Lernzettel: Conception et utilisation des fiches de poste

📋 Plan du Cours

1. Définition de la fiche de poste
2. Intérêts pour l’entreprise et les salariés
3. Méthodologie de conception
4. Structure et modèle de fiche
5. Exemples de fiches de poste
6. Définition du profil de poste
7. Conception du profil de poste
8. Structures du profil de poste

📖 1. Définition de la fiche de poste

🔑 Notions clés & Définitions

• Besoin de recrutement : Besoin de recrutement : demande de l’entreprise traduite en besoin d’emploi puis en poste à pourvoir, pour lequel les RH ajustent besoins et ressources en continu.
• Poste : Poste : ensemble d’activités réalisées en permanence par une seule personne au sein de l’entreprise.
• Fiche de poste : Fiche de poste : document descriptif des missions, compétences, moyens et qualités attendus pour le titulaire du poste.
• Valeur juridique de la fiche de poste : Valeur juridique de la fiche de poste : la fiche n’a pas de valeur juridique en elle-même, sauf si elle est annexée au contrat de travail.
• Fiche descriptive : Fiche descriptive : fiche qui recense les missions du poste et les caractéristiques attendues du titulaire.

📝 Points essentiels

• Le service RH conçoit la fiche de poste pour répondre au besoin de recrutement et adapter besoins et ressources en termes d’emploi.
• Le poste décrit des activités exécutées en permanence par une seule personne, et l’emploi se traduit en poste dans les entreprises.
• La fiche de poste sert d’outil de communication et de clarification du poste pour l’entreprise et pour les salariés.
• La fiche de poste n’a valeur juridique que si elle est annexée au contrat de travail.
• La fiche de poste recense à la fois les missions, les compétences, les moyens disponibles et les qualités attendues du titulaire.

💡 Astuce mémo

Poste = activités en continu ; fiche = missions + compétences + moyens + qualités.

📖 2. Intérêts pour l’entreprise et les salariés

🔑 Notions clés & Définitions

• Aide au recrutement : Aide au recrutement : utilisation de la fiche de poste pour appuyer le recrutement en interne et en externe.
• Entretien individuel : Entretien individuel : moment d’évaluation et de clarification où la fiche de poste sert de support aux fonctions et objectifs attendus.
• Diagnostic de l’emploi : Diagnostic de l’emploi : analyse du poste permettant d’anticiper les évolutions et d’identifier les compétences à conserver ou développer.
• Grilles de salaire : Grilles de salaire : production d’éléments structurés à partir des informations du poste.
• Risques professionnels : Risques professionnels : informations liées aux conditions de travail et aux dangers à connaître par le salarié.

📝 Points essentiels

• Pour l’entreprise, la fiche de poste aide à définir le profil du poste et à rédiger l’offre d’emploi et le contrat de travail.
• Pour l’entreprise, elle facilite l’intégration du nouveau titulaire en soutenant l’organisation et l’adaptation au travail.
• Pour l’entreprise, elle permet de délimiter les tâches de chacun, en précisant les missions et fonctions de chaque salarié.
• Pour l’entreprise, elle contribue à la gestion des carrières et à l’élaboration de grilles de salaire.
• Pour les salariés, elle précise les missions principales et secondaires, la position hiérarchique, les conditions de travail et les risques professionnels.

💡 Astuce mémo

Entreprise : recruter, intégrer, former, payer ; Salarié : missions, hiérarchie, conditions, risques.

📖 3. Méthodologie de conception

🔑 Notions clés & Définitions

• Référentiel de compétence ROME : Référentiel de compétence ROME : source possible d’informations RH pour concevoir la fiche de poste à partir des compétences associées.
• Observation directe : Observation directe : collecte d’informations essentielles en observant le travail sur le lieu de travail.
• Dysfonctionnements : Dysfonctionnements : problèmes constatés traités comme source d’informations pour améliorer la description du poste.
• Manager du service : Manager du service : interlocuteur RH qui apporte des informations pour concevoir la fiche de poste.
• Concertation avec les représentants des salariés : Concertation avec les représentants des salariés : échange RH visant à intégrer le point de vue des représentants dans la conception.

📝 Points essentiels

• Les RH peuvent collecter les informations via ROME, observation directe, traitement des dysfonctionnements, manager, titulaires actuels et représentants des salariés.
• Avant rédaction, les RH doivent clarifier l’intitulé, la mission principale, les missions secondaires, puis les activités, compétences et tâches associées.
• La fiche de poste doit préciser l’autonomie, les conditions de travail, le classement, les liens hiérarchiques et les interlocuteurs internes et externes.
• La fiche doit couvrir les évolutions du poste, les contraintes physiologiques, le niveau d’études et le diplôme requis, l’expérience demandée et la rémunération.
• La fiche doit être écrite en langage courant, objective, conforme aux exigences de l’entreprise, du marché de l’emploi et du métier, et décrire l’état actuel réel plutôt qu’une situation idéale.

💡 Astuce mémo

Questions RH : qui/quoi (intitulé, mission, tâches) puis où/comment (conditions, autonomie, moyens) puis qui avec (hiérarchie, interlocuteurs) puis exigences (études, diplôme, expérience, rémunération).

📖 4. Structure et modèle de fiche

🔑 Notions clés & Définitions

• Intitulé du poste : Intitulé du poste : rubrique qui identifie le nom du poste et permet de le distinguer des autres fonctions.
• Domaines d’activités : Domaines d’activités : regroupement des missions selon les familles de travail du poste.
• Moyens alloués : Moyens alloués : ressources fournies au titulaire du poste pour réaliser ses activités.
• Fonctions principales : Fonctions principales : tâches ou responsabilités clés décrites avec un niveau d’importance.
• Collaborateurs : Collaborateurs : liste des personnes ou catégories d’acteurs avec lesquels le titulaire interagit, interne ou externe.

📝 Points essentiels

• La fiche de poste est présentée comme non définitive : elle doit évoluer au fil du temps avec les événements de l’entreprise, du service, du marché et du métier.
• La fiche sert de base pour définir le profil de poste.
• Le modèle indique notamment : intitulé, statut/service, niveau/échelon, responsable et superviseur, domaines d’activités, missions, compétences, moyens, lieu, conditions, horaires et fonctions classées par importance.
• Le modèle prévoit une section Responsabilités du poste et une partie risques et environnement de travail incluant un taux de pénibilité.
• Dans le modèle, l’importance des fonctions suit une échelle chiffrée de 1 à 8 avec la logique 1 = Crucial, 2 = Important et 3 = Basse priorité.

💡 Astuce mémo

Structure = Identité + Missions/compétences + Ressources + Conditions + Fonctions classées + Risques + Responsabilités.

📖 5. Exemples de fiches de poste

🔑 Notions clés & Définitions

• Gestionnaire de paie : Gestionnaire de paie : exemple de fiche où les missions portent sur les processus de carrière et de paie et où les compétences incluent statut, outils et rigueur.
• Assistant Administration des ventes : Assistant Administration des ventes : exemple de fiche orienté interface fournisseurs/import-export/clients, commande, facturation, livraisons et informations pour stocks.
• Liste des risques : Liste des risques : ensemble de dangers environnementaux cochables dans la rubrique risques et environnement de travail.
• GestRH : GestRH : application informatique citée comme outil avec accès sécurisé pour la gestion de paie.

📝 Points essentiels

• Exemple Gestionnaire de paie : service RH et rémunérations, missions portant sur l’application des dispositions légales et réglementaires pour carrière et paie.
• Exemple Gestionnaire de paie : outils et moyens cités incluent l’application informatique GestRH à accès sécurisé et la maîtrise du statut FPT.
• Exemple Gestionnaire de paie : les fonctions principales comprennent préparation/vérification des fiches de paie et suivi réglementaire de carrière et paie avec des niveaux d’importance chiffrés.
• Exemple Assistant Administration des ventes : missions d’interface, gestion commande-client et facturation, règlement fournisseur et livraison, puis transmission d’informations pour la gestion des stocks.
• Les exemples montrent la même logique de structure : responsabilités, collaborateurs avec liens internes/externe, formations/expériences, conditions de travail, horaires et rubrique risques.

💡 Astuce mémo

Deux exemples = deux métiers, même squelette : missions → compétences/outil → fonctions → responsabilités → conditions/risques.

📖 6. Définition du profil de poste

🔑 Notions clés & Définitions

• Profil de poste : Profil de poste : document qui formalise les exigences du poste sous forme de caractéristiques attendues du candidat pour concevoir offres et grilles d’entretien.
• Adéquation exigences et potentiel : Adéquation exigences et potentiel : mise en parallèle entre exigences du poste et potentiel individuel pour réussir le recrutement.
• Recrutement des individus : Recrutement des individus : recrutement portant sur des personnes et non sur des postes, d’où la traduction des exigences en qualités attendues.
• Grilles d’appréciation : Grilles d’appréciation : supports utilisés pendant l’entretien pour évaluer les candidats.

📝 Points essentiels

• Le profil de poste doit répondre aux besoins définis dans la fiche de poste, en visant une approche la plus objectivement possible.
• Le recrutement est l’adéquation entre exigences du poste et potentiel individuel, donc le profil d’un individu doit être confronté au profil du poste.
• Les exigences du poste sont retranscrites en caractéristiques et qualités personnelles attendues chez le candidat, car on recrute des individus.
• Le profil de poste sert de document de base indispensable pour concevoir les offres d’emploi et les grilles d’appréciation lors des entretiens.

💡 Astuce mémo

Fiche = missions/compétences ; Profil = traductions en critères candidat pour évaluer et recruter.

📖 7. Conception du profil de poste

🔑 Notions clés & Définitions

• Connaissances : Connaissances : éléments déduits du parcours (formation initiale/professionnelle et acquisitions du parcours professionnel).
• Savoir-faire : Savoir-faire : compétences techniques et méthodologiques propres au poste, déduites des compétences listées dans la fiche de poste.
• Savoir-être : Savoir-être : compétences relationnelles et comportementales attendues, déduites aussi de la fiche de poste.

📝 Points essentiels

• À partir de la fiche de poste, le RH déduit les connaissances, le savoir-faire et le savoir-être attendus du candidat.
• Les connaissances sont issues de la formation initiale ou professionnelle, ou acquises durant le parcours professionnel.
• Le savoir-faire correspond aux compétences techniques et méthodologiques spécifiques au poste.
• Le savoir-être correspond aux compétences relationnelles et comportementales attendues dans l’exercice du poste.

💡 Astuce mémo

3 déductions : Connaissances (origine parcours) + Savoir-faire (technique/méthode) + Savoir-être (relation/comportement).

📖 8. Structures du profil de poste

🔑 Notions clés & Définitions

• Profil en tableau : Profil en tableau : représentation où chaque critère est noté selon un degré d’exigence de 1 à 5.
• Diagramme radar : Diagramme radar : représentation en étoile/toile d’araignée qui visualise les critères et leur proximité avec la situation idéale.
• Degré d’exigence 1 à 5 : Degré d’exigence 1 à 5 : échelle graduée allant de plus à moins exigeant pour les critères du candidat.

📝 Points essentiels

• Un profil de poste peut être présenté soit sous forme de tableau, soit sous forme de diagramme.
• Dans le tableau, le candidat est positionné avec un degré d’exigence de 1 à 5 (de plus à moins) sur les critères du poste.
• Le diagramme radar met la graduation depuis le centre vers l’extérieur pour visualiser chaque critère et ceux qui se rapprochent de la situation idéale.
• L’exemple en diagramme radar montre des critères comme discrétion, rigueur et organisation, capacité d’écoute, anticipation, polyvalence et adaptabilité, esprit d’équipe.
• L’exemple de profil en tableau pour gestionnaire de paie illustre l’évaluation des qualifications, de l’expérience, des compétences et des qualités avec des critères cochés.

💡 Astuce mémo

Radar = proximité à l’idéal ; Tableau = score d’exigence 1→5.

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre fiche de poste et profil de poste : la fiche décrit missions/compétences/moyens, alors que le profil transforme ces exigences en critères candidat.
2. Croire que la fiche de poste a une valeur juridique automatique : elle n’en a que si elle est annexée au contrat de travail.
3. Oublier l’évolution de la fiche : elle doit être mise à jour au fil des changements (entreprise, service, marché, métier).
4. Rassembler toutes les exigences sans distinction : le profil doit séparer connaissances, savoir-faire et savoir-être.
5. Confondre échelle d’importance des fonctions avec l’échelle d’exigence du profil : le modèle de fiche utilise 1-8, tandis que le profil utilise 1-5 pour le degré d’exigence.
6. Dire qu’on recrute des postes plutôt que des individus : le cours insiste sur la traduction des attentes en qualités personnelles du candidat.

✅ Checklist Examen

1. Expliquer ce qu’est un poste et ce que décrit une fiche de poste.
2. Dire dans quelles conditions la fiche de poste a une valeur juridique.
3. Lister les éléments généralement présents dans l’objet « fiche de poste » (missions, compétences, moyens, qualités attendues).
4. Citer les principaux apports pour l’entreprise : recrutement, rédaction offre/contrat, intégration, diagnostic et anticipation, évaluation en entretien, délimitation des tâches, carrières, grilles de salaire.
5. Citer les apports pour les salariés : missions principales/secondaires, position hiérarchique, conditions de travail et risques professionnels.
6. Décrire les sources possibles pour collecter les informations RH (ROME, observation, dysfonctionnements, manager, titulaires, représentants).
7. Réciter les questions de conception à couvrir avant rédaction (mission principale/secondaires, activités/compétences, tâches, autonomie, conditions, classement/hiérarchie, interlocuteurs, évolutions, contraintes physiologiques, niveau d’études/diplôme, expérience, rémunération).
8. Justifier les exigences de rédaction de la fiche (langage courant, objectivité, état actuel réel, conformité entreprise/marché/métier).
9. Connaître la logique du modèle : identité du poste, domaines d’activités, compétences et domaines techniques/relationnels, moyens, lieu, horaires, fonctions avec niveau d’importance, collaborateurs, formations, expériences.
10. Savoir que la fiche n’est pas définitive et qu’elle sert de base au profil de poste.
11. Définir le profil de poste comme document reliant exigences du poste et potentiel du candidat et servant à offres/grilles d’entretien.
12. Expliquer la conception du profil en 3 catégories : connaissances, savoir-faire, savoir-être.
13. Décrire les deux structures possibles du profil (tableau avec degré d’exigence 1 à 5, et diagramme radar en étoile).
14. Donner un exemple d’éléments évalués dans le profil (qualifications, expérience, compétences, qualités) et un exemple de critères dans le radar (ex : discrétion, rigueur/organisation, écoute, anticipation, polyvalence, esprit d’équipe).