Ficha de revisão: Obligations des organismes de formation

📋 Plan du Cours

1. Démarrage de l’activité de formation
2. Déclaration d’activité et sous-traitance
3. Règlement et obligations comptables
4. Exonération de TVA
5. Obligations envers les stagiaires
6. Bilan et contrôle de l’activité
7. Publicité et informations collectées
8. Contrôle et justificatifs exigés
9. Sanctions du contrôle
10. Infractions pénalement sanctionnées
11. Synthèse du contrôle administratif
12. Obligations essentielles et cas pratiques

📖 1. Démarrage de l’activité de formation

📝 Points essentiels

📌 Toute personne proposant des prestations de formation professionnelle doit constituer un socle administratif comprenant notamment une déclaration d’activité, un règlement intérieur, une comptabilité adaptée et, le cas échéant, une demande d’exonération de TVA.

• À chaque formation, l’organisme prépare notamment un programme, une convention ou un contrat, une feuille d’émargement et les informations préalables, puis conserve les justificatifs de réalisation, d’évaluation et de facturation.

• Le bilan pédagogique et financier de l’année précédente doit être transmis à la DREETS avant le 31 mai de chaque année.

📖 2. Déclaration d’activité et sous-traitance

★ À maîtriser

• La déclaration d’activité doit être déposée dans les trois mois, soit 90 jours, suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.

• Le dossier de déclaration comprend notamment le justificatif SIREN, le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant ou du déclarant, le premier contrat ou la première convention, les informations sur l’action et la liste des intervenants avec leurs titres, qualités et liens contractuels.

📌 Tout changement affectant la déclaration doit être signalé à la DREETS dans les 30 jours, tandis qu’un changement de forme juridique nécessite une nouvelle déclaration d’activité.

📌 Le sous-traitant de formation doit déposer sa propre déclaration d’activité dans les trois mois suivant la signature de son premier contrat de sous-traitance et transmettre chaque année son propre bilan pédagogique et financier.

Compléments

• La déclaration d’activité est adressée au préfet de région par l’intermédiaire de la DREETS du lieu du principal établissement, de la direction effective ou du siège social.

• L’administration peut demander des justificatifs complémentaires dans les 10 jours suivant la réception d’une demande complète et délivre le numéro d’enregistrement dans les 30 jours suivant la réception de la déclaration complétée.

📖 3. Règlement et obligations comptables

🔑 Notions clés & Définitions

• Règlement intérieur : Fixe les règles d’hygiène, de sécurité et de discipline et précise les modalités de représentation des apprenants pour les stages de plus de 500 heures.

★ À maîtriser

📌 Le règlement intérieur est obligatoire dans tout organisme de formation, doit être établi dans les trois mois suivant le début de l’activité, transmis avant la formation et affiché dans les locaux de formation.

📌 Les prestataires privés d’actions concourant au développement des compétences doivent établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe selon le plan comptable général lorsque leur activité ou leur situation l’exige.

Compléments

• Pour une activité exclusivement consacrée à la formation, le suivi comptable adapté s’applique lorsque le chiffre d’affaires annuel atteint au moins 15 244 euros, tandis qu’il s’applique quel que soit le chiffre d’affaires en cas d’activités multiples.

• Le micro-entrepreneur n’est légalement soumis ni à la comptabilité générale ni à la production annuelle d’un bilan et d’un compte de résultat, mais il doit tenir un livre de recettes.

📖 4. Exonération de TVA

★ À maîtriser

📌 L’exonération de TVA au titre de la formation professionnelle relève de l’article 261-4-**4°**a du CGI, tandis que la franchise en base relève de l’article 293 b du CGI.

• L’exonération de TVA au titre de la formation professionnelle est optionnelle et s’étend aux ventes et achats étroitement liés à cette activité, mais elle empêche de récupérer la TVA sur les achats concernés.

📌 Pour une prestation de sous-traitance achetée, le régime de TVA est celui du prestataire, tandis que pour une prestation vendue en sous-traitance, il est celui du vendeur.

Compléments

• La demande d’exonération de TVA est remplie en quatre exemplaires, dont un est conservé, et trois sont envoyés en recommandé avec accusé de réception à la DREETS compétente.

📌 Après accord, les devis, conventions, contrats et factures de formation doivent porter la mention « TVA non applicable, art. 261-4-**4°**a du CGI ».

💡 Astuce mémo

Franchise en base ≠ exonération FP

📖 5. Obligations envers les stagiaires

★ À maîtriser

📌 Les informations demandées à un candidat ou à un stagiaire doivent avoir pour seule finalité d’apprécier son aptitude à suivre la formation et présenter un lien direct et nécessaire avec celle-ci.

📌 Toute personne concourant directement ou indirectement à la formation professionnelle doit être formée aux règles relatives à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et contribuer à leur application.

• Lorsqu’un accident du travail ou de trajet survient à un stagiaire dans l’organisme, sur le trajet ou lors d’un stage pratique en entreprise, la déclaration auprès de la caisse de Sécurité sociale incombe au responsable du centre de formation.

📌 Les stagiaires doivent disposer des équipements de travail nécessaires et, lorsque les risques l’exigent, des équipements de protection individuelle et des vêtements appropriés, dont l’utilisation correcte doit être contrôlée par l’organisme.

Compléments

📌 L’organisme de formation doit vérifier l’affiliation effective de chaque stagiaire à un régime de Sécurité sociale avant son accueil en formation.

📖 6. Bilan et contrôle de l’activité

★ À maîtriser

📌 Tout organisme disposant d’un numéro de déclaration d’activité doit transmettre chaque année à la DREETS, avant le 31 mai de l’année suivante, un bilan pédagogique et financier retraçant ses produits, charges, stagiaires et formations.

• Le contrôle administratif et financier de la DREETS peut porter sur les moyens financiers, techniques et pédagogiques des organismes et sous-traitants, mais non sur la qualité ou les méthodes pédagogiques elles-mêmes.

• Lors d’un contrôle, l’organisme doit notamment présenter l’origine des fonds, la réalité et le rattachement des dépenses, ainsi que les preuves de réalisation des actions comme les émargements et les évaluations prévues.

• Un contrôle peut entraîner l’annulation de la déclaration d’activité, le reversement de sommes au Trésor public ou au cocontractant, des sanctions pénales et une interdiction temporaire ou définitive de diriger un organisme de formation.

Compléments

• Depuis 2019, le bilan pédagogique et financier doit être saisi en ligne, sauf impossibilité d’accès à Internet.

• Le contrôle peut être réalisé sur place ou sur pièces et couvrir l’année en cours ainsi que les trois années précédentes, voire remonter à 10 ans en cas de financement européen.

📖 7. Publicité et informations collectées

📝 Points essentiels

📌 Lorsqu’un organisme mentionne son numéro de déclaration d’activité dans sa publicité, il doit utiliser la formule « Déclaration d’activité enregistrée sous le N°XXXXXXXXXXX, cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ».

📌 La publicité d’une formation ne doit pas induire en erreur sur ses conditions d’accès, son contenu, ses sanctions ou certifications, ni ses modalités de financement.

📖 8. Contrôle et justificatifs exigés

★ À maîtriser

• Lors d’un contrôle, l’organisme doit présenter les documents justifiant les dépenses de formation, notamment les conventions, contrats et factures.

📌 L’organisme doit justifier le rattachement et le bien-fondé des dépenses à ses activités ainsi que la conformité de l’utilisation des fonds aux dispositions législatives et réglementaires.

• Les pièces établissant la réalité des actions comprennent notamment les feuilles d’émargement, les preuves des évaluations des acquis lorsqu’elles sont prévues, et les questionnaires d’évaluation de la satisfaction.

Compléments

• La justification de l’action de formation peut comprendre le rapport entre les besoins et les projets de l’apprenant, les objectifs visés, le programme et la délivrance des attestations.

💡 Astuce mémo

Dépenses → actions → pièces

📖 9. Sanctions du contrôle

★ À maîtriser

📌 Le contrôle peut entraîner l’annulation de la déclaration d’activité lorsque les activités de l’organisme ne relèvent pas de la formation professionnelle ou lorsque le prestataire ne respecte pas les conditions du Code du travail.

• Le rejet de dépenses imputables ou la constatation de prestations de formation inexécutées peut entraîner le reversement de sommes au Trésor public ou au cocontractant.

Compléments

• En cas de refus de se soumettre au contrôle, les sommes à reverser peuvent faire l’objet d’une évaluation d’office après une mise en demeure de lever les obstacles au contrôle.

• Les agents de contrôle peuvent rechercher et constater les infractions pénalement sanctionnées, puis transmettre leurs constats au service chargé du contrôle de l’application de la législation du travail.

💡 Astuce mémo

Refus de contrôle → évaluation d’office

📖 10. Infractions pénalement sanctionnées

★ À maîtriser

• Le défaut de déclaration d’activité, l’absence de déclaration rectificative ou de déclaration de cessation, ainsi que l’absence de justification des titres et qualités des personnels peuvent être pénalement sanctionnés par une amende de 4 500 €.

• L’absence de règlement intérieur, son contenu incomplet ou le non-respect des obligations comptables spécifiques peuvent être sanctionnés par une amende de 4 500 €.

• Le défaut de production annuelle du bilan pédagogique et financier peut être sanctionné par une amende de 4 500 €.

Compléments

• Une publicité irrégulière sur la déclaration d’activité, le caractère imputable des dépenses ou les conditions d’accès et de financement peut entraîner un an d’emprisonnement et une amende de 4 500 €.

• La conclusion absente ou incomplète d’un contrat individuel, l’exigence de paiements interdits et la non-remise des documents obligatoires aux apprenants peuvent être sanctionnées par une amende de 4 500 €.

📖 11. Synthèse du contrôle administratif

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrôle administratif et financier : Les organismes de formation sont soumis à un contrôle administratif et financier exercé notamment par les inspecteurs et contrôleurs du travail, les inspecteurs de la Formation professionnelle et certains agents de l’État.

★ À maîtriser

• Le contrôle porte sur l’ensemble des moyens financiers, techniques et pédagogiques de l’organisme, à l’exclusion de ses qualités pédagogiques.

• Le délai de reprise peut couvrir l’année en cours et les trois années précédentes, ou remonter jusqu’à N-5 lorsqu’une convention pluriannuelle arrive à échéance en N-3.

Compléments

• Le contrôle peut porter sur tout ou partie de l’activité, une période restreinte, tout ou partie des actions de formation ou tout ou partie des dépenses.

• La conservation des documents commerciaux pendant dix ans constitue un délai distinct et plus long qui s’ajoute au délai de contrôle de la formation professionnelle.

💡 Astuce mémo

Contrôle des moyens, pas des qualités pédagogiques

📖 12. Obligations essentielles et cas pratiques

★ À maîtriser

📌 Les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent déclarer leur activité auprès de la DREETS au plus tard dans les trois mois suivant le début de la première formation.

📌 Le numéro de déclaration d’activité doit être utilisé dans les communications avec les clients, mais il ne constitue pas un agrément de l’État.

📌 Un règlement intérieur doit être établi dès la création du prestataire et s’appliquer aux formations dispensées dans ses locaux, à l’extérieur ou à distance.

• La comptabilité de l’organisme doit assurer un suivi comptable et un suivi par catégorie de formation et type de public pour établir chaque année le bilan pédagogique et financier transmis à la DREETS.

• Les documents produits de la commande à la clôture de la formation, notamment la convention, la facture, le programme, les attestations, les feuilles d’émargement et les évaluations, doivent être conservés et présentés en cas de contrôle.

• Pour une formation commandée par une entreprise pour ses salariés, le cadre contractuel reste conclu avec l’entreprise, qui peut faire l’objet d’une convention ou d’un bon de commande.

Compléments

• L’exonération de TVA au titre de la formation professionnelle permet de ne pas payer la taxe, mais elle ne permet pas de récupérer la TVA.

📌 Les informations demandées aux apprenants doivent avoir pour finalité d’apprécier leur aptitude à suivre la formation et présenter un lien direct et nécessaire avec celle-ci.

📌 Une action de coaching intégrée au parcours de formation doit apparaître sur la facture de la prestation de formation et ne nécessite pas une facture séparée.

📊 Tableaux de synthèse

Principales échéances administratives

Obligation	Délai ou fréquence	Destinataire
Déclaration d’activité	Dans les 3 mois ou 90 jours après le premier contrat ou la première convention	DREETS
Modification de la déclaration	Dans les 30 jours	DREETS
Cessation d’activité	Dans les 30 jours	DREETS
Bilan pédagogique et financier	Chaque année avant le 31 mai	DREETS

Principales obligations et sanctions

Obligation	Infraction	Sanction principale
Déclaration d’activité	Défaut ou absence de mise à jour	Amende de 4 500 €
Règlement intérieur	Absence ou contenu incomplet	Amende de 4 500 €
Comptabilité	Absence de comptes annuels ou de suivi distinct	Amende de 4 500 €
Bilan pédagogique et financier	Défaut de production annuelle	Amende de 4 500 €
Publicité de l’offre	Publicité irrégulière ou trompeuse	Un an d’emprisonnement et 4 500 € d’amende