte une phase de prévision utilisant corrélation, ajustement et estimation.
• La phase de synthèse présente le budget des ventes avec des objectifs de vente formalisés.
• Le budget des ventes peut être présenté par produit, par représentant ou par région.
• Le budget des ventes peut inclure quantité à vendre, coefficients saisonniers, prix de vente, montant HT, TVA et CA TTC.
• Le budget de distribution recense les moyens pour réaliser le programme des ventes.
• Le budget de distribution peut inclure salaires et charges sociales de la force de vente, commissions et frais de publicité.

💡 Astuce mémo

Ventes = objectifs chiffrés ; Distribution = moyens commerciaux.

📖 5. Budget de production et programmation linéaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget de production : Le budget de production définit les objectifs de production en volume et la prévision des charges de production.
• Programmation linéaire : La programmation linéaire est une technique d’optimisation qui tient compte de contraintes de capacité pour choisir la meilleure solution.
• Coût préétabli : Le coût préétabli est le coût utilisé pour valoriser les charges de production dans le budget.
• Fonction économique : La fonction économique est l’objectif chiffré à maximiser dans la programmation linéaire (marge sur coût variable totale).
• Contraintes de production : Les contraintes de production sont les limites de capacité à respecter, exprimées sous forme d’inégalités.

📝 Points essentiels

• Le budget de production fixe des objectifs de production en volume pour respecter les contraintes de capacité.
• La programmation linéaire sert à déterminer des solutions possibles sous contraintes de capacités.
• La meilleure solution est choisie pour maximiser le profit selon l’objectif défini.
• L’objectif économique est de maximiser la marge sur coût variable totale en fonction des produits fabriqués et vendus.
• Les contraintes de production sont exprimées sous forme d’inégalités d’utilisation maximale des capacités productives.
• Les charges de production sont valorisées au coût préétabli.

💡 Astuce mémo

PL = contraintes (inégalités) + objectif (max marge).

📖 6. Budget des approvisionnements et gestion des stocks

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget des approvisionnements : Le budget des approvisionnements prévoit les commandes, livraisons, consommations et niveaux de stock à partir du budget de production.
• Gestion des stocks : La gestion des stocks vise à éviter les ruptures tout en réduisant les coûts de stockage via une solution optimale.
• Stock minimum : Le stock minimum, aussi appelé stock tampon ou stock d’alarme, correspond à la consommation pendant le délai de réapprovisionnement.
• Stock de sécurité : Le stock de sécurité couvre les aléas fréquents sans entamer le stock minimum.
• Stock d’alerte : Le stock d’alerte, ou stock critique, est le niveau qui déclenche la commande pour éviter une rupture.

📝 Points essentiels

• La prévision des approvisionnements est déterminée par le budget de production.
• L’objectif de gestion des stocks est d’éviter toute rupture tout en diminuant les coûts de stockage.
• Le stock minimum correspond à la consommation pendant le délai de réappro.
• Le stock de sécurité répond aux aléas fréquents comme accélération de la demande ou retard de livraison.
• Le stock d’alerte déclenche la commande au risque de rupture si on ne commande pas.
• Le stock d’alerte est égal à stock minimum + stock de sécurité.

💡 Astuce mémo

Minimum = délai ; Sécurité = aléas ; Alerte = Minimum + Sécurité.

📖 7. Coûts d’approvisionnement et méthodes de budgétisation

🔑 Notions clés & Définitions

• Coût d’achat : Le coût d’achat regroupe le prix d’achat et les frais accessoires d’achat.
• Coût de possession de stock : Le coût de possession regroupe les coûts liés au maintien des articles en stock.
• Taux de possession : Le taux de possession exprime le coût de possession en pourcentage de la valeur totale de l’article.
• Coût de passation d’une commande : Le coût de passation d’une commande regroupe les frais engagés pour chaque commande.
• Budgetisation des approvisionnements : La budgetisation des approvisionnements répartit les prévisions dans le temps en commandes, livraisons, consommation et stocks.

📝 Points essentiels

• Le coût d’achat comprend prix d’achat et frais accessoires d’achat.
• Le coût de possession inclut notamment coûts de locaux, gardiennage, assurance et dépréciation.
• Le taux de possession est généralement exprimé en % de la valeur totale de l’article.
• Le coût de possession se calcule comme taux de possession multiplié par le stock moyen.
• Le coût de passation d’une commande inclut préparation, élaboration du bon et communications liées à la commande.
• Le coût total d’approvisionnement est égal à coût d’achat + coût de possession + coût de passation des commandes (selon la formule donnée).

💡 Astuce mémo

Achat + Possession + Commande = coût total d’approvisionnement.

📖 8. Ratios de gestion des stocks et rotation

🔑 Notions clés & Définitions

• Rotation des stocks : La rotation des stocks mesure le volume écoulé sur la période rapporté au stock moyen.
• Stock moyen : Le stock moyen est la base de calcul utilisée pour relier rotation et quantités vendues.
• Durée moyenne de stockage : La durée moyenne de stockage indique le temps moyen pendant lequel un produit reste en stock.
• Couverture de stock : La couverture de stock est un autre nom pour la durée moyenne de stockage.
• Rotation élevée : Une rotation élevée correspond à une rotation des stocks importante, associée à une durée moyenne de stockage faible.

📝 Points essentiels

• La rotation des stocks se calcule comme quantités vendues sur la période divisées par le stock moyen en nombre d’articles.
• La durée moyenne de stockage indique le nombre de jours ou de mois pendant lequel un produit reste en stock.
• La durée moyenne de stockage est aussi appelée couverture de stock.
• La durée moyenne de stockage est liée à la rotation : rotation élevée implique durée moyenne faible.
• Une durée moyenne de stockage plus faible réduit les frais de stockage via moins de réserves.
• Une rotation élevée améliore la trésorerie car le stock immobilisé et les coûts financiers induits sont moindres et les encaissements arrivent plus tôt.

💡 Astuce mémo

Rotation ↑ ⇒ Stockage ↓ (et trésorerie ↑).

📖 9. Budget des frais généraux

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget des frais généraux : Le budget des frais généraux recense les charges fixes sans lien direct avec le volume d’activité.
• Charges fixes : Les charges fixes sont des coûts qui ne varient pas directement avec le niveau d’activité.
• Administration générale : L’administration générale regroupe les fonctions support dont les charges sont incluses dans les frais généraux.
• Gestion financière : La gestion financière est une fonction support dont certaines charges peuvent figurer dans les frais généraux.
• Moyens informatiques : Les moyens informatiques sont des ressources de l’entreprise dont les charges peuvent être incluses dans les frais généraux.

📝 Points essentiels

• Le budget des frais généraux concerne des charges fixes sans rapport direct avec le volume d’activité.
• Les frais généraux sont liés à la fonction administration générale.
• Les charges de gestion financière et de gestion du personnel peuvent être incluses dans les frais généraux.
• Le budget peut inclure loyers.
• Le budget peut inclure salaires et charges sociales.
• Le budget peut inclure des frais administratifs.

💡 Astuce mémo

Frais généraux = fixes + support (admin, finance, RH, IT).

📖 10. Suivi de la masse salariale et facteurs d’évolution

🔑 Notions clés & Définitions

• Masse salariale : La masse salariale regroupe les coûts de personnel suivis et projetés dans les budgets de l’entreprise.
• Suivi de la masse salariale : Le suivi de la masse salariale consiste à analyser rapidement les causes des variations des frais de personnel.
• Masse salariale de base des CDI : La masse salariale de base des CDI correspond aux salaires de base contractuels des CDI, hors absences, primes et anomalies.
• Partie variable de la rémunération : La partie variable regroupe primes, absences, indemnités diverses et salaires CDD pour analyser d’autres facteurs d’évolution.
• Charges patronales : Les charges patronales majorent la masse salariale et nécessitent un chiffrage précis.

📝 Points essentiels

• Les frais de personnel sont généralement un poste important, donc le directeur financier y porte une attention particulière.
• Le suivi permet des analyses fines et rapides sur les causes d’évolution des frais de personnel.
• Le suivi sert à faire des projections à partir d’hypothèses de politique salariale, renforts d’effectifs ou suppléance, et d’évolution du turn-over.
• Les facteurs d’évolution incluent mouvements de personnel (turn-over) et variation de l’effectif.
• Les facteurs incluent aussi augmentations individuelles et générales, et modifications d’horaires (temps partiel vs retour temps plein).
• L’analyse est découpée en trois parties : masse salariale de base des CDI, partie variable, et charges patronales.

💡 Astuce mémo

3 blocs : CDI de base + variable + charges patronales (≈ +50%).

📊 Tableaux de synthèse

Consommations régulières vs irrégulières

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre programme et budget : le programme est en unités physiques, le budget en unités monétaires.
2. Croire que le budget des ventes est construit après la production : dans l’ordre présenté, il est le premier.
3. Oublier que le stock d’alerte vaut stock minimum + stock de sécurité.
4. Se tromper de formule : le coût total d’approvisionnement additionne coût d’achat, coût de possession et coût de passation.
5. Inverser le lien rotation/durée : une rotation élevée correspond à une durée moyenne de stockage faible.
6. Confondre frais généraux et coûts liés au volume : les frais généraux sont des charges fixes sans lien direct avec l’activité.

✅ Checklist Examen

1. Expliquer la différence entre programme et budget et situer la démarche budgétaire dans la planification (horizons 5 ans, 3 ans, 1 an).
2. Décrire le rôle du plan opérationnel, sa durée indicative et sa révision annuelle, puis relier centres de responsabilités, budgets annuels et contrôle budgétaire.
3. Justifier l’ordre d’élaboration des budgets (ventes d’abord) et expliquer pourquoi la procédure est itérative.
4. Lister les éléments attendus dans le budget des ventes (présentation et rubriques possibles) et dans le budget de distribution (moyens et exemples de rubriques).
5. Définir le budget de production et montrer comment la programmation linéaire utilise une fonction économique à maximiser et des contraintes exprimées en inégalités.
6. Décrire la relation budget de production → prévision des approvisionnements et distinguer stock minimum, stock de sécurité et stock d’alerte avec la relation stock d’alerte = minimum + sécurité.
7. Calculer ou reconstituer les composantes du coût d’approvisionnement (achat, possession, passation) et donner la logique de budgetisation dans le temps.
8. Calculer la rotation des stocks et relier rotation élevée à durée moyenne de stockage faible (couverture de stock).
9. Donner la définition des frais généraux et citer des exemples de charges incluses (loyers, salaires et charges sociales, frais administratifs).
10. Présenter le suivi de la masse salariale : objectifs d’analyse/projection, principaux facteurs d’évolution, et les 3 découpages (CDI de base, variable, charges patronales).