Hoja de repaso: Gestion de la Facturation et Contrôles Associés

📋 Plan du Cours

1. Procédure de facturation
2. Interventions non facturables
3. Gestion des modifications
4. Validation des factures
5. Contrôle des sites fermés
6. Avoirs et non-conformités
7. Facturation ERP
8. Transmission aux clients
9. Factures clients publics

📖 1. Procédure de facturation

🔑 Notions clés & Définitions

• Demande de préfacturation à SGP MOBILE : procédure par laquelle l'entreprise sollicite SGP MOBILE pour préparer la facturation des interventions, permettant une validation préalable avant émission officielle.
• Recommandations de site : recommandations ou conseils liés à un site, qui ne doivent ni être réglés ni apparaître sur la facture, afin d'éviter toute confusion ou facturation incorrecte.
• Facturation des interventions humaines sous-traitées via SGP MOBILE : processus de facturation des interventions réalisées par des sous-traitants, notamment SGP MOBILE, pour des interventions humaines.
• Facturation uniquement des interventions avec un délai inférieur ou égal à 1 heure : règle selon laquelle seules les interventions dont le délai d'exécution est inférieur ou égal à une heure sont facturées, conformément à la politique de gestion des interventions.
• Validation de la facture (voir section 4) : étape où la facture, accompagnée du détail et des bons d’intervention, est vérifiée et approuvée par la personne responsable (Julien).
• Réception de la facture définitive : réception officielle de la facture finalisée, accompagnée du détail et des bons d’intervention, pour contrôle et validation.

📝 Points essentiels

• La demande de préfacturation doit être effectuée auprès de SGP MOBILE pour préparer la facturation des interventions humaines sous-traitées.
• Les recommandations de site ne doivent pas apparaître ni être réglées sur la facture, afin d’éviter toute erreur ou confusion comptable.
• Seules les interventions réalisées en moins d’une heure sont facturées, conformément à la règle stricte de délai (voir aussi "Facturation uniquement des interventions avec un délai inférieur ou égal à 1 heure").
• La facture finale doit être accompagnée du détail et des bons d’intervention, puis validée par la personne responsable (Julien).
• En cas de modification, il faut demander au service facturation SGP MOBILE.
• Il est nécessaire de vérifier qu’aucun site fermé ne soit facturé ; en cas de facturation erronée, il faut recueillir le mail attestant la fermeture du site.
• Pour les opérations non conformes, il faut demander des avoirs, même après vérification.
• La facturation des interventions se fait via le système ERP, permettant une gestion centralisée et automatisée.
• La transmission des factures aux clients doit inclure le bordereau d’intervention, la facture, et un mail type.
• Pour les clients publics, il est obligatoire de demander un bon de commande, sauf si un bon annuel est en place.
• Les factures, bons d’intervention, et bons de commande doivent être déposés sur la plateforme Chorus.

💡 À retenir

Seules les interventions humaines sous-traitées via SGP MOBILE, réalisées en moins d’une heure, doivent être facturées, après validation et contrôle rigoureux, en évitant toute facturation de recommandations de site ou de sites fermés.

📖 2. Interventions non facturables

🔑 Notions clés & Définitions

• Interventions avec délai supérieur à 1 heure non facturables : interventions dont la durée dépasse une heure et qui ne doivent pas être facturées, conformément aux règles de facturation (voir section 1).
• Recommandations de site non réglées et non facturables : recommandations faites pour un site qui ne sont pas réglées par le client et ne doivent pas apparaître sur la facture, afin d’éviter toute facturation incorrecte (voir section 1).
• Délai supérieur à 1 heure : critère déterminant pour la non-facturation d’une intervention, basé sur la durée de l’intervention (voir section 1).
• Facture définitive + détail avec bons d’intervention : document final envoyé au client, comprenant le détail précis des interventions réalisées, validé par la personne responsable (Julien) (voir section 4).
• Demande d’avoir en cas d’opérations non conformes : procédure pour obtenir un avoir si une opération facturée ne respecte pas les règles ou si une erreur est détectée malgré les vérifications (voir section 6).

📝 Points essentiels

• Les interventions dont le délai dépasse une heure ne doivent pas être facturées, conformément aux règles internes.
• Les recommandations de site qui ne sont pas réglées par le client doivent également rester non facturables et ne pas apparaître sur la facture, pour éviter toute erreur de facturation (voir section 1).
• La validation de la facture finale doit inclure la vérification que aucun site fermé n’a été facturé ; en cas de site fermé, il faut recueillir le mail attestant la fermeture (voir section 4).
• En cas d’opération non conforme, il est nécessaire de demander un avoir, même après vérification, pour corriger la facturation (voir section 6).
• La facturation des interventions doit se faire via le système ERP, et les factures doivent être transmises aux clients avec le bordereau d’intervention et un mail type (voir section 8).
• Pour les clients publics, il est obligatoire de demander un bon de commande sauf si un bon annuel est en place ; ces documents doivent être déposés sur la plateforme Chorus (voir section 9).

💡 À retenir

Les interventions dont la durée dépasse une heure ou dont les recommandations de site ne sont pas réglées ne doivent pas être facturées, et toute erreur doit faire l’objet d’un ajustement via une demande d’avoir.

📖 3. Gestion des modifications

🔑 Notions clés & Définitions

• Procédure de demande de modification de facture auprès de SGP MOBILE : démarche formelle pour solliciter une correction ou un ajustement sur une facture émise par SGP MOBILE, en respectant les étapes définies par le service facturation.
• Gestion des modifications avant validation finale : ensemble des actions permettant de vérifier, ajuster et valider la facture avant sa validation définitive par la personne responsable, notamment Julien.
• Réception de la facture définitive + détail avec les bons d’intervention : étape où la facture finale, accompagnée des documents justificatifs, est réceptionnée pour vérification et validation.
• Validation de la facture par Julien : étape de contrôle final par la personne responsable, qui s’assure de la conformité et de l’exactitude de la facture avant envoi au client.
• Demande d’avoirs en cas d’opérations non conformes : procédure pour obtenir un remboursement ou une correction financière lorsque la facture ne correspond pas à la prestation ou comporte des erreurs, malgré les vérifications.

📝 Points essentiels

• La procédure de demande de modification doit être initiée auprès du service facturation SGP MOBILE, en respectant la procédure spécifique pour toute correction.
• Les recommandations de site ne doivent pas apparaître ni être réglées sur la facture, conformément aux règles de facturation.
• Toute intervention dont le délai dépasse 1 heure ne doit pas être facturée, selon la politique en vigueur.
• La validation finale de la facture repose sur la vérification par Julien, qui doit s’assurer de l’absence de sites fermés facturés, en recueillant notamment le mail attestant la fermeture si nécessaire.
• En cas d’opérations non conformes, il est nécessaire de demander des avoirs, même après vérification, pour rectifier les erreurs ou anomalies constatées.
• La facturation des interventions doit être réalisée via le système ERP, puis les factures sont transmises aux clients avec le bordereau d’intervention et un mail type.
• Pour les clients publics, il est obligatoire de demander un bon de commande sauf si un bon annuel est en place, et tous les documents doivent être déposés sur la plateforme Chorus.

💡 À retenir

La gestion des modifications de facture implique une procédure rigoureuse de demande, de vérification et de validation, assurant la conformité et la précision avant validation finale par Julien.

📖 4. Validation des factures

🔑 Notions clés & Définitions

• Réception de la facture définitive : réception officielle du document final accompagné du détail précis et des bons d’intervention, permettant de procéder à la validation (source : contenu fourni).
• Validation de la facture par la personne responsable (Julien) : étape où Julien vérifie et approuve la conformité de la facture, garantissant la légitimité et l’exactitude avant paiement (source : contenu fourni).
• Vérification de l’absence de facturation de sites fermés : contrôle visant à s’assurer qu’aucune facture ne concerne un site qui a été fermé, en recourant notamment à la récupération de mails attestant la fermeture (source : contenu fourni).

📝 Points essentiels

• La facture doit être réceptionnée avec le détail et les bons d’intervention correspondants pour permettre une validation précise.
• La validation finale est effectuée par Julien, qui doit vérifier la conformité et l’exactitude de la facture, notamment en s’assurant qu’aucun site fermé n’a été facturé.
• La vérification de l’absence de facturation de sites fermés implique de récupérer et d’analyser les mails attestant la fermeture du site, en cas de doute ou d’erreur.
• Toute opération non conforme, malgré les vérifications, doit faire l’objet d’une demande d’avoir (voir section 6).
• Pour les interventions facturées via ERP, la facture doit être conforme aux données intégrées dans le système.
• La transmission aux clients doit s’accompagner du bordereau d’intervention et d’un mail type, sauf pour les clients publics où un bon de commande est requis, sauf si un bon annuel est en place.
• Pour les clients publics, la facture, le bordereau d’intervention et le bon de commande doivent être déposés sur la plateforme Chorus.

💡 À retenir

La validation des factures repose sur la réception précise, la vérification par un responsable (Julien), et l’assurance qu’aucune facturation de sites fermés n’a été effectuée, garantissant la conformité et la fiabilité du processus.

📖 5. Contrôle des sites fermés

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrôle spécifique pour détecter la facturation de sites fermés : procédure visant à vérifier que les sites facturés sont bien ouverts, en s'assurant qu'aucune facturation n'est effectuée pour des sites qui ont été fermés. Cela implique notamment la vérification de la conformité de la facturation avec l’état réel du site.

• Procédure de récupération du mail attestant la fermeture du site en cas de facturation erronée : démarche permettant d’obtenir une preuve écrite (mail) confirmant la fermeture d’un site, afin de justifier une correction ou une annulation de la facture si celle-ci a été émise de manière incorrecte.

• Vérification de l’absence de sites fermés facturés (voir section 4) : étape cruciale où l’on s’assure que la facture ne comprend pas de sites qui ont été fermés, en recueillant notamment les mails attestant de leur fermeture pour toute opération non conforme.

📝 Points essentiels

• La vérification doit inclure un contrôle spécifique pour détecter la facturation de sites fermés, en demandant notamment la récupération du mail attestant la fermeture du site si une erreur est détectée (contrôle spécifique).
• En cas de facturation erronée, il est nécessaire de récupérer la preuve écrite (mail) attestant la fermeture du site pour justifier la correction ou la demande d’avoir.
• La procédure prévoit la vérification systématique de l’absence de sites fermés facturés lors de la validation finale de la facture, en recueillant les mails de fermeture pour toute opération non conforme.
• La démarche de récupération du mail est essentielle pour assurer la légitimité de la correction et éviter toute contestation ultérieure.
• La validation de la facture par Julien doit inclure la vérification de l’absence de sites fermés facturés, avec la collecte des preuves nécessaires en cas de doute.

💡 À retenir

Le contrôle des sites fermés repose sur une vérification rigoureuse de la facturation, en s’assurant que seuls les sites ouverts sont facturés, et en recueillant systématiquement la preuve de fermeture pour toute erreur détectée.

📖 6. Avoirs et non-conformités

🔑 Notions clés & Définitions

• Demande d’avoirs : procédure par laquelle une entreprise sollicite un remboursement ou une correction de facture suite à une opération non conforme, même après vérification (voir gestion des non-conformités liées aux factures).
• Non-conformité : opération ou facture qui ne respecte pas les exigences ou vérifications préalables, nécessitant une correction ou un avoir (voir demande d’avoirs).
• Vérification préalable : étape de contrôle effectuée avant la validation finale de la facture, visant à assurer la conformité des opérations et des documents (voir validation des factures).
• Gestion des non-conformités : processus de traitement des anomalies ou erreurs constatées après vérification, incluant la demande d’avoirs si nécessaire (voir gestion des non-conformités liées aux factures).
• Facture intervention humaine – sous-traitance : facture émise pour des interventions réalisées par une entreprise sous-traitante comme SGP MOBILE, nécessitant une procédure spécifique de préfacturation et de vérification (voir procédure de facturation).

📝 Points essentiels

• La demande d’avoirs doit être effectuée en cas d’opérations non conformes, même après vérification, notamment si la facture comporte des erreurs ou des opérations non autorisées (voir demande d’avoirs).
• La gestion des non-conformités liées aux factures implique une vérification rigoureuse, notamment pour les interventions avec un délai supérieur à 1 heure qui ne doivent pas être facturées, ou pour les recommandations de site non réglées et non facturables (voir gestion des non-conformités).
• La procédure prévoit la réception de la facture définitive accompagnée du détail et des bons d’intervention, ainsi que la validation par la personne responsable (Julien). En cas de site fermé ou d’opération non conforme, il faut recueillir un mail attestant la fermeture ou la non-conformité (voir validation des factures).
• La demande d’avoirs doit également être effectuée si, après vérification, une opération s’avère non conforme, malgré les contrôles effectués (voir demande d’avoirs).
• La gestion des non-conformités est essentielle pour assurer la conformité des opérations et la rectification des erreurs via la procédure d’avoirs, notamment dans le contexte de facturation ERP et de transmission aux clients (voir gestion des non-conformités).

💡 À retenir

La demande d’avoirs est une étape clé pour corriger ou rembourser des opérations non conformes, même après vérification, garantissant la conformité et la fiabilité de la facturation.

📖 7. Facturation ERP

🔑 Notions clés & Définitions

• Facturation des interventions via le système ERP : Processus d’émission des factures en utilisant le logiciel ERP, intégrant directement les données d’intervention pour générer la facture finale.
• Intégration des données d’intervention dans l’ERP pour facturation : Opération consistant à transférer et enregistrer dans l’ERP toutes les informations relatives aux interventions réalisées, permettant une facturation précise et automatisée.
• Facturation des interventions humaines sous-traitées via SGP MOBILE : Enregistrement et émission de factures pour les interventions effectuées par des sous-traitants, en utilisant la plateforme SGP MOBILE pour la préfacturation et la validation.
• Réception de la facture définitive accompagnée du détail et des bons d’intervention : Étape où le responsable vérifie et réceptionne la facture finale, en s’assurant de la conformité des détails et des pièces justificatives.
• Validation de la facture par la personne responsable (Julien) : Action de contrôler et approuver la facture par une personne désignée, garantissant la conformité avant envoi au client.

📝 Points essentiels

• La facturation des interventions humaines sous-traitées doit passer par une demande à SGP MOBILE pour la préfacturation, sans que les recommandations de site ne soient réglées ou apparaissent sur la facture (voir section 1).
• Toute intervention dépassant un délai de +1 heure ne doit pas être facturée, conformément aux règles établies.
• La réception de la facture définitive doit s’accompagner du détail précis et des bons d’intervention, puis doit être validée par Julien pour garantir la conformité.
• En cas de sites fermés facturés, il est nécessaire de récupérer le mail attestant la fermeture pour rectification (voir contrôle des sites fermés).
• Si des opérations sont non conformes malgré les vérifications, il faut demander des avoirs (voir section 6).
• La facturation doit être effectuée via le système ERP, intégrant toutes les données d’intervention pertinentes pour automatiser le processus.
• La transmission des factures aux clients doit inclure le bordereau d’intervention, un mail type, et pour les clients publics, la demande de bon de commande sauf si un bon annuel est en place (voir section 8 et 9).
• Les documents (factures, bons d’intervention, bons de commande) pour les clients publics doivent être déposés sur la plateforme Chorus.

💡 À retenir

La facturation ERP repose sur l’intégration précise des données d’intervention dans le système, garantissant une émission automatisée et conforme des factures, tout en respectant les règles de validation et de contrôle.

📖 8. Transmission aux clients

🔑 Notions clés & Définitions

• Transmission des factures aux différents clients : Processus d’envoi officiel des factures, comprenant leur contenu, leur mode d’envoi et leur réception par le client.
• Envoi des factures accompagné du bordereau d’intervention : Pratique consistant à joindre un document récapitulatif des interventions réalisées, permettant au client de vérifier la conformité et le détail des opérations facturées.
• Mail type : Modèle standardisé de courriel utilisé pour transmettre les factures, assurant uniformité et professionnalisme dans la communication avec les clients.

📝 Points essentiels

• La transmission des factures doit se faire en envoyant la facture elle-même, accompagnée du bordereau d’intervention, et via un mail type pour garantir la cohérence et la traçabilité.
• Lors de l’envoi, il est crucial de vérifier que le contenu de la facture est conforme, notamment en excluant les recommandations de site non réglées ou non facturables (voir section 1).
• Pour les clients publics, il est obligatoire de demander un bon de commande sauf si un bon annuel est déjà établi. La facture, le bordereau d’intervention, et le bon de commande doivent être déposés sur la plateforme Chorus.
• La validation finale de la facture doit être effectuée par Julien après réception du détail et des bons d’intervention.
• En cas de sites fermés facturés par erreur, il faut récupérer le mail attestant de la fermeture pour rectifier la situation.
• Si des opérations sont non conformes malgré les vérifications, il est nécessaire de demander des avoirs (voir section 6).
• La facturation des interventions se fait via le système ERP pour assurer une gestion intégrée et précise.

💡 À retenir

La transmission des factures doit être systématique, précise, et accompagnée des documents nécessaires pour assurer la conformité et la traçabilité, notamment pour les clients publics.

📖 9. Factures clients publics

🔑 Notions clés & Définitions

• Obligation de demander un bon de commande : Nécessité pour les clients publics de fournir un bon de commande avant facturation, sauf si un bon annuel est déjà établi (voir aussi "bon de commande annuel").
• Bon de commande annuel : Contrat ou accord préétabli permettant de facturer sans demande spécifique de bon de commande pour chaque intervention, simplifiant la procédure pour les clients publics.
• Dépôt des factures, bons d’intervention et bons de commande sur Chorus : Procédure obligatoire de transmission des documents justificatifs via la plateforme Chorus, assurant la traçabilité et la conformité réglementaire.
• Facturation intervention humaine – entreprise sous-traitante : Processus spécifique de demande de préfacturation à SGP MOBILE, incluant la validation finale par une personne responsable (Julien).
• Vérification des sites fermés : Contrôle visant à éviter la facturation de sites qui ont été fermés, en recueillant notamment un mail attestant la fermeture pour rectifier d’éventuelles erreurs.

📝 Points essentiels

• La demande de préfacturation doit être effectuée auprès de SGP MOBILE pour les interventions humaines sous-traitées, avec validation finale par Julien.
• Toute intervention dépassant un délai de +1 heure ne doit pas être facturée, conformément aux recommandations.
• Les recommandations de site ne doivent ni être réglées ni apparaître sur la facture, afin d’éviter toute erreur ou confusion.
• La réception de la facture définitive doit être accompagnée du détail et des bons d’intervention, puis validée par la personne responsable.
• En cas de site fermé facturé par erreur, il est nécessaire de récupérer le mail attestant la fermeture pour rectifier la facturation.
• La transmission des factures aux clients publics doit inclure le bon de commande (sauf si un bon annuel est en place), le bordereau d’intervention, et doit être déposée sur Chorus.
• La facturation des interventions doit se faire via le système ERP, intégrant toutes les données nécessaires pour assurer la conformité et la traçabilité.
• La procédure impose également de demander un bon de commande pour les clients publics, sauf si un bon annuel a été établi, ce qui facilite la gestion administrative et réglementaire.

💡 À retenir

Pour les clients publics, la procédure de facturation exige un bon de commande sauf en cas de bon annuel, avec dépôt systématique des documents sur Chorus, garantissant conformité et traçabilité.

📊 Tableaux de Synthèse

Thème	Point clé	Détails	Auteur / Référence
Procédure de facturation	Demande de préfacturation	Solliciter SGP MOBILE pour validation préalable	—
	Facturation interventions	Seules interventions ≤ 1h facturées	—
	Validation	Validation par Julien avec contrôle du détail et bons d’intervention	—
	Sites fermés	Vérifier et recueillir mail attestant fermeture	—
	Non-conformités	Demander avoir en cas d’erreur	—
Interventions non facturables	Durée > 1h	Ne pas facturer	—
	Recommandations non réglées	Non facturables, ne pas apparaître sur facture	—
Gestion des modifications	Demande de correction	Procédure formelle auprès de SGP MOBILE	—
	Validation finale	Par Julien, contrôle de conformité	—
Validation des factures	Vérification	Absence de sites fermés, conformité des détails	—
	Transmission	Via ERP, avec bordereau, mail, et documents sur Chorus	—

⚠️ Pièges & Confusions Fréquentes

1. Facturer des interventions dont la durée dépasse 1 heure.
2. Inclure des recommandations de site non réglées ou non validées sur la facture.
3. Omettre la vérification que le site n’est pas fermé avant validation.
4. Ne pas demander d’avoir en cas d’erreur ou de non-conformité.
5. Facturer des interventions sans validation finale par Julien.
6. Omettre de déposer tous les documents (factures, bons, commandes) sur Chorus.
7. Confondre interventions facturables et non facturables selon la durée ou le statut du site.

✅ Checklist Examen

1. Connaître la procédure de demande de préfacturation auprès de SGP MOBILE.
2. Maîtriser la règle selon laquelle seules les interventions ≤ 1h sont facturables.
3. Savoir que les recommandations de site ne doivent pas apparaître ni être réglées sur la facture.
4. Connaître la procédure pour vérifier qu’un site n’est pas fermé et recueillir le mail attestant la fermeture.
5. Comprendre la démarche pour demander un avoir en cas d’opération non conforme.
6. Savoir que la facturation se fait via le système ERP et doit inclure le bordereau d’intervention.
7. Connaître l’obligation de demander un bon de commande pour les clients publics, sauf bon annuel.
8. Maîtriser la procédure de gestion des modifications de facture auprès de SGP MOBILE.
9. Savoir que la validation finale doit être effectuée par Julien, en vérifiant notamment l’absence de sites fermés.
10. Connaître la nécessité de déposer tous les documents (factures, bons, commandes) sur la plateforme Chorus.
11. Connaître la définition de Perroux sur la croissance.
12. Vérifier la maîtrise de la procédure de transmission des factures et documents aux clients.