Hoja de repaso: Maîtriser Airtable : gestion clients et projets

📋 Plan du Cours

1. Base Airtable clients et projets liés
2. Champs lookup pour afficher les données liées
3. Formules de calcul et conditions
4. Vues filtrées et organisation Kanban
5. Formulaires et collecte de données structurée
6. Automatisations pour actions déclenchées
7. Rollup pour indicateurs par client
8. Vues personnalisées par utilisateur et droits
9. Interfaces pour navigation simplifiée

📖 1. Base Airtable clients et projets liés

🔑 Notions clés & Définitions

• Table Clients : Table de référence qui stocke les informations des clients dans des champs typés (texte, email, numéro, date).
• Table Projets : Table qui décrit les projets et leurs attributs (nom, statut, dates, budget) avant de les relier aux clients.
• Champ Nom : Champ de type texte utilisé pour stocker le nom du client.
• Champ Statut : Champ de type single select qui limite les valeurs possibles à des statuts prédéfinis.
• Lien vers une autre table : Champ relationnel qui associe un enregistrement de Projets à un enregistrement de Clients.

📝 Points essentiels

• La base commence par 2 tables liées : Clients puis Projets, pour éviter la duplication et préparer l’exploitation future.
• La table Clients contient au minimum Nom (texte), Email (email), Téléphone (numéro), Date de création (date).
• La table Projets contient au minimum Nom du projet, Statut (single select en cours/terminé), Date de début, Budget (nombre).
• Le champ relationnel dans Projets relie chaque projet à un enregistrement de Clients.
• L’activation de la création automatique de lien inverse permet de retrouver la relation depuis l’autre table.
• Avant de continuer, il faut vérifier le typage de chaque champ et contrôler que chaque projet est bien associé à un client.

💡 Astuce mémo

Clients = identité (Nom/Email/Téléphone/Création) ; Projets = activité (Statut/Début/Budget) ; la relation relie les deux.

📖 2. Champs lookup pour afficher les données liées

🔑 Notions clés & Définitions

• Lookup : Champ qui affiche automatiquement des informations provenant d’une table liée, sans ressaisie dans la table source.
• Relation vers Clients : Choix du lien relationnel utilisé par le lookup pour savoir d’où récupérer les données.
• Lookup Email : Lookup configuré pour remonter le champ Email depuis Clients vers Projets.
• Lookup Téléphone : Lookup optionnel qui remonte le champ Téléphone depuis Clients vers Projets.
• Source unique fiable : Principe selon lequel une donnée est saisie une seule fois dans la table d’origine, puis réutilisée via lookup.

📝 Points essentiels

• Dans Projets, on ajoute un champ de type Lookup pour afficher des données liées depuis Clients.
• Le lookup commence par choisir la relation vers Clients, afin de déterminer la source des valeurs.
• On sélectionne ensuite le champ à afficher, par exemple Email, pour l’afficher dans chaque projet.
• On peut ajouter un second lookup (par exemple Téléphone) pour remonter plusieurs champs du client.
• Après configuration, il faut vérifier que les données remontent correctement sur plusieurs enregistrements.
• Le résultat attendu est l’affichage automatique dans Projets, sans ressaisie et avec moins de risques d’erreur.

💡 Astuce mémo

Lookup = “miroir” du client dans le projet (Email, puis éventuellement Téléphone).

📖 3. Formules de calcul et conditions

🔑 Notions clés & Définitions

• Champ Prix unitaire : Champ numérique utilisé comme composant de calcul pour estimer un total.
• Champ Quantité : Champ numérique représentant le nombre d’unités, utilisé dans les calculs de total.
• Champ Formula : Champ de formule qui calcule automatiquement une valeur à partir d’autres champs.
• Condition IF : Construction logique qui choisit une valeur de sortie selon une condition booléenne.
• Fonctions AND et OR : Fonctions logiques combinant plusieurs conditions pour obtenir un résultat vrai/faux.

📝 Points essentiels

• Le total simple se calcule avec {Prix unitaire} * {Quantité}.
• Pour éviter les erreurs quand un champ est vide, on utilise une condition avec AND({Prix unitaire}, {Quantité}).
• Une condition de statut peut afficher “OK” si {Statut} = "terminé", sinon “En cours”.
• Les formules se testent avec différentes valeurs pour vérifier le comportement attendu.
• Il faut vérifier le comportement des formules lors de la modification des champs sources.
• Les formules se mettent à jour en temps réel et réduisent les erreurs humaines.

💡 Astuce mémo

Total = Prix unitaire × Quantité ; IF(AND(...)) = “je calcule seulement si tout est rempli”.

📖 4. Vues filtrées et organisation Kanban

🔑 Notions clés & Définitions

• Vue filtrée : Vue qui affiche uniquement certains enregistrements selon des critères de filtre.
• Filtre sur Statut : Critère de vue qui sélectionne les projets selon la valeur du champ Statut.
• Vue Kanban : Vue organisée en colonnes pour visualiser l’avancement à partir d’un champ de statut.
• Colonnes Kanban : Regroupements visuels correspondant aux valeurs du champ choisi (ici Statut).
• Champ Statut comme clé d’organisation : Choix du champ qui détermine comment les cartes sont réparties dans les colonnes Kanban.

📝 Points essentiels

• Créer une vue commence par ajouter une nouvelle vue puis la renommer (ex : Projets en cours).
• Le filtre se configure via Filter et une condition du type Statut = en cours.
• On peut ajouter un second filtre (par exemple une condition sur la date) pour affiner l’affichage.
• Une fois les filtres définis, il faut sauvegarder la vue pour conserver la configuration.
• La vue Kanban se crée via l’option Kanban et utilise le champ Statut pour organiser les colonnes.
• Après création, il faut vérifier l’organisation des colonnes et tester le déplacement des cartes.

💡 Astuce mémo

Filtré = “je montre seulement” ; Kanban = “je range par Statut”.

📖 5. Formulaires et collecte de données structurée

🔑 Notions clés & Définitions

• Vue Form : Vue de formulaire permettant de saisir des données sans accéder directement à la base.
• Formulaire partageable : Lien permettant de collecter des données structurées auprès d’utilisateurs externes ou internes.
• Champs obligatoires : Paramètre qui impose la saisie de certains champs avant validation du formulaire.
• Message de confirmation : Texte affiché après soumission pour informer l’utilisateur que l’envoi est pris en compte.
• Collecte structurée : Collecte guidée par la sélection et l’ordre des champs afin d’obtenir des données exploitables.

📝 Points essentiels

• Pour créer un formulaire, on va dans Views puis on ajoute une vue de type Form.
• On choisit les champs à afficher dans le formulaire pour contrôler ce que l’utilisateur peut saisir.
• On réorganise l’ordre des champs pour guider la saisie et améliorer la qualité des entrées.
• On définit des champs obligatoires afin d’éviter des données manquantes.
• On personnalise le message de confirmation pour le retour utilisateur après soumission.
• On copie ensuite le lien du formulaire pour le partager et collecter les données.

💡 Astuce mémo

Form = “saisie guidée” : champs choisis + ordre + obligatoires + confirmation + lien.

📖 6. Automatisations pour actions déclenchées

🔑 Notions clés & Définitions

• Automations : Fonctionnalité qui exécute automatiquement des actions quand un événement survient dans la base.
• Trigger When record created : Déclencheur qui lance l’automatisation à la création d’un nouvel enregistrement.
• Condition d’automatisation : Filtre logique appliqué à l’automatisation pour limiter quand l’action doit se produire.
• Action Send email : Action qui envoie automatiquement un email à partir des données du record.
• Variables dynamiques : Valeurs insérées dans le contenu de l’email en fonction du record déclencheur.

📝 Points essentiels

• On configure une automatisation via Automations.
• Le déclencheur de base utilisé est When record created pour réagir à la création d’un enregistrement.
• On peut ajouter une condition si nécessaire, par exemple selon un statut spécifique.
• L’action configurée peut être Send email pour envoyer un email automatiquement.
• On paramètre le destinataire et le contenu de l’email dans la configuration.
• On ajoute des variables dynamiques pour que l’email contienne les bonnes informations du projet, puis on teste l’automatisation.

💡 Astuce mémo

Trigger (création) → Condition (si besoin) → Send email (avec variables dynamiques).

📖 7. Rollup pour indicateurs par client

🔑 Notions clés & Définitions

• Rollup : Champ d’agrégation qui synthétise des valeurs depuis des enregistrements liés.
• Relation Projets depuis Clients : Choix de la relation utilisée par le rollup pour récupérer les projets associés à un client.
• Fonction COUNT : Fonction d’agrégation qui compte le nombre d’éléments liés.
• Fonction SUM : Fonction d’agrégation qui additionne des valeurs numériques liées.
• Fonction AVERAGE : Fonction d’agrégation qui calcule la moyenne des valeurs liées.

📝 Points essentiels

• Le rollup se crée dans la table Clients pour produire des indicateurs par client.
• On ajoute un champ Rollup puis on choisit la relation vers Projets.
• On sélectionne une fonction d’agrégation, par exemple COUNT ou SUM.
• On peut ajouter une formule personnalisée si besoin pour affiner le calcul.
• Après configuration, il faut vérifier la cohérence des résultats obtenus.
• Les indicateurs attendus sont un nombre ou un total des projets par client, directement visible et exploitable.

💡 Astuce mémo

Rollup = “résumé du client” à partir de ses projets (COUNT/SUM/AVERAGE).

📖 8. Vues personnalisées par utilisateur et droits

🔑 Notions clés & Définitions

• Champ Collaborator : Champ qui associe un enregistrement à un ou plusieurs utilisateurs pour personnaliser l’accès.
• Utilisateur connecté : Notion utilisée pour filtrer une vue selon la personne qui consulte actuellement.
• Filtre Collaborator = current user : Filtre qui limite l’affichage aux enregistrements dont le collaborateur correspond à l’utilisateur courant.
• Droits d’accès : Paramètres qui contrôlent ce que chaque utilisateur peut voir ou modifier dans la base.
• Vue par utilisateur : Vue conçue pour afficher un sous-ensemble de données correspondant à une personne.

📝 Points essentiels

• On ajoute un champ Collaborator pour pouvoir assigner des utilisateurs aux enregistrements.
• On assigne ensuite des utilisateurs aux enregistrements pour que le filtre ait des valeurs à comparer.
• On crée une vue dédiée puis on applique un filtre du type Collaborator = current user.
• On teste la vue avec différents utilisateurs pour vérifier que l’affichage change correctement.
• Il faut vérifier les droits d’accès pour s’assurer que la personnalisation correspond bien aux permissions.

💡 Astuce mémo

Vue par personne = Collaborator = current user (et droits d’accès vérifiés).

📖 9. Interfaces pour navigation simplifiée

🔑 Notions clés & Définitions

• Interface Airtable : Espace de consultation conçu pour présenter des données de façon simplifiée à un public ciblé.
• Interface layout : Choix de la mise en page qui détermine la structure de l’écran (liste, détails, filtres).
• Liste de projets : Bloc d’affichage dans l’interface qui présente les projets sous forme de liste.
• Détails de fiche : Zone de l’interface qui affiche les informations d’un enregistrement sélectionné.
• Navigation simplifiée : Expérience utilisateur qui évite d’exposer la base brute tout en guidant la consultation.

📝 Points essentiels

• On crée une interface via Interfaces puis on choisit un type de layout.
• On ajoute une liste de projets pour permettre la consultation rapide des enregistrements.
• On ajoute des filtres dans l’interface pour restreindre l’affichage selon les besoins.
• On ajoute une zone de détails de fiche pour afficher les informations d’un projet sélectionné.
• On teste la navigation pour vérifier que l’utilisateur peut passer de la liste aux détails.
• On ajuste l’affichage selon le besoin afin de rendre l’interface claire et lisible pour l’utilisateur final.

💡 Astuce mémo

Interface = Liste + Filtres + Détails (sans exposer la base brute).

📊 Tableaux de synthèse

Filtrage vs Kanban

Approche	But	Organisation
Vue filtrée	Afficher uniquement les données utiles	Critères de filtre (ex : Statut = en cours)
Vue Kanban	Visualiser l’avancement	Colonnes basées sur le champ Statut

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Oublier de vérifier le typage des champs (texte/email/numéro/date) peut provoquer des comportements inattendus dans les formules et les filtres.
2. Créer un calcul sans condition peut produire des résultats faux si Prix unitaire ou Quantité est vide.
3. Confondre la logique de filtre (Statut = en cours) avec l’organisation Kanban (colonnes par Statut) peut mener à une vue mal comprise.
4. Configurer un lookup sans vérifier la relation vers Clients peut afficher des valeurs incohérentes ou vides.
5. Créer une vue “par utilisateur” sans vérifier les droits d’accès peut donner un affichage différent de ce qui est attendu.

✅ Checklist Examen

1. Créer 2 tables Clients et Projets avec les champs et types demandés, puis relier Projets à Clients via un champ relationnel.
2. Ajouter des champs lookup dans Projets pour afficher au moins Email (et éventuellement Téléphone) depuis Clients, sans ressaisie.
3. Construire une formule de calcul simple Prix unitaire × Quantité et une variante avec condition pour éviter les champs vides.
4. Écrire une condition IF sur Statut pour afficher “OK” si terminé et “En cours” sinon, puis tester avec plusieurs valeurs.
5. Créer une vue filtrée et configurer un filtre Statut = en cours (et éventuellement un second filtre).
6. Créer une vue Kanban, choisir Statut comme champ d’organisation, vérifier les colonnes et tester le déplacement des cartes.
7. Créer une vue Form, sélectionner et ordonner les champs, définir des champs obligatoires, personnaliser la confirmation et récupérer le lien.
8. Configurer une automatisation avec trigger When record created, ajouter une condition si nécessaire, puis une action Send email avec variables dynamiques et test.
9. Créer un rollup dans Clients depuis la relation Projets et choisir COUNT ou SUM (ou AVERAGE), puis vérifier la cohérence.
10. Créer une vue filtrée par utilisateur via Collaborator = current user et vérifier les droits d’accès.
11. Créer une interface avec layout, liste de projets, filtres et détails de fiche, puis tester la navigation et ajuster l’affichage.