Lernzettel: Formalités liées à l’embauche

📋 Plan du Cours

1. Déclaration préalable à l’embauche
2. Contenu et transmission de la déclaration
3. Sanctions du défaut de déclaration
4. Registre unique du personnel
5. Information et suivi du salarié

📖 1. Déclaration préalable à l’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• Déclaration préalable à l’embauche : Une déclaration nominative obligatoire effectuée par l’employeur auprès des organismes de protection sociale avant l’embauche d’un salarié.

★ À maîtriser

📌 Tout employeur doit effectuer la déclaration préalable à l’embauche sous peine de sanctions.

• La déclaration préalable à l’embauche est adressée en principe par voie électronique à l’Urssaf ou à la caisse de la MSA compétente.

Compléments

• La déclaration préalable à l’embauche permet notamment de réaliser l’immatriculation de l’employeur et du salarié à la sécurité sociale, l’affiliation à l’assurance chômage, l’adhésion à un service de santé au travail et la demande de suivi médical du salarié.

💡 Astuce mémo

Déclarer avant d’embaucher

📖 2. Contenu et transmission de la déclaration

★ À maîtriser

• La déclaration préalable à l’embauche peut être envoyée au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l’embauche.

• La déclaration préalable à l’embauche comporte notamment l’identité du salarié, la dénomination sociale ou l’identité de l’employeur, la date et l’heure de l’embauche, la nature du contrat et la période d’essai.

Compléments

📌 Une copie de la déclaration préalable à l’embauche doit être remise au salarié lors de son embauche.

📖 3. Sanctions du défaut de déclaration

📝 Points essentiels

• Le non-respect de la déclaration préalable à l’embauche est sanctionné par une amende administrative égale à 300 fois le minimum garanti et par une amende pénale de 7 500 euros, ramenée à 1 500 euros pour une personne physique.

📖 4. Registre unique du personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre du personnel : Un document que tout employeur doit tenir, quelle que soit la taille de l’entreprise, et dans lequel les salariés sont inscrits dans l’ordre de leurs embauches.

★ À maîtriser

• Les informations du registre du personnel sont conservées pendant 5 ans après le départ du salarié.

• Le non-respect des règles relatives au registre du personnel expose l’entreprise à une amende de 3 750 euros, ramenée à 750 euros pour une personne physique, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

• Le registre du personnel mentionne notamment les noms et prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification ainsi que les dates d’entrée et de sortie de l’établissement.

Compléments

• Des informations complémentaires doivent être inscrites pour certaines catégories de salariés, notamment les stagiaires, les travailleurs étrangers, les travailleurs mis à disposition et les salariés détachés par un prestataire étranger.

📖 5. Information et suivi du salarié

★ À maîtriser

📌 L’employeur doit communiquer certaines informations principales sur la relation de travail dans les 7 jours suivant l’embauche et d’autres dans le mois suivant l’embauche.

📌 L’employeur doit organiser la visite d’information et de prévention, généralement dans les 3 mois suivant la prise de poste, et affilier le salarié à la caisse de retraite complémentaire concernée.

• En cas d’embauche en contrat à durée déterminée, l’employeur doit remettre le contrat de travail au salarié, tandis que sa remise est facultative mais conseillée pour un contrat à durée indéterminée.

Compléments

• Les informations à communiquer comprennent notamment le lieu de travail, la période d’essai, les éléments de rémunération, la durée du travail, la durée des congés payés, la procédure de cessation de la relation de travail et les conventions et accords collectifs applicables.

• L’employeur doit remettre une notice d’information sur la couverture sociale complémentaire et un livret d’épargne présentant les dispositifs de participation, d’intéressement et d’épargne instaurés dans l’entreprise.

• Le salarié doit être informé lors de l’embauche qu’il bénéficie d’un entretien de parcours professionnel au cours de la première année suivant l’embauche.