Lernzettel: Gestion de projet et conduite efficace

📋 Plan du Cours

1. Objectifs et déroulé du module
2. Travail en autonomie et atelier
3. Définition et étapes du projet
4. Conception et étude de faisabilité
5. Planification, exécution et contrôle
6. Rôles du chef de projet et de l’équipe

📖 1. Objectifs et déroulé du module

🔑 Notions clés & Définitions

• Gestion de projet : La gestion (management) de projet organise le déroulement d’un projet, de la conception jusqu’à la phase finale.
• Chef de projet : Le chef de projet pilote l’organisation du travail et l’avancement, en lien étroit avec l’équipe et les parties prenantes.
• Conduite de projet : La conduite de projet regroupe les principes pour cadrer, structurer, coordonner, planifier, piloter et faire évoluer le projet.

📝 Points essentiels

• La formation vise à lancer, cadrer et piloter un projet en tant que chef de projet ou contributeur.
• Le module entraîne à présenter un projet pour faire adhérer les acteurs et à structurer la conduite de projet.
• La coordination et la planification s’appuient sur des outils et schémas pour définir qui fait quoi pour quand.
• Le pilotage mobilise des outils pour maîtriser la trajectoire et la contribution des acteurs au projet.
• La conduite du changement est travaillée avec des outils pratiques pour acteurs et utilisateurs.

💡 Astuce mémo

Objectifs = cadrer, coordonner, piloter, mobiliser, changer.

📖 2. Travail en autonomie et atelier

🔑 Notions clés & Définitions

• Travail en autonomie : Le travail en autonomie consiste à analyser en détail un projet réussi et un projet non réussi, puis à proposer des réponses autour du visual management.
• REX : Le retour d’expérience (REX) regroupe l’analyse de ce qui a fonctionné, des difficultés rencontrées et des améliorations possibles.
• Visual management : Le visual management désigne l’usage d’outils visuels pour suivre et faire comprendre l’avancement et les sujets d’un projet.

📝 Points essentiels

• En restitution, vous présentez un projet qui a fonctionné et un autre qui n’a pas fonctionné, avec contexte, équipe, objectifs et résultats.
• Pour chaque projet, vous analysez les causes du succès ou de l’échec en détail.
• Vous vérifiez si du visual management a été utilisé et, si oui, vous présentez son type.
• Si aucun visual management n’a été utilisé, vous proposez et illustrez des solutions.
• L’atelier 1 donne un cas entreprise et demande de présenter la phase 1 (avant-projet) avec un GO en fin de phase 1.

💡 Astuce mémo

Autonomie = 2 cas (OK / KO) + causes + visual management + propositions.

📖 3. Définition et étapes du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Projet : Un projet se déroule par phases successives qui vont de la conception jusqu’à une clôture puis un bilan.
• Conception : La conception, dite aussi avant-projet, correspond au moment où l’on définit les objectifs et les principaux choix malgré les contraintes.
• Clôture : La clôture est la dernière phase avant le lancement final du projet.

📝 Points essentiels

• La gestion de projet comporte les étapes : conception, planification, exécution, contrôle, clôture, puis bilan/REX.
• En conception, vous anticipez ce qui peut nuire au déroulement (ressources humaines, délais, outils, budget, technologie) pour cadrer le projet.
• La planification sert à vérifier la faisabilité et à définir les étapes à atteindre ainsi que le calendrier.
• En exécution, le plan d’action est mis en œuvre avec une équipe projet qui se réunit régulièrement pour suivre l’avancement.
• Le contrôle correspond au suivi par le chef de projet pour s’assurer que l’échéancier prévu est respecté.

💡 Astuce mémo

Conception → Planification → Exécution → Contrôle → Clôture → Bilan (REX).

📖 4. Conception et étude de faisabilité

🔑 Notions clés & Définitions

• Avant-projet : L’avant-projet démarre quand un besoin est identifié et prépare une première vision des points clés du projet.
• Objectifs SMART : Les objectifs SMART structurent le cadrage de l’avant-projet afin de définir des objectifs précis et mesurables.
• Étude de faisabilité : L’étude de faisabilité vérifie les problèmes ciblés, la capacité du projet à les résoudre et une première estimation coûts, revenus et rentabilité.

📝 Points essentiels

• À l’avant-projet, une petite équipe peut être constituée pour cadrer l’étendue du projet et les objectifs SMART.
• L’avant-projet inclut une analyse des éléments de travail : la meilleure façon de travailler et la meilleure réponse à apporter.
• L’étude de faisabilité identifie les problèmes principaux à résoudre et détermine si le projet apporte la solution.
• L’étude estime aussi les coûts et revenus attendus pour viser une rentabilité souhaitée.
• À la fin, le comité décide GO/NO GO et, si le projet continue, on désigne un chef de projet et une équipe associée.

💡 Astuce mémo

Faisabilité = problèmes à résoudre + solution + coûts/recettes + rentabilité (GO/NO GO).

📖 5. Planification, exécution et contrôle

🔑 Notions clés & Définitions

• Planification : La planification consiste à définir les étapes, les échéances et les rôles pour rendre le projet réalisable.
• Exécution : L’exécution est la mise en œuvre du plan d’action avec une équipe projet et des points réguliers d’avancement.
• Contrôle : Le contrôle est le suivi de l’avancement par rapport à l’échéancier pour garantir le respect des délais.

📝 Points essentiels

• En planification, vous vérifiez si le projet est faisable et vous précisez quand chaque étape doit être atteinte.
• Les rôles sont déterminés pendant la planification et les ressources humaines sont missionnées si des compétences manquent.
• En exécution, les rôles et moyens étant définis, l’équipe projet est constituée et réalise le plan d’action.
• L’équipe se réunit régulièrement pendant l’exécution pour faire le point sur l’avancée des actions.
• Le chef de projet garantit que l’échéancier prévu soit bien respecté lors de la phase de contrôle.

💡 Astuce mémo

Planifier = dates et rôles ; Exécuter = faire ; Contrôler = vérifier l’échéancier.

📖 6. Rôles du chef de projet et de l’équipe

🔑 Notions clés & Définitions

• Chef d’orchestre : Le chef de projet agit comme un chef d’orchestre qui organise, informe, coordonne, suit la qualité et pilote le budget.
• Tâches et flux de travail : Les tâches et flux de travail correspondent à la manière dont le chef de projet affecte les aspects du projet aux membres sans surcharge.
• Contribution de l’équipe projet : La contribution de l’équipe projet regroupe l’exécution des tâches, le signalement des difficultés et l’anticipation des écarts et risques.

📝 Points essentiels

• Le chef de projet crée les tâches et organise les flux de travail en affectant les aspects du projet sans surcharger les membres.
• Il informe l’équipe sur les tâches à accomplir avec les indications nécessaires pour les exécuter.
• Il communique régulièrement avec l’équipe, les clients et la direction pour faire le point à tous les niveaux.
• Il contrôle la qualité et s’assure du respect des objectifs de temps et de qualité pour chaque tâche.
• Il gère le budget en suivant les dépenses et le respect des engagements du projet.
• L’équipe réalise ses tâches dans les délais, signale les difficultés, anticipe écarts et risques, et communique sur l’avancement et les difficultés.

💡 Astuce mémo

PM = Tâches + Infos + Com’ + Qualité + Budget ; Équipe = Délais + Alerte + Anticipation + Com’.

📅 Repères chronologiques

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre l’avant-projet avec le moment où le planning complet est fixé, alors que la planification détaille les étapes et les échéances.
2. Croire que la clôture est le même moment que le lancement, alors que la clôture intervient avant le lancement du projet.
3. Oublier la différence entre contrôle et exécution : le contrôle vérifie le respect de l’échéancier pendant l’avancement.
4. Penser que le REX sert uniquement à décrire le projet, alors qu’il demande d’évaluer réussite, difficultés et améliorations futures.
5. Attribuer au chef de projet seul la maîtrise des risques, alors que l’équipe doit aussi anticiper écarts et risques et informer en cas de difficulté.

✅ Checklist Examen

1. Définir la gestion (management) de projet et citer le périmètre de déroulement du projet du début à la fin.
2. Ordonner les étapes : conception, planification, exécution, contrôle, clôture, bilan/REX.
3. Expliquer ce qui se prépare pendant l’avant-projet : étendue du projet, objectifs SMART et première vision des points clés.
4. Lister les éléments de l’étude de faisabilité : problèmes à résoudre, adéquation solution, premières estimations coûts/recettes et rentabilité.
5. Dire ce qui déclenche la décision GO/NO GO à la fin de la faisabilité et ce qui suit en cas de GO.
6. Préciser ce que la planification produit : faisabilité, étapes à atteindre, dates, rôles et besoin éventuel de ressources externes.
7. Décrire le déroulé de l’exécution : mise en œuvre du plan d’action, constitution de l’équipe et points réguliers d’avancement.
8. Définir la finalité du contrôle et ce que le chef de projet garantit par rapport à l’échéancier.
9. Présenter le rôle du chef de projet sur : tâches/flux, information, communication, qualité et budget.
10. Présenter les responsabilités attendues de l’équipe projet sur délais, remontées de difficultés, anticipation des risques et communication d’avancement.
11. Savoir ce que l’exercice d’autonomie exige : présenter 2 projets (OK/KO), analyser causes, traiter la présence ou non de visual management et proposer des solutions illustrées pour la suite.