Lernzettel: Les fondamentaux du montage touristique

📋 Plan du Cours

1. Trois phases du montage d’une prestation
2. Recherche d’informations destination produit tarifs
3. Sélection des prestataires critères de choix
4. Allotement affrètement achat ferme rétrocession
5. Montage avec un réceptif ou plusieurs fournisseurs
6. Négociation distributive et coopérative
7. Tableaux synoptiques et tableaux d’itinéraire
8. Calculs d’itinéraire distance temps et horaires
9. Contraintes de programme visites et journées repos
10. Exercices et auto-évaluation sur le montage

📖 1. Trois phases du montage d’une prestation

🔑 Notions clés & Définitions

• Recherche des informations : Phase du montage qui consiste à collecter les données nécessaires avant d’acheter et d’assembler les prestations touristiques.
• Sélection des prestataires : Phase du montage où le voyagiste choisit les fournisseurs en évaluant des critères comme la qualité, la fiabilité et le prix.
• Négociation d’achat : Phase du montage où le voyagiste discute les conditions d’achat avec les prestataires pour obtenir des accords adaptés.
• Assemblage des prestations : Phase du montage qui consiste à combiner les prestations achetées pour construire une offre cohérente.
• Planification de l’itinéraire : Phase du montage qui organise l’enchaînement des étapes du voyage afin de former un parcours logique.

📝 Points essentiels

• Le montage d’une prestation touristique se déroule en trois phases : recherche d’informations, sélection/négociation d’achat, puis assemblage et planification de l’itinéraire.
• La recherche d’informations porte sur trois domaines : informations générales sur la destination, informations sur le produit, et informations tarifaires.
• Les informations générales servent à proposer une offre de qualité et peuvent venir de guides, sites de destinations, sites d’ambassades et consulats, publications professionnelles, cartes et autres sources.
• Pour la France, des sources citées sont Atout France, les offices de tourisme, ainsi que les comités régionaux et départementaux de tourisme.
• La recherche d’informations s’appuie aussi sur une veille via plusieurs outils, notamment moteurs de recherche, annuaires thématiques et newsletters professionnelles.
• Lors de la sélection des prestataires, les critères examinés incluent qualité, fiabilité, prix et souplesse.

💡 Astuce mémo

Ordre à mémoriser : Info → Prestataires (choix + achat) → Assemblage (itinéraire).

📖 2. Recherche d’informations destination produit tarifs

🔑 Notions clés & Définitions

• Atout France : Organisme français qui fournit des informations utiles pour préparer et documenter une destination en France.
• Offices de tourisme : Réseau local qui diffuse des informations pratiques et culturelles pour connaître une destination et ses offres.
• Comités régionaux et départementaux de tourisme : Structures territoriales qui publient des données et contenus pour aider à la préparation de voyages.
• Tour Hebdo : Newsletter professionnelle citée comme source de veille pour les acteurs du tourisme.
• Echo Touristique : Newsletter professionnelle citée comme source de veille pour les acteurs du tourisme.

📝 Points essentiels

• Internet est la source principale pour rechercher des informations sur une destination et construire une veille multi-outils.
• Une veille peut s’appuyer sur des moteurs de recherche, des annuaires thématiques, des newsletters professionnelles et des réseaux sociaux.
• Pour créer un produit sur mesure, le conseiller recherche l’accès à la destination et des détails pratiques via cartographie et sources officielles.
• Les informations produit couvrent aussi les fournisseurs sur place (réceptifs, associations, TO spécialisés) et les transporteurs desservant la destination.
• Les informations tarifaires servent à estimer les prix du marché via étude de concurrence et monitoring des prix hébergements et transports.
• La recherche de prestataires se fait notamment via revues touristiques, offices de tourisme, Icotour et bouche-à-oreille, et de plus en plus via réseaux sociaux.

💡 Astuce mémo

Veille multi-sources = Moteur + Annuaire + Newsletters + Réseaux (MANR).

📖 3. Sélection des prestataires critères de choix

🔑 Notions clés & Définitions

• Allotement transport aérien : Contrat qui réserve un contingent de sièges sur un vol pour un tour-opérateur, avec des règles de gestion des sièges invendus.
• Rétrocession de sièges invendus : Mécanisme contractuel permettant au tour-opérateur de céder une partie des sièges non utilisés selon des conditions négociées.
• Achat ferme de sièges : Engagement d’achat sans possibilité de rétrocession, utilisé quand l’allotement n’est pas autorisé sur certains vols très demandés.
• Affrètement d’appareil : Location d’un avion pour une durée définie, permettant au tour-opérateur de revendre des places si la demande est insuffisante.
• Allotement hôtelier : Réservation de chambres (ou contingents) sur une période donnée, souvent liée à une date de rétrocession.

📝 Points essentiels

• Plus le nombre de places en allotement est élevé, plus le tour-opérateur obtient généralement des tarifs avantageux auprès du transporteur.
• Le contrat d’allotement peut prévoir des pénalités et acomptes selon le moment de l’annulation, avec des montants qui peuvent aller jusqu’à 100% du tarif.
• En annulation partielle, une partie des places peut être annulée sans frais jusqu’à un certain délai, puis des pénalités s’appliquent par place annulée.
• Sur certains trajets très demandés, l’allotement peut être refusé par la compagnie, et la seule solution pour des places garanties est l’achat ferme sans rétrocession.
• L’affrètement consiste à louer un avion pour une durée définie, et le tour-opérateur peut revendre des places à un autre voyagiste ou vendre en vol sec si l’avion n’est pas rempli.
• En hôtellerie, l’allotement peut être associé à une date de rétrocession, après laquelle l’hôtel récupère les chambres pour les vendre via d’autres canaux (plateformes, clients directs).

💡 Astuce mémo

Allotement = flexible (rétrocession possible) ; Achat ferme = verrouillé (zéro rétrocession) ; Affrètement = avion loué ; Hôtel = chambres + date de rétrocession.

📖 4. Allotement affrètement achat ferme rétrocession

🔑 Notions clés & Définitions

• Allotement : L’allotement est une réservation de capacité (souvent des sièges) par un voyagiste auprès d’un transporteur pour revendre ensuite aux clients.
• Affrètement : L’affrètement est la mise à disposition d’un appareil au voyagiste, qui organise ensuite l’offre pour ses clients.
• Achat ferme : L’achat ferme correspond à un engagement forfaitaire du voyagiste sur un volume ou un prix, avec revente ultérieure.
• Rétrocession : La rétrocession désigne les dates et modalités de restitution/retour de capacité ou de conditions prévues dans le contrat entre voyagiste et prestataires.

📝 Points essentiels

• L’achat ferme fait gagner du temps car la négociation est simplifiée, mais le forfait est difficile à modifier une fois fixé.
• Avec un prix forfaitaire, toute adaptation du forfait impose de repasser par le fournisseur.
• Cette méthode repose sur une forte confiance envers le fournisseur et son expertise.
• Exemple allotement/pack : un tour-opérateur transmet un cahier des charges à un réceptif local qui propose un prix packagé selon le nombre de personnes, puis le TO ajoute le transport international.
• Alternative à un réceptif unique : contacter plusieurs fournisseurs un par un permet de mieux maîtriser l’offre, mais demande plus de temps.
• La négociation démarre après la sélection des prestataires, quand toutes les offres et tarifs sont réunis.

💡 Astuce mémo

Allotement/Achat ferme = capacité réservée; Affrètement = avion dédié; Rétrocession = dates de retour prévues au contrat.

📖 5. Montage avec un réceptif ou plusieurs fournisseurs

🔑 Notions clés & Définitions

• Réceptif : Un réceptif est un prestataire local qui coordonne et fournit une partie des services sur la destination pour le voyagiste.
• Fournisseurs multiples : Des fournisseurs multiples sont plusieurs prestataires distincts contactés pour assembler les éléments d’un circuit (transport local, visites, hébergement, etc.).
• Tableau synoptique : Le tableau synoptique est un document de synthèse qui regroupe, de façon claire, toutes les prestations incluses dans le programme.
• Pension complète : La pension complète est un régime où le logement et les repas sont inclus, mais où les boissons ne le sont pas.
• All-Inclusive : La formule tout compris est un régime qui inclut en plus des repas des boissons supplémentaires et des snacks/collations.

📝 Points essentiels

• La phase d’assemblage consiste à construire le programme et l’itinéraire en combinant transport, hébergement et autres éléments.
• Le programme doit être vérifié par rapport au cahier des charges pour s’assurer qu’il correspond aux besoins du client.
• Le tableau synoptique sert à visualiser d’un coup d’œil tous les services inclus et à repérer anomalies, erreurs et oublis.
• Le tableau synoptique doit être clair, lisible et non surchargé pour faciliter la synthèse.
• Le tableau synoptique inclut jour et date (numéro de jour, date exacte, jour de la semaine) pour vérifier l’ouverture des sites.
• Les prestations sont classées par matinée, après-midi et soirée, avec indication des prestations payantes et du temps libre prévu.

💡 Astuce mémo

Réceptif = “un seul chef local” ; Tableau synoptique = “Jour + Tranches + Repas + Nuitée + Pension”.

📖 6. Négociation distributive et coopérative

🔑 Notions clés & Définitions

• Négociation distributive : La négociation distributive repose sur une logique de partage d’un “gâteau” limité, où le gain de l’un réduit celui de l’autre.
• Négociation coopérative : La négociation coopérative vise à créer de la valeur commune, en cherchant des solutions qui augmentent le bénéfice global.
• Rythme intensif : Le rythme intensif correspond à un programme chargé, avec davantage de visites et des contraintes de temps plus fortes pour le voyage.
• Marge de manœuvre : La marge de manœuvre est un temps ajouté au planning pour absorber les imprévus et éviter que le groupe se sente pressé.

📝 Points essentiels

• Le planning d’un circuit doit être détaillé en choisissant le meilleur trajet entre chaque étape en tenant compte des sites, de la qualité des routes et des temps de trajet.
• Pour tracer l’itinéraire, on peut utiliser des outils cartographiques comme Mappy, Google Maps ou Via Michelin, puis présenter le parcours sous forme de tableau.
• Le kilométrage indiqué sur la carte doit être majoré d’environ 10 % pour anticiper détours, routes fermées et trajets en ville.
• Le temps de parcours (minutes) se calcule par distance (km) × 60 / vitesse moyenne (km/h).
• Pour les autocars, vitesses usuelles : autoroute 80 km/h, route nationale 65 km/h, route de montagne ou ville 30 km/h.
• Pour les voitures, vitesses usuelles : autoroute 120 km/h, route nationale 80 km/h, route de montagne 45 km/h.

💡 Astuce mémo

Distributif = “gâteau à partager”, coopératif = “gâteau à agrandir”.

📖 7. Tableaux synoptiques et tableaux d’itinéraire

🔑 Notions clés & Définitions

• Tableau synoptique : Tableau récapitulatif qui sert à structurer un voyage et à chiffrer les coûts pour fixer le prix de vente.
• Tableau d’itinéraire : Tableau qui décrit le déroulé jour par jour d’un circuit, avec les étapes, horaires et temps de visite ou de repos.
• Rythme intensif : Organisation d’un circuit visant un programme plus chargé, tout en respectant les contraintes de fatigue et de temps de transport.
• Circuit touristique : Parcours organisé sur plusieurs jours, combinant visites, temps libres et contraintes de transport pour atteindre une durée de journée cible.

📝 Points essentiels

• Le tableau synoptique sert principalement au calcul des coûts du voyage et à la définition du prix de vente.
• La formule tout compris (all-inclusive) est rarement utilisée dans les circuits touristiques.
• Lors du montage d’un circuit, le voyagiste choisit l’outil le plus adapté entre tableau synoptique et tableau d’itinéraire.
• La loi impose des règles aux chauffeurs : conduite journalière limitée à 9 h.
• Après 4 h 30 de conduite, le conducteur doit faire une pause ininterrompue d’au moins 45 min ou une pause d’au moins 15 min suivie d’une pause d’au moins 30 min.
• Pour une journée de circuit, le temps de visite et/ou de temps libre doit dépasser le temps de trajet, et la durée optimale est de 8 à 10 h (moins de 8 h = frustration, plus de 10 h = fatigue).

💡 Astuce mémo

Synoptique = chiffres (coûts/prix) ; Itinéraire = déroulé (jour par jour).

📖 8. Calculs d’itinéraire distance temps et horaires

🔑 Notions clés & Définitions

• Vol AF011 : Un vol aller Air France reliant Paris CDG à St Petersbourg avec un départ et une arrivée précis.
• Vol AF012 : Un vol retour Air France reliant St Petersbourg à Paris CDG avec un départ et une arrivée précis.
• Vol SU311 : Un vol aller de la compagnie SU reliant Paris CDG à St Petersbourg avec des horaires précis.
• Vol SU312 : Un vol retour de la compagnie SU reliant St Petersbourg à Paris CDG avec des horaires précis.
• Rétrocession J-21 : Une date contractuelle qui fixe le délai de confirmation et/ou de paiement des chambres par rapport à l’arrivée des clients.

📝 Points essentiels

• Durée du vol AF011 : de 08 h 15 à 14 h, soit 5 h 45.
• Durée du vol AF012 : de 17 h à 21 h, soit 4 h.
• Durée du vol SU311 : de 08 h à 13 h 45, soit 5 h 45.
• Durée du vol SU312 : de 16 h 45 à 20 h 45, soit 4 h.
• Fenêtre de rétrocession J-21 : la confirmation des chambres et la transmission de la liste des voyageurs se font 3 semaines avant l’arrivée.
• Pension prévue : l’offre correspond à un choix entre All-Inclusive, Full-Board et Half-Board, sans autre précision chiffrée dans l’extrait fourni.

💡 Astuce mémo

AF011/SU311 = 5h45 (aller) ; AF012/SU312 = 4h (retour) ; J-21 = 3 semaines avant l’arrivée.

📖 9. Contraintes de programme visites et journées repos

🔑 Notions clés & Définitions

• Allotement aérien : L’allotement aérien est une quantité de sièges attribuée par une compagnie à un voyagiste, avec possibilité de restitution selon le contrat.
• Affrètement d’un appareil : L’affrètement d’un appareil est la location d’un avion pour une durée donnée, permettant au voyagiste de céder des places et de vendre en vol sec.
• Rétrocession de chambres : La rétrocession de chambres est le retour de chambres à la compagnie selon des conditions contractuelles, souvent plus strictes pour les groupes.
• Négociation coopérative : La négociation coopérative est une négociation « gagnant-gagnant » où chaque partie cherche une solution bénéfique aux deux.
• Tableau synoptique : Le tableau synoptique est un outil qui regroupe les informations du voyage pour calculer les coûts et fixer le prix de vente.

📝 Points essentiels

• L’allotement n’est pas une vente ferme destinée à revendre plus cher sans restitution : c’est une attribution de sièges avec délais et modalités de retour prévues au contrat.
• Lors d’un affrètement, le voyagiste peut céder une partie des places à un confrère et vendre des places en vol sec au consommateur final.
• Pour les groupes (plusieurs chambres), les conditions de rétrocession sont généralement plus strictes que pour les individuels (1 ou 2 chambres).
• En hôtel, la rétrocession de groupe se fait souvent avec un retour 3 semaines avant le séjour, tandis que pour les individuels elle peut varier entre J-7 et J-0.
• Le principal avantage d’un seul réceptif n’est pas le prix : c’est surtout un gain de temps de recherche et de négociation, même si la marge du prestataire peut renchérir l’offre.
• La négociation coopérative vise une solution bénéfique aux deux parties, contrairement à une logique où l’un gagne au détriment de l’autre.

💡 Astuce mémo

Allotement = sièges à rendre (contrat) ; Groupe = rétrocession plus tôt (souvent 3 semaines) ; Coopératif = gagnant-gagnant.

📖 10. Exercices et auto-évaluation sur le montage

🔑 Notions clés & Définitions

• Rétrocession J-21 : La rétrocession J-21 est un délai contractuel avant l’arrivée où le voyagiste doit confirmer la réservation des chambres ou les céder à l’hôtelier.
• Réceptif : Un réceptif est un prestataire local qui gère sur place les contacts et la logistique pour le voyagiste (guides, billets, restaurants, négociations).
• Annulation partielle : L’annulation partielle est la possibilité de libérer une partie des places ou du billet sans annuler l’ensemble du transport.
• Demi-pension : La demi-pension est une formule d’hébergement qui inclut au minimum les petits-déjeuners et un repas principal (souvent le déjeuner ou le dîner).

📝 Points essentiels

• Un programme avec 12 h de journées et 3 visites par jour peut fatiguer les voyageurs et provoquer une insatisfaction.
• Passer par un réceptif fait gagner du temps de recherche et de négociation grâce à un interlocuteur local.
• Le réceptif gère aussi les problèmes de réservation et la logistique sur place.
• Le réceptif augmente le prix car il applique sa marge avant de proposer une offre complète au voyagiste.
• Avec un réceptif, le voyagiste a moins de liberté pour modifier le programme et doit passer par le réceptif pour chaque ajustement.
• Pour le transport aérien, Aeroflot est jugé plus intéressant sur le tarif mais sans possibilité d’annuler une partie des places selon l’énoncé, tandis qu’Air France est choisi pour des conditions d’annulation plus souple

💡 Astuce mémo

J-21 = Je confirme ou Je cède (sinon l’hôtel récupère les chambres).

📅 Repères chronologiques

Date	Événement
J-21	Date de rétrocession : délai sous lequel le voyagiste doit confirmer la réservation des chambres ou céder les chambres
4 h 30	Après 4 h 30 de conduite, le conducteur doit faire une pause ininterrompue d’au moins 45 min ou une pause d’au moins 15 min suivie d’une pause d’au moins 30 min
9 h	Durée de conduite journalière limitée à 9 h pour les chauffeurs de car

📊 Tableaux de synthèse

Pension complète vs All-Inclusive

Formule	Repas	Boissons
Pension complète (Full Board)	Logement + petit-déjeuner, déjeuner, dîner	Boissons non comprises
All-Inclusive	Logement + 3 repas par jour + boissons incluses	Inclut boissons supplémentaires, collations et snacks

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre allotement et achat ferme : l’allotement permet une rétrocession selon le contrat, alors que l’achat ferme garantit sans rétrocession.
2. Croire que l’allotement aérien est une vente ferme “revendue plus cher” : c’est une attribution de sièges avec délais et modalités de retour prévues.
3. Penser que le tableau synoptique et le tableau d’itinéraire contiennent la même chose : le synoptique sert surtout au calcul des coûts et au prix, l’itinéraire au déroulé jour par jour.
4. Se tromper sur la rétrocession hôtel : J-21 signifie confirmer ou céder les chambres à l’hôtelier, pas “payer au plus tard” ni “rendre sans condition”.
5. Inverser les formules de pension : en pension complète, les boissons ne sont pas comprises, alors qu’en all-inclusive elles le sont (avec snacks/collations).
6. Oublier les règles de conduite : après 4 h 30, la pause obligatoire n’est pas une simple pause de 30 min toutes les 3 h.
7. Choisir un rythme intensif sans garde-fou : même si le client veut “intensif”, il faut éviter fatigue et insatisfaction en respectant la cohérence du programme.

✅ Checklist Examen

1. Identifier les 3 domaines de la recherche d’informations : informations générales, informations sur le produit, informations tarifaires.
2. Citer des exemples de sources pour la veille : moteurs de recherche, annuaires thématiques, newsletters (Tour Hebdo, Echo Touristique), réseaux sociaux/blogs/forums.
3. Expliquer les critères de sélection des prestataires : qualité, fiabilité, prix, souplesse des conditions (dont dates de rétrocession).
4. Décrire l’allotement aérien : quantité de sièges attribuée, tarifs avantageux si volume élevé, et possibilité de rétrocession selon contrat.
5. Distinguer allotement, achat ferme et affrètement : allotement flexible (rétrocession), achat ferme sans rétrocession, affrètement = location d’un avion pour une durée définie.
6. Expliquer l’allotement hôtelier et la date de rétrocession : délai de confirmation ou cession, puis récupération des chambres par l’hôtel.
7. Comparer les 2 méthodes d’assemblage : un seul réceptif (gain de temps, prix forfaitaire, moins de liberté) vs plusieurs fournisseurs (plus de temps, meilleure maîtrise).
8. Expliquer la négociation distributive vs coopérative : “gagner au détriment de l’autre” vs “gagnant-gagnant” (satisfaction des deux parties).
9. Justifier le rôle du tableau synoptique : synthèse claire, repérage d’oublis/anomalies, calcul des coûts et détermination du prix de vente.
10. Construire un tableau synoptique avec les éléments imposés : jour + date + jour de semaine, matinée/après-midi/soirée, prestations payantes/incluses + temps libre, repas, nuitée (nom/adresse), pension (BB/HB/FB/All-In).
11. Construire un tableau d’itinéraire : étapes/repères, routes, kilométrage majoré de 10 %, durée des trajets (formule distance×60/vitesse), durées d’arrêts/visites, horaires, centres d’intérêt.
12. Appliquer les contraintes de programme : conduite journalière max 9 h, pause après 4 h 30 (45 min ininterrompue ou 15+30), temps de visite > temps de trajet, durée optimale 8 à 10 h, éviter départs avant 8 h 30 et ret. >
13. Choisir la pension correcte selon l’inclusion : pension complète = repas sans boissons, all-inclusive = boissons supplémentaires + collations/snacks, et demi-pension = petits-déjeuners + repas principal.