Lernzettel: Gestion stratégique des achats

📋 Plan du Cours

1. Matrice des achats
2. Préparation des points à négocier
3. Marges et coefficient multiplicateur
4. Arguments de négociation
5. Clauses du contrat d’achat
6. Avenants contractuels

📖 1. Matrice des achats

🔑 Notions clés & Définitions

• Matrice des achats : La matrice des achats est un outil qui analyse le portefeuille achats et aide à repérer forces, faiblesses et risques du service achats.
• Indice d’engagement financier : L’indice d’engagement financier mesure le niveau de dépenses d’une famille d’achats, exprimé via ses dépenses annuelles (en valeur ou en pourcentage).
• Indice de complexité du marché : L’indice de complexité du marché classe les familles selon la difficulté liée au marché, selon une échelle imposée par le responsable.

📝 Points essentiels

• La matrice classe chaque famille d’achats avec deux critères: l’indice d’engagement financier et l’indice de complexité du marché.
• Le calcul chiffré d’engagement peut suivre la forme indiquée: $70\,300/142\,600=28\,400/142\,600$.
• L’indice proposé va de 1 à 0 selon la contrainte: 1 correspond à une contrainte forte et 0 à une contrainte faible.
• Le remplissage du tableau combine dépenses annuelles et deux indices pour ensuite produire le graphique de positionnement des familles.

💡 Astuce mémo

Engagement + Complexité = portrait du risque des familles.

📖 2. Préparation des points à négocier

🔑 Notions clés & Définitions

• Cahier des charges : Le cahier des charges formalise le besoin et sert de référence pour juger si la qualité, le prix ou les conditions proposées répondent aux attentes.
• Marge commerciale : La marge commerciale est la différence entre le prix de vente HT et le coût d’achat des marchandises.
• Taux de marque : Le taux de marque mesure la part de la marge commerciale dans le prix de vente HT.
• Service après-vente : Le service après-vente regroupe les engagements de garantie, dépannage, retour ou conditions associées à l’exécution après livraison.

📝 Points essentiels

• La négociation part des objectifs de l’entreprise et vise à couvrir qualité, prix, frais annexes, délais, conditions de règlement, et service après-vente.
• La qualité se vérifie par rapport au cahier des charges car un écart de niveau modifie le prix proposé.
• Le prix doit intégrer les réductions (remises par quantités, ristournes par chiffre d’affaires) et inclure les frais (livraison, installation, assurance, formation) dans le prix global.
• Les conditions de règlement se négocient en jours de délai et en escomptes éventuels, avec une possibilité de simplification via paiement par EDI.
• Les délais de livraison peuvent être adaptés selon l’urgence et permettre des livraisons cadencées selon le type de produit.

💡 Astuce mémo

Qualité, Prix, Délais, Paiement, SAV: QPDPS pour ne rien oublier.

📖 3. Marges et coefficient multiplicateur

🔑 Notions clés & Définitions

• Taux de marge : Le taux de marge exprime le gain (marge commerciale) en pourcentage du prix d’achat HT.
• Coefficient multiplicateur : Le coefficient multiplicateur permet de passer du prix d’achat HT au prix de vente HT pour éviter de vendre à perte.

📝 Points essentiels

• Formule des composantes: marge commerciale = CA HT − coût d’achat, et taux de marque = (marge commerciale × 100) / prix de vente HT.
• Formule taux de marge: taux de marge = (marge commerciale × 100) / prix d’achat HT.
• Formule du coefficient multiplicateur: coefficient = $100/(100-\text{taux de marque})$ pour obtenir $\text{prix de vente HT}=\text{prix d’achat HT} \times \text{coefficient}$.
• Exercice 1: avec prix de vente 52 000€ HT et prix d’achat 24 000€ HT, le coefficient multiplicateur vaut 2,17.
• Exercice 2: avec prix de vente 352€ HT et prix d’achat 227€ HT, le coefficient multiplicateur vaut 1,55.

💡 Astuce mémo

Coefficient = 100 divisé par (100 − taux de marque).

📖 4. Arguments de négociation

🔑 Notions clés & Définitions

• Arguments généraux : Les arguments généraux sont des éléments liés à l’entreprise (solidité, image, contrats, certifications) mobilisables pour influencer le fournisseur.
• Arguments spécifiques au produit : Les arguments spécifiques au produit regroupent des éléments directement liés aux livraisons, à la qualité de service et à l’évolution des besoins.
• Fidélité envers les partenaires : La fidélité envers les partenaires est présentée comme un gage de partenariats durables dans la logique de négociation.

📝 Points essentiels

• Les arguments généraux peuvent inclure la stabilité financière, la notoriété, une certification, la fidélité, des prévisions de futurs contrats, ou l’appartenance à un groupe.
• Les arguments spécifiques au produit peuvent inclure des commandes régulières pour aider le fournisseur à anticiper, et des précisions sur l’organisation le jour des livraisons.
• Les besoins susceptibles d’évoluer en quantité constituent un levier pour orienter le fournisseur sur sa capacité à répondre.
• Le respect des délais de paiement et la possibilité de payer par EDI peuvent être utilisés comme éléments de confiance et de facilitation.
• Une trame de négociation regroupe des lignes par produit avec prix, conditions de transport, modalités et délai de paiement, et service après-vente.

💡 Astuce mémo

Généraux = crédibilité entreprise; Spécifiques = prévisibilité livraison.

📖 5. Clauses du contrat d’achat

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrat d’achat : Le contrat d’achat est un document commercial signé entre acheteur et fournisseur pour fixer par écrit leurs engagements et avoir une valeur juridique.
• Clauses essentielles : Les clauses essentielles précisent l’objet, la date d’entrée en vigueur, les obligations, et les règles financières et de transfert dans la relation.
• Pénalités de retard : Les pénalités de retard sont des sanctions prévues si les délais de livraison ou les normes de qualité ne sont pas respectés.
• Avenant : L’avenant est un acte juridique signé par les deux parties qui permet de faire évoluer les termes d’un contrat.

📝 Points essentiels

• Le contrat d’achat doit être clair, exhaustif et équilibré pour transcrire fidèlement les points techniques et commerciaux négociés.
• Le contrat d’achat n’est pas obligatoire: certaines entreprises le font valider par un juriste.
• Le contrat crée un lien juridique et organise notamment transfert de propriété et transfert des risques, avec des règles liées au calendrier et au paiement complet.
• Les modalités financières doivent couvrir prix, révision et indexation, ainsi que les délais de paiement.
• Le contrat prévoit aussi des conditions de résiliation ou résolution et des procédures de règlement des conflits pour prévenir l’évolution de la prestation.

💡 Astuce mémo

3C du contrat: Clair, Exhaustif, Équilibré.

📖 6. Avenants contractuels

🔑 Notions clés & Définitions

• Modification unilatérale : Une modification unilatérale d’un contrat n’est pas permise: toute évolution exige un accord des parties.
• Avenant contractuel : Un avenant contractuel est le document signé par les deux parties qui actualise des termes du contrat.
• Acte juridique : Un avenant contractuel est un acte juridique destiné à faire évoluer les engagements du contrat initial.

📝 Points essentiels

• Un contrat ne peut pas être modifié unilatéralement: les parties prévoient les modalités d’évolution.
• Le contrat peut être modifié par avenant rédigé puis signé par les deux parties.
• L’avenant sert précisément à faire évoluer les termes du contrat sans remplacer toute la démarche contractuelle.
• Le cadre d’évolution doit rester cohérent avec les clauses et points négociés précédemment entre acheteur et fournisseur.

💡 Astuce mémo

Même contrat, mais changement = avenant signé par les deux.

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre marge commerciale et taux de marque: la marge est en euros, alors que le taux de marque est un pourcentage lié au prix de vente HT.
2. Calculer le coefficient multiplicateur à partir du taux de marge au lieu du taux de marque: la formule donnée utilise le taux de marque.
3. Oublier que les frais (livraison, installation, assurance, formation) participent au prix global lors de la vérification du prix.
4. Croire que le contrat d’achat est toujours obligatoire: le document peut être remplacé par un bon de commande selon la complexité de l’achat.
5. Penser qu’on peut modifier un contrat seul: une évolution nécessite un avenant signé par les deux parties.
6. Négocier la qualité sans comparer au cahier des charges: un écart de niveau impacte directement le prix.
7. Rater l’objectif de hiérarchisation: commencer par des points secondaires réduit le risque de détériorer le climat relationnel.

✅ Checklist Examen

1. Rappeler les deux critères de classement des familles d’achats dans la matrice (indice d’engagement financier et indice de complexité du marché).
2. Décrire à quoi sert la matrice des achats pour le service achats (analyse du portefeuille et diagnostic forces, faiblesses, risques).
3. Expliquer comment la qualité proposée est vérifiée par rapport au cahier des charges et pourquoi un écart modifie le prix.
4. Identifier les éléments à intégrer dans la vérification du prix (réductions commerciales et frais annexes participant au prix global).
5. Indiquer les points de négociation liés aux délais de livraison et à la possibilité de livraisons cadencées ou d’adaptation à l’urgence.
6. Lister les points de négociation des conditions de règlement (jours de délai et escomptes éventuels) et la possibilité de paiement par EDI.
7. Calculer la marge commerciale à partir du prix de vente HT et du coût d’achat.
8. Calculer le taux de marge à partir de la marge commerciale et du prix d’achat HT.
9. Calculer le taux de marque à partir de la marge commerciale et du prix de vente HT.
10. Calculer le coefficient multiplicateur avec la formule $100/(100-\text{taux de marque})$ et en déduire le prix de vente HT.
11. Justifier quel type d’arguments utiliser: distinguer arguments généraux et arguments spécifiques au produit.
12. Reconnaître les objectifs de préparation de la négociation (objectifs, acteurs, arguments, stratégie) et citer au moins une stratégie compétitive et une stratégie coopérative.
13. Citer les 3 principes d’un contrat d’achat (clair, exhaustif, équilibré) et expliquer pourquoi il a une valeur juridique.
14. Lister des clauses essentielles attendues dans le contrat d’achat (objet, entrée en vigueur, obligations, transfert de propriété/risques, durée, modalités financières).