Lernzettel: Gestion administrative du personnel en PME

1. 📌 L'essentiel

• Contrats : CDI (sans écrit sauf à temps plein), CDD (renouvelable 2 fois, max 18 mois), délai de carence = 1/10e de la durée du CDD.
• Formalités d’embauche : DPAE, vérification autorisation, visite médicale obligatoire.
• Durée légale du travail : 35h/semaine, max 48h, 11h de repos quotidien, 6j ouvrables max.
• Congés payés : 2,5 jours/mois, 30 jours/an, période de référence 1er juin – 31 mai- Paie : éléments, cotisations sociales, net, prélèvement à la source, conservation 6 ans.
• Représentation du personnel : IRP, élections professionnelles, protocole, modalités de vote.
• Déclarations sociales : DSN mensuelle, contrôle, transmission.
• Formalités de sortie : indemnités, certificat de travail, attestation Pôle emploi.
• Confidentialité : accès limité, stockage sécurisé, droits du salarié.
• Organisation des dossiers : contenu, protection, dématérialisation.

2. 🧩 Structures & Composants clés

• Contrats de travail — CDI, CDD, CTT, contrats aidés, de professionnalisation.
• Formalités d’embauche — DPAE, vérification autorisations, visite médicale.
• Dossiers du personnel — contenu, sécurité, conservation, dématérialisation.
• Temps de travail — 35h, heures supplémentaires, temps partiel, repos.
• Congés payés — acquisition, décompte, prise, fractionnement.
• Paie — éléments, cotisations, net, prélèvement à la source.
• Représentation — IRP, élections, protocole, modalités.
• Déclarations sociales — DSN, contrôle, événements impactants.

3. 🔬 Fonctions, Mécanismes & Relations

• Contrats : définissent la relation employeur/employé, respect des durées et renouvellements.
• Formalités : garantissent la conformité légale, protection du salarié, suivi médical.
• Dossiers : centralisent les informations, assurent la confidentialité, facilitent la gestion.
• Temps de travail : organisé selon la législation, avec gestion des heures supplémentaires et du temps partiel.
• Congés : acquis selon la période de référence, décomptés en jours ouvrables, peuvent être fractionnés.
• Paie : calculée à partir des éléments contractuels, cotisations sociales, prélèvement à la source.
• Représentation : permet la dialogue social, élections régulières, respect des procédures.
• Déclarations : assurent la conformité avec l’administration, évitent sanctions et pénalités.

4. Tableau Comparatif

Élément	Points clés	Notes / Différences
Contrats	CDI, CDD, CTT, renouvellement, délai de carence	Max 2 renouvellements, 18 mois max
Formalités	DPAE, vérification, visite médicale	Obligatoires, suivi médical
Temps de travail	35h, 48h max, 11h repos, 6j max	Respect législation, heures sup
Congés	2,5 j/mois, 30 j/an, période juin-mai	Fractionnement possible
Paie	Éléments, cotisations, net, prélèvement à la source	Respect RGPD, conservation 6 ans
Représentation	IRP, élections, protocole	Modalités, vote électronique
Déclarations sociales	DSN, contrôle, événements impactants	Transmission mensuelle

5. 🗂️ Diagramme Hiérarchique (ASCII)

Gestion administrative du personnel
 ├─ Contrats
 │    ├─ CDI
 │    ├─ CDD
 │    └─ CTT
 ├─ Formalités
 │    ├─ DPAE
 │    ├─ Vérifications
 │    └─ Visite médicale
 ├─ Dossiers
 │    ├─ Contenu
 │    ├─ Sécurité
 │    └─ Conservation
 ├─ Temps de travail & Congés
 │    ├─ 35h, heures sup
 │    ├─ Temps partiel
 │    └─ Congés
 ├─ Paie
 │    ├─ Calculs
 │    ├─ Cotisations
 │    └─ Déclarations
 └─ Représentation
      ├─ IRP
      ├─ Élections
      └─ Modalités

6. ⚠️ Pièges & Confusions fréquentes

• Confondre CDD et CDI : CDD doit respecter délai de carence, renouvellements.
• Oublier la visite médicale obligatoire lors de l’embauche.
• Confusion entre heures supplémentaires et heures complémentaires.
• Négliger la période de référence pour les congés payés.
• Omettre la déclaration DSN ou la faire en retard.
• Confondre les obligations de représentation (IRP) et les modalités d’élections.
• Ignorer la conservation des dossiers : 6 ans minimum.
• Confusion entre formalités d’embauche et formalités de sortie.

7. ✅ Checklist Examen Final

• Connaître les différents types de contrats et leurs spécificités.
• Savoir les formalités obligatoires à l’embauche.
• Maîtriser la durée légale du travail et ses dérogations.
• Connaître le calcul et la gestion des congés payés.
• Comprendre le contenu et le calcul de la paie.
• Identifier les obligations en matière de déclaration sociale (DSN).
• Connaître les modalités d’élections professionnelles et de représentation.
• Savoir les éléments à protéger dans le dossier du personnel.
• Être capable d’identifier les pièges fréquents en gestion RH.
• Maîtriser la hiérarchie des composants du système de gestion du personnel.