Lernzettel: Gestion de projets : principes et outils essentiels

📋 Plan du Cours

1. Définition et caractéristiques d’un projet
2. Projets vs opérations et triptyque QCD
3. Grandes étapes selon le PMI et livrables
4. Gouvernance des projets et organisations internes
5. Acteurs génériques d’un projet et rôles
6. Outils de pilotage et suivi d’exécution
7. Communication de projet et reporting visuel
8. COPIL : trame, décisions et compte rendu
9. Gestion des risques : matrice et cotation
10. KPI et tableau de bord SMART
11. Amélioration continue Lean et 8 gaspillages
12. DMAIC et outils qualité pour résoudre

📖 1. Définition et caractéristiques d’un projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Projet : Un projet est une action nouvelle et structurée qui transforme méthodiquement une réalité future, avec un objectif à atteindre.
• AFNOR : AFNOR est l’organisme qui formule une définition du projet comme action spécifique, nouvelle et progressive vers une réalité à venir.
• Norme ISO : La norme ISO définit le projet comme un processus unique d’activités coordonnées, maîtrisées et bornées dans le temps.
• Activité non récurrente : Une activité non récurrente correspond à un travail ponctuel et spécifique, typique d’un projet plutôt que d’une activité répétitive.
• Opérations : Les opérations désignent les activités répétitives régies par des standards, procédures et modes opératoires établis.

📝 Points essentiels

• Un projet est une action spécifique et nouvelle, sans équivalent direct déjà disponible dans l’organisation.
• Un projet correspond à un processus unique d’activités coordonnées et maîtrisées.
• Un projet est borné par des dates explicites de début et de fin.
• Un projet vise un objectif conforme à des exigences spécifiques, notamment des contraintes de délais, coûts et ressources.
• Un projet traite un milieu à forte incertitude, car l’environnement est moins connu que dans les opérations.
• Les opérations concernent un milieu répétitif et une organisation stable, avec une incertitude faible car les activités sont déjà connues et maîtrisées.

💡 Astuce mémo

Projet = Nouveau + Borné (début/fin) + Exigences (délais/coûts/ressources) ; Opérations = Répétitif + Stable + Faible incertitude.

📖 2. Projets vs opérations et triptyque QCD

🔑 Notions clés & Définitions

• Projet : Un projet est une démarche bornée dans le temps, avec un objectif final et des exigences spécifiques à atteindre malgré une forte incertitude.
• Opérations : Les opérations sont des activités répétitives, menées dans un environnement stable, avec une incertitude faible et des résultats attendus.
• Triptyque QCD : Le triptyque QCD regroupe les trois critères de pilotage d’un projet : coûts, qualité et délais.
• Bon sens de pilotage : Le bon sens de pilotage désigne l’ajustement continu du déroulement du projet pour éviter les pièges et anticiper les risques tout en gardant l’objectif en vue.
• Charte projet : La charte projet est le document qui formalise le lancement et fixe les grandes lignes du projet, notamment coûts, qualité et délais.

📝 Points essentiels

• Un projet se déroule dans un milieu plutôt inconnu et innovant, alors que les opérations se déroulent dans un milieu répétitif et stable.
• L’incertitude est forte en projet et faible en opérations, car les activités sont respectivement à explorer ou déjà connues et maîtrisées.
• Le cash-flow est négatif en projet (création du futur) et positif en opérations (faire vivre l’organisation aujourd’hui).
• La temporalité d’un projet vise la création du futur, tandis que celle des opérations vise la continuité du fonctionnement présent.
• En début de projet, l’incertitude sur le résultat est forte mais la capacité d’action existe, alors qu’en fin de projet l’incertitude baisse mais la capacité d’action se réduit.
• Le pilotage d’un projet vise à maintenir une bonne dose de bon sens pour ajuster en continu, anticiper risques et menaces, et rester aligné sur les objectifs prévus.

💡 Astuce mémo

Projet = futur + incertitude + action disponible au départ ; Opérations = présent + répétition + incertitude faible.

📖 3. Grandes étapes selon le PMI et livrables

🔑 Notions clés & Définitions

• Charte projet : Document de cadrage qui autorise et structure le lancement du projet selon le PMI.
• Kick off Meeting : Réunion de démarrage qui aligne l’équipe et les parties prenantes sur le projet et son fonctionnement.
• Phase d’exécution et de contrôle : Phase PMI où l’on réalise les activités prévues, tout en mesurant l’avancement et en pilotant les écarts.
• COPIL – Suivi KPI : Instance de gouvernance qui suit des indicateurs (KPI) et valide le pilotage du projet.
• Change Board : Instance de décision qui évalue les demandes de changement et tranche sur leur acceptation ou refus.

📝 Points essentiels

• Le PMI structure les grandes étapes autour de la charte projet, du kick off meeting, puis d’une phase d’exécution (et contrôle) la plus longue.
• La phase d’exécution vise à réaliser les activités du PMP, avec des livraisons intermédiaires possibles.
• Le pilotage consiste à comparer l’avancement à une référence, puis à acter les écarts via des correctifs.
• Les changements sont gérés avec une logique ok/nok, et le PMP peut être modifié si nécessaire.
• La gouvernance se matérialise notamment par un COPIL avec suivi KPI et par des jalons et livraisons intermédiaires.
• La clôture sert à établir le bilan, confirmer l’acceptation formelle, libérer les ressources, mettre à jour/archiver la documentation et gérer le transfert des connaissances.

💡 Astuce mémo

Charte → Kick-off → Exécution/Contrôle (la plus longue) → COPIL/KPI + Jalons + Change Board → Clôture (bilan + acceptation + archivage).

📖 4. Gouvernance des projets et organisations internes

🔑 Notions clés & Définitions

• Sponsor de projet : Le sponsor de projet est un acteur de niveau hiérarchique supérieur qui porte politiquement le projet et le défend en amont.
• MOA : La MOA est l’entité porteuse du besoin qui représente les utilisateurs finaux et formule l’expression fonctionnelle.
• AMOA : L’AMOA assiste la MOA dans la définition et le cadrage du besoin, notamment sur les aspects fonctionnels.
• COPIL : Le COPIL est un comité de pilotage qui réunit des représentants pour suivre le projet et valider les choix clés.
• MOE : La MOE est l’entité responsable de la réalisation, en aval de la MOA, pour construire et coordonner les travaux jusqu’à la fin.

📝 Points essentiels

• Le sponsor de projet est généralement plus haut placé que le chef de projet et a souvent été à l’origine de la demande initiale.
• La MOA représente les utilisateurs finaux et porte la responsabilité de l’expression fonctionnelle plutôt que technique.
• La MOA définit l’objectif du projet, son calendrier et son budget.
• Le résultat attendu du projet correspond à la réalisation d’un produit appelé ouvrage.
• Le COPIL regroupe des personnes dont fait partie le chef de projet et veille au bon fonctionnement du projet.
• Le COPIL s’appuie sur des métriques issues des activités du projet pour prendre des décisions concrètes.

💡 Astuce mémo

Sponsor = “défenseur” en haut hiérarchique ; MOA = “besoin” côté utilisateurs ; MOE = “réalisation” côté exécution.

📖 5. Acteurs génériques d’un projet et rôles

🔑 Notions clés & Définitions

• Charte projet : Document de cadrage qui fixe le cadre du projet et sert de référence pour aligner l’équipe sur les objectifs, le périmètre et les responsabilités.
• Kick off meeting : Réunion de lancement qui aligne les membres sur les attentes, les modalités de travail et les prochaines étapes du projet.
• COPIL : Instance de pilotage qui suit l’avancement, valide les décisions clés et arbitre les sujets importants du projet.
• Change Board : Groupe chargé d’examiner les demandes de changement et de décider si elles sont acceptées ou refusées.
• Courbe en S : Représentation graphique qui synthétise l’avancement du projet en reliant budget, planning et livrables pour comparer prévu et réalisé.

📝 Points essentiels

• Un plan de projet détaillé complète la charte en précisant qui fait quoi, quand, et comment chaque contribution s’inscrit dans le périmètre global.
• La phase d’exécution est la plus longue et fonctionne comme une phase adaptative, avec boucles de contrôle et d’ajustement.
• Le pilotage pendant l’exécution vise à réaliser les activités du PMP, contrôler l’avancement vs référence, et acter les correctifs si nécessaire.
• La gestion des changements pendant l’exécution suit une logique d’acceptation/refus, puis mise à jour du PMP si le changement est validé.
• La courbe en S compare au jour le jour ce qui est prévu, ce qui a été fait et ce que cela a coûté, via une visualisation graphique en forme de S.

💡 Astuce mémo

Charte = cadre, Kick-off = alignement, COPIL = décisions, Change Board = changements, Courbe en S = prévu vs fait vs coût (S).

📖 6. Outils de pilotage et suivi d’exécution

🔑 Notions clés & Définitions

• Courbe en S : Courbe en S : visualisation synthétique de l’avancement d’un projet en comparant plan, coût réel et valeur acquise au regard du planning.
• Valeur acquise : Valeur acquise : indicateur qui mesure la part du travail réellement réalisée exprimée en valeur par rapport au plan.
• Tableau de suivi des actions : Tableau de suivi des actions : outil de traçabilité qui permet de contrôler les actions à réaliser et de suivre leur état pendant les réunions.
• Registre des risques : Registre des risques : document structurant l’identification, la cotation et les actions associées aux risques d’un projet.
• Matrice des risques : Matrice des risques : représentation croisant probabilité et impact pour prioriser les risques et guider les décisions de traitement.

📝 Points essentiels

• Le pilotage consiste à comparer au jour le jour ce qui est prévu, ce qui a été fait et ce que cela a coûté pour en tirer un enseignement prospectif.
• La courbe en S repose sur un suivi sous-jacent du budget, du planning et des livrables, sans remplacer un suivi fin de ces éléments.
• La courbe en S comporte trois courbes : plan (budget), coût réel et avancement réel (valeur acquise).
• Cas 1 « Tout va bien » : le projet est en avance et dépense moins que budgété, avec une valeur acquise au-dessus du coût prévu et du coût réel.
• Cas 2 « Rien ne va plus » : le projet est en retard et en surcoût, avec une valeur acquise en dessous du coût prévu et du coût réel.
• Cas 3 « Trop cher mais plus vite que prévu » : le projet est en surcoût malgré l’avance, avec valeur acquise en dessous du coût réel mais au-dessus du coût prévu.

💡 Astuce mémo

S comme « prévu vs fait vs coût » : si la courbe monte proprement, tout suit ; si elle croise mal, ça dérape.

📖 7. Communication de projet et reporting visuel

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre des risques : Outil de suivi qui centralise les risques d’un projet avec leur description, leur cotation et les actions associées.
• Matrice des risques : Représentation visuelle qui place chaque risque selon sa probabilité et son impact pour prioriser les actions.
• Roue Deming PDCA : Cycle d’amélioration continue qui organise l’action en boucles Planifier, Déployer, Contrôler, Ajuster.
• KPI : Indicateurs de performance choisis pour mesurer l’avancement et les résultats d’un projet, puis suivis régulièrement via un tableau de bord.
• Tableau de bord : Outil de communication visuelle qui regroupe des KPI pour piloter le projet et faciliter le contrôle régulier.

📝 Points essentiels

• Le processus d’analyse des risques suit une logique itérative : Planifier, Identifier, Coter, Agir, Surveiller.
• La cotation 3-6-9 associe 3 à Peu probable/Peu d’impact, 6 à Moyennement probable/Impact moyen, et 9 à Fortement probable/Fort impact.
• Le score global d’un risque se calcule comme le produit Proba × Impact.
• La matrice des risques sert en présentation à montrer les risques (ID) et leur positionnement pour prioriser.
• Les KPI sont sélectionnés dès l’initialisation et doivent être SMART.
• Les KPI sont analysés régulièrement et servent d’outil de contrôle principal, notamment via un tableau de bord partagé.

💡 Astuce mémo

PDCA = Planifier → Identifier/Agir → Contrôler/Surveiller (boucle d’amélioration).

📖 8. COPIL : trame, décisions et compte rendu

🔑 Notions clés & Définitions

• Flash report : Document visuel synthétique qui présente l’avancement du projet et est diffusé fréquemment aux parties prenantes pertinentes.
• Bash board partagé : Support de management visuel partagé qui facilite la communication et le suivi de l’avancement entre équipes et parties prenantes.
• Time keeper : Rôle dédié au respect du temps pendant la réunion, pour tenir le rythme et éviter les débordements.
• Scribe : Rôle chargé de prendre des notes pendant la réunion afin de produire un compte rendu exploitable.
• Compte rendu (CR) : Document rédigé à partir des échanges qui formalise les décisions, les actions et les prochaines étapes du comité.

📝 Points essentiels

• Le COPIL doit inclure la date, la liste des participants, les excusés et les absents éventuels.
• Le COPIL commence par un rappel des décisions prises lors du comité précédent.
• L’ordre du jour du COPIL du jour doit exposer les décisions à prendre et les sujets associés.
• La trame COPIL couvre l’avancement : actions réalisées, actions restantes, difficultés majeures, réussites et jalons passés.
• Le COPIL traite aussi les performances sur budget, délais et qualité, puis les difficultés nécessitant des décisions (changement de périmètre, ressources, modification de planning, etc.).
• Le COPIL se termine par la liste des décisions à prendre, les questions éventuelles, la programmation de la prochaine réunion et la conclusion.

💡 Astuce mémo

Trame COPIL = D-P-A-Q-D : Date/participants, décisions précédentes, Avancement, Qualité-budget-délais, Décisions à prendre.

📖 9. Gestion des risques : matrice et cotation

🔑 Notions clés & Définitions

• Matrice de risques : Matrice de risques : tableau qui croise la probabilité d’un événement et sa gravité pour prioriser les actions.
• Cotation des risques : Cotation des risques : méthode de notation qui transforme probabilité et impact en un score pour classer les risques.
• Probabilité : Probabilité : mesure de la fréquence ou de la chance qu’un événement indésirable survienne.
• Gravité : Gravité : niveau de conséquences attendu si l’événement se produit.

📝 Points essentiels

• La matrice sert à prioriser les risques en combinant probabilité et gravité plutôt que d’évaluer chaque risque isolément.
• La cotation convertit les critères (probabilité, gravité) en un score ou une classe pour comparer rapidement les risques.
• Une cotation cohérente suppose des échelles identiques pour tous les risques afin d’éviter les classements arbitraires.
• Les risques les plus prioritaires sont ceux qui combinent une probabilité élevée et une gravité forte.
• La matrice et la cotation facilitent le passage à l’action en reliant l’évaluation à la décision de traiter, surveiller ou accepter un risque.

💡 Astuce mémo

Probabilité × Gravité = Priorité (P×G).

📖 10. KPI et tableau de bord SMART

🔑 Notions clés & Définitions

• KPI : Indicateur de performance mesurant un résultat ou un comportement pour piloter l’activité.
• Tableau de bord : Ensemble d’indicateurs regroupés pour suivre l’avancement, repérer les écarts et décider.
• SMART : Cadre de formulation d’objectifs et d’indicateurs pour qu’ils soient spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et datés.
• DMAIC : Méthode structurée d’amélioration continue en cinq étapes : Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler.

📝 Points essentiels

• Un tableau de bord sert à suivre en continu les conditions de travail et le temps de travail, avec une organisation, propreté et sécurité du plan de travail.
• Les KPI doivent être reliés à un objectif clair et à un suivi dans le temps pour maintenir les gains après amélioration.
• DMAIC commence par la définition du problème et du but, puis mesure l’ampleur et la traduction terrain du problème.
• DMAIC impose d’identifier les causes profondes et de préciser où, quand et comment les défauts apparaissent.
• DMAIC se termine par le contrôle, c’est-à-dire le maintien dans le temps des gains obtenus.
• Les outils DMAIC sont répartis par phase : QQOQCP et VOC en Définir, VSM et cartes de contrôle en Mesurer, Pareto et Ishikawa en Analyser, puis PDCA/5S/Brainstorming en Innover, et RACI/standardisation en Contrôler.

💡 Astuce mémo

SMART = S-M-A-R-T : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Temporel.

📖 11. Amélioration continue Lean et 8 gaspillages

🔑 Notions clés & Définitions

• DMAIC : DMAIC est une démarche structurée d’amélioration continue en cinq phases, utilisée pour résoudre un problème de qualité de façon progressive.
• VOC : VOC désigne la Voix du client, une démarche d’écoute des clients et parties prenantes pour collecter besoins et ressentis.
• QQOQCP : QQOQCP est une méthode empirique de caractérisation d’un problème à partir de six questions guidées.
• Y (Lean) : Dans le Lean, les Y sont les sorties, c’est-à-dire les mesures sur lesquelles on cherche à agir.
• SIPOC : SIPOC est un outil qui décrit un processus en cinq éléments pour clarifier fournisseurs, entrées, processus, sorties et clients.

📝 Points essentiels

• DMAIC se déroule en phases successives : Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler, chacune avec des outils adaptés.
• VOC se fait en quatre étapes : préparation, rencontres, prise de mesure, analyse puis plan d’action.
• QQOQCP couvre six questions : Quel est le problème, Qui est impacté, Où, Quand, Comment, Pourquoi.
• Les Y doivent être mesurables et servent de base à la définition d’une valeur actuelle et d’une cible.
• SIPOC décrit un processus avec 5 à 10 étapes et aide à cadrer le périmètre (Supplier, Input, Process, Output, Customer).
• Le flowchart (diagramme de flux) visualise le processus et sert à repérer des améliorations et à montrer la cible à atteindre.

💡 Astuce mémo

DMAIC = Définir→Mesurer→Analyser→Innover→Contrôler ; VOC = Préparer→Rencontrer→Mesurer→Analyser→Agir.

📖 12. DMAIC et outils qualité pour résoudre

🔑 Notions clés & Définitions

• DMAIC : DMAIC est une démarche d’amélioration continue structurée en phases pour définir, mesurer, analyser, améliorer puis contrôler un processus.
• Diagramme de Pareto : Le diagramme de Pareto est un graphique qui classe les causes ou effets par importance décroissante pour repérer les plus déterminants.
• Loi de Pareto : La loi de Pareto décrit une répartition où une petite part des causes explique une grande part des effets observés.
• 5P : La méthode des 5P consiste à poser cinq fois la question « pourquoi ? » pour remonter jusqu’aux causes racines.
• Diagramme d’Ishikawa : Le diagramme d’Ishikawa est un outil causes-effets qui organise les causes primaires et secondaires d’un problème.

📝 Points essentiels

• Le diagramme de Pareto classe les effets des plus importants vers les moins importants pour prioriser l’action.
• Le diagramme de Pareto peut inclure une courbe de cumul des effets pour visualiser la contribution progressive.
• La loi de Pareto est associée à l’économiste italien Vilfredo Pareto et à l’idée du 80-20.
• La méthode 5P vise à éviter les réponses superficielles en identifiant des causes racines actionnables.
• Le nombre de « pourquoi » (5) n’est pas une constante : il s’adapte à la question posée.
• Le diagramme d’Ishikawa (aussi appelé causes-effets, poisson ou 6M) sert à visualiser les causes primaires et secondaires d’un problème.

💡 Astuce mémo

Pareto = « trier puis agir » ; 5P = « pourquoi jusqu’au fond » ; Ishikawa = « poisson des causes ».

📊 Tableaux de synthèse

Projets vs opérations

Critère	Projet	Opérations
Milieu	Inconnu, innovant	Répétitif, organisation stable
Incertitude	Forte	Faible (activités connues et maîtrisées)
Cash-flow	Négatif	Positif
Temporalité	Créer le futur	Faire vivre la boîte aujourd’hui
Action au départ/fin	Incertitude forte mais capacité d’action disponible au départ ; incertitude faible mais capacité d’action limitée en fin
Caractère de l’activité	Activité non récurrente	Activités récurrentes régies par standards/procédures

Organisation matricielle (intensité projet)

Type	Caractéristique	Positionnement
Faible	Proche du fonctionnel	Tirée par la fonction
Équilibrée	Combinaison fonctionnel/projet	Équilibre entre fonction et projet
Forte	Fortement tirée par les projets	Tirée par les projets

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre projet et opérations : un projet est non récurrent et innovant, alors que les opérations sont répétitives et régies par des standards.
2. Croire que la courbe en S remplace un suivi fin : elle repose sur un suivi sous-jacent budget/planning/livrables et ne s’y substitue pas.
3. Inverser les positions MOA/MOE : la MOA porte le besoin et l’expression fonctionnelle, la MOE réalise et coordonne en aval.
4. Mélanger COPIL et Change Board : le COPIL suit/valide et arbitre via décisions clés, le Change Board tranche l’acceptation/refus des changements.
5. Penser que le score de risque est juste “probabilité + impact” : la cotation 3-6-9 utilise Proba × Impact (Global).
6. Se tromper sur les cas de la courbe en S : “Tout va bien” implique valeur acquise au-dessus du coût prévu et du coût réel.
7. Penser que DMAIC impose un nombre fixe de “pourquoi” : le 5P est une méthode de 5 pourquoi, mais le cours précise que le nombre n’est pas une constante (adaptable à la question).

✅ Checklist Examen

1. Définir un projet avec AFNOR et/ou la norme ISO : action spécifique/nouvelle, processus unique, dates de début/fin, objectif conforme à des exigences (délais/coûts/ressources).
2. Distinguer projet vs opérations : milieu, niveau d’incertitude, cash-flow, temporalité, et caractère non récurrent vs récurrent.
3. Expliquer le triptyque coûts–qualité–délais et le rôle du “bon sens” dans le pilotage (ajustement, anticipation risques/menaces, vision sur objectifs).
4. Lister les grandes étapes PMI dans l’ordre : charte projet, kick off meeting, planification (PMP), exécution/contrôle (phase la plus longue), COPIL/KPI/jalons/Change Board, clôture.
5. Savoir ce que contient la charte projet et ce que le kick off permet de lancer officiellement (référence coûts/qualité/délais agréée).
6. Décrire le plan de management de projet (PMP) : document de référence “quoi et comment”, utilisé pour calculer les écarts et maintenir l’équipe alignée.
7. Connaître les organisations internes possibles (fonctionnelle, par projets, matricielle) et les 3 niveaux de matrice (faible/équilibrée/forte) avec leur logique de pilotage.
8. Identifier les acteurs génériques et leurs responsabilités : sponsor/commanditaire/MOA (besoin, expression fonctionnelle), AMOA (assistance), chef de projet/MOE (réalisation), COPIL, directeur de programme, parties pren.
9. Expliquer la courbe en S : comparaison “ce qui est prévu” vs “ce qui a été fait” vs “ce que cela a coûté”, avec 3 courbes (plan/budget, coût réel, avancement réel/valeur acquise).
10. Reconnaître les 3 cas principaux de la courbe en S (Tout va bien, Rien ne va plus, Trop cher mais plus vite que prévu) et leurs conditions sur valeur acquise vs coûts prévu/réel.
11. Décrire le suivi des actions et le tableau de suivi des actions : traçabilité, utilisation en réunions, contrôle des actions à faire.
12. Expliquer la gestion des risques : processus itératif Planifier > Identifier > Coter > Agir > Surveiller, cotation 3-6-9, Global = Proba × Impact, et rôle registre/matrice.
13. Maîtriser la communication et la gouvernance de réunion : flash report, bash board partagé, rôles time keeper et scribe, et trame COPIL (date/participants, décisions précédentes, avancement, budget/délais/qualité, points
14. Expliquer l’amélioration continue et Lean : DMAIC (phases), VOC (4 étapes), QQOQCP (6 questions), SIPOC (5 éléments), Pareto (80-20), 5P, Ishikawa (6M).