Lernzettel: Gestion Prévisionnelle et Budgétaire

📋 Plan du Cours

1. Prévisions, objectifs et budgets
2. Sources des prévisions
3. Construction du budget d’exploitation
4. Présentation du budget et écarts
5. Prévision du chiffre d’affaires et des charges
6. Analyse des écarts de chiffre d’affaires
7. Sources internes et externes de prévision
8. Tableau de bord prévisionnel de Deauville

📖 1. Prévisions, objectifs et budgets

🔑 Notions clés & Définitions

• Prévision : Une prévision décrit ce que l’on pense qui va se produire dans le futur, en s’appuyant sur le passé pour projeter l’avenir.
• Objectif : Un objectif fixe un résultat précis à atteindre dans un délai déterminé, avec les moyens prévus pour l’obtenir.
• Budget d’exploitation : Un budget d’exploitation met en forme, sous forme de tableau détaillé, les produits et charges attendus à partir d’objectifs validés.

📝 Points essentiels

• Prévisions, objectifs et budget relèvent d’une anticipation du futur, mais le budget formalise des produits et charges attendus après validation des objectifs.
• Un objectif exprime un résultat chiffré à atteindre dans un délai, contrairement à une prévision qui indique un scénario probable.
• Un budget sert d’outil de pilotage à consulter régulièrement, et il peut être mis à jour quand de nouvelles données apparaissent.

📖 2. Sources des prévisions

🔑 Notions clés & Définitions

• Sources internes : Les sources internes regroupent les données produites par l’entreprise, comme l’historique des ventes et des coûts, ou des éléments issus de contrats et plannings.
• Sources externes : Les sources externes rassemblent des informations hors de l’entreprise, issues de l’environnement, du marché et de facteurs macroéconomiques ou géopolitiques.

📝 Points essentiels

• Les sources internes incluent par exemple les historiques des ventes et des coûts, des contrats de vente passés, et des plannings de réservation.
• Les sources externes peuvent mobiliser l’analyse de la concurrence actuelle et future, l’évolution du marché, les taux de change et la situation géopolitique.
• Les prévisions ne peuvent être crédibles que si on combine des informations à la fois internes et externes pour estimer les clients ou l’activité future.

📖 3. Construction du budget d’exploitation

🔑 Notions clés & Définitions

• Prévisions des ventes : Les prévisions des ventes estiment le niveau d’activité commercial attendu, base souvent déterminante pour les autres postes du budget.
• Consommations de matières : Les consommations de matières correspondent aux denrées et boissons, ainsi qu’aux produits nécessaires à l’activité, valorisés via des ratios ou coûts unitaires.
• Frais généraux : Les frais généraux regroupent des dépenses à composante fixe liée à des contrats et une composante variable liée à l’activité.

📝 Points essentiels

• Les prévisions des charges dépendent souvent des prévisions des ventes, ce qui rend cette étape particulièrement délicate et difficile quand l’entreprise manque d’historique.
• Des erreurs sur les ventes peuvent conduire à des déséquilibres comme surcapacité ou sous-capacité, sureffectif ou sous-effectif, et surstockage ou sous-stockage.
• Pour les matières, le cours indique l’usage d’un ratio matières objectif appliqué au chiffre d’affaires prévisionnel, ou d’un coût unitaire par chambre louée selon le poste.
• Les charges de personnel se divisent en personnel permanent (prévision poste par poste) et éléments variables (heures supplémentaires, extras, intérimaires), liés aux variations d’activité.
• Les frais généraux comportent une part fixe issue de contrats (assurance, maintenance) et une part variable qui peut être exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires ou via des indicateurs d’activité comme chambres louées ou couverts servis.

📖 4. Présentation du budget et écarts

🔑 Notions clés & Définitions

• Écart : Un écart mesure la différence entre les réalisations et les prévisions, sur des postes comme le chiffre d’affaires ou les charges.
• Écart favorable : Un écart est favorable quand l’entreprise réalise des produits plus élevés ou des charges plus faibles que prévu.
• Écart défavorable : Un écart est défavorable quand l’entreprise réalise des produits plus faibles ou des charges plus élevées que prévu.

📝 Points essentiels

• Le tableau de budget doit faire apparaître les prévisions, les réalisations et l’écart, avec des montants et des ratios quand ils sont prévus dans l’exemple.
• Un budget n’a d’intérêt que s’il est contrôlé régulièrement : les écarts doivent être calculés et analysés, et le budget peut être mis à jour avec de nouvelles données.
• Sur le chiffre d’affaires, un écart peut venir des quantités vendues et/ou des prix moyens, tandis que sur les charges il peut venir de l’activité, des ratios, des quantités utilisées ou des contrats.

📖 5. Prévision du chiffre d’affaires et des charges

🔑 Notions clés & Définitions

• Taux d’occupation : Le taux d’occupation mesure la part des chambres effectivement louées sur la capacité disponible sur la période.
• Ratio matières objectif : Le ratio matières objectif relie le coût des matières au chiffre d’affaires prévisionnel pour valoriser les consommations attendues.
• Marge brute : La marge brute correspond à la différence entre le chiffre d’affaires et le coût des matières consommées.

📝 Points essentiels

• Pour l’hébergement, le cours calcule la capacité comme 60 chambres × 330 jours, puis estime les chambres louées via le taux d’occupation et valorise le CA avec le prix moyen.
• Dans l’exemple, les coûts matières sont calculés par CA prévisionnel × ratio matières objectif, avec 17% pour les petits-déjeuners et 30% pour le restaurant.
• La marge brute prévisionnelle est obtenue par CA prévisionnel − coûts matières, puis sert à calculer la marge sur coût principal une fois le personnel soustrait.
• Les charges de personnel sont distinguées entre part fixe (prévision poste par poste selon augmentations, départs et recrutements) et part variable (liée aux variations d’activité).

📖 6. Analyse des écarts de chiffre d’affaires

🔑 Notions clés & Définitions

• Effet quantité : L’effet quantité renvoie au fait que la variation du volume vendu (par exemple le nombre de couverts) peut expliquer l’écart de chiffre d’affaires.
• Prix moyen / Ticket moyen : Le ticket moyen désigne le montant moyen facturé par client, qui peut compenser ou amplifier un écart de volume.

📝 Points essentiels

• Sur l’exercice de juin 2017, l’écart CA restaurant midi est défavorable car le réalisé (28 000 €) est inférieur au prévu (31 050 €), soit −3 050 €.
• Sur l’exercice de juin 2017, l’écart CA restaurant soir est favorable car le réalisé (34 200 €) est supérieur au prévu (33 075 €), soit +1 125 €.
• Le cours explique que l’écart midi vient d’un effet quantité (moins de couverts) et que l’augmentation du ticket moyen n’a pas compensé la fréquentation.
• Le cours explique que l’écart soir provient d’un ticket moyen plus élevé que prévu, alors que la fréquentation était proche de la réalité.

📖 7. Sources internes et externes de prévision

🔑 Notions clés & Définitions

• Étude du marché local : Une étude du marché local collecte des informations sur l’attractivité de la zone, la concurrence, la saisonnalité et la conjoncture pour estimer l’activité.
• Base de données interne : Une base de données interne centralise des résultats d’autres sites similaires pour informer les estimations à venir.
• Actions commerciales : Les actions commerciales prévues sont des initiatives de l’entreprise qui influencent l’estimation du nombre de clients et donc le chiffre d’affaires.

📝 Points essentiels

• Pour estimer le nombre de clients au restaurant Fooding de Deauville, le cours demande des informations externes (marché local, restaurants concurrents analogues, études prospectives de la restauration hors foyer).
• Les informations internes incluent la base centralisée par le siège sur les 35 restaurants de l’enseigne et l’expérience d’une personne ayant conduit des ouvertures de restaurants.
• Les actions commerciales envisagées pendant l’année d’ouverture font partie des éléments internes à rassembler pour estimer l’activité.
• Le cours relie explicitement l’estimation du nombre de clients aux prévisions de chiffre d’affaires.

📖 8. Tableau de bord prévisionnel de Deauville

🔑 Notions clés & Définitions

• Contribution (marge sur coût principal) : La marge sur coût principal correspond au solde entre la marge brute et le coût du personnel, avant les frais généraux et les coûts d’occupation.
• Résultat brut d’exploitation : Le résultat brut d’exploitation est la différence entre la marge sur coût principal et les frais généraux.
• Résultat du site : Le résultat du site correspond au résultat brut d’exploitation diminué des coûts d’occupation.

📝 Points essentiels

• Dans le tableau de bord, le CA HT Menu est calculé à partir de 33 000 unités × 20, et le CA HT Presto à partir de 41 000 unités × 7, soit un CA total de 947 000 €.
• Le coût des matières consommées est évalué avec un taux de 28% appliqué au CA total (947 000 × 0,28 = 265 160 €), puis la marge brute vaut 947 000 − 265 160 = 681 840 €.
• Le coût du personnel est calculé via 1 400 × 1,37 × 12 × 15 = 345 240 €, et la marge sur coût principal vaut 681 840 − 345 240 = 336 600 €.
• Les frais généraux s’obtiennent avec des postes détaillés (dont 1 200 pour l’adhésion GIE et 947 000 × 0,007 = 6 629 pour les commissions cartes), et le résultat brut d’exploitation vaut 336 600 − 177 629 = 158 971 €.
• Le résultat du site se calcule en soustrayant les coûts d’occupation au résultat brut d’exploitation, ici 158 971 − 139 760 = 19 211 €.

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre prévision et objectif : une prévision décrit un scénario, alors qu’un objectif fixe un résultat précis dans un délai avec des moyens.
2. Faire l’erreur de chercher un écart favorable en se basant uniquement sur les charges : un écart est favorable si les produits sont plus élevés ou si les charges sont plus faibles.
3. Oublier que les charges dépendent souvent des ventes : des erreurs sur les prévisions des ventes entraînent ensuite des erreurs sur la capacité, les effectifs et les stocks.
4. Inverser l’explication d’un écart de CA : le cours distingue l’effet quantité (volume) et le rôle du ticket moyen (prix moyen).
5. Calculer les matières sans le bon support : le cours utilise soit un ratio matières objectif appliqué au CA, soit un coût unitaire par chambre louée selon le poste.
6. Ne pas analyser l’origine des écarts : sur charges, l’écart peut venir de l’activité, des ratios, des quantités utilisées ou des contrats.

✅ Checklist Examen

1. Définir la différence entre prévision, objectif et budget d’exploitation, et préciser le rôle de pilotage du budget.
2. Identifier quels types d’informations constituent des sources internes de prévision et donner des exemples de données internes.
3. Identifier quels types d’informations constituent des sources externes de prévision et donner des exemples d’éléments externes.
4. Expliquer pourquoi la prévision des ventes conditionne souvent la prévision des charges et citer des conséquences possibles d’erreurs de ventes.
5. Calculer une capacité d’hébergement à partir du nombre de chambres et du nombre de jours d’ouverture, puis estimer le nombre de chambres louées avec le taux d’occupation.
6. Calculer un chiffre d’affaires prévisionnel d’hébergement à partir des chambres louées et du prix moyen.
7. Calculer des coûts matières prévisionnels en appliquant le ratio matières objectif au chiffre d’affaires prévisionnel, puis calculer la marge brute.
8. Décrire la structure des charges de personnel en part fixe (prévision poste par poste) et part variable (liée aux variations d’activité).
9. Décrire la structure des frais généraux en part fixe de contrats et part variable liée à l’activité, avec au moins un indicateur possible (CA, chambres, couverts).
10. Construire/compléter mentalement la logique d’un tableau de budget : prévisions, réalisations et écart, avec une lecture en montants et ratios si demandé.
11. Classer un écart comme favorable ou défavorable à partir de la variation des produits et des charges par rapport aux prévisions.
12. Expliquer des causes typiques d’écarts de CA (quantités vs prix moyens) et d’écarts de charges (activité, ratios, quantités, contrats).
13. Interpréter un cas chiffré d’écarts de CA (midi/soir) en reliant l’écart observé à l’effet quantité et/ou au ticket moyen.
14. Réaliser un calcul complet du tableau de bord de Deauville : CA total, coûts des matières, marge brute, coût du personnel, marge sur coût principal, frais généraux, résultat brut d’exploitation, coûts d’occupation, résultat du site.