Revision sheet: Documentation fonctionnelle SERA

📋 Plan du Cours

1. Navigation et documentation SERA
2. Création et paramètres des projets
3. Structure GAR et activités
4. Cadre logique et planification annuelle
5. Budget et décaissements
6. Indicateurs et suivi des valeurs
7. Fiches et graphiques indicateurs
8. Tableaux de bord
9. Conventions et cellules MOD
10. Bénéficiaires et participations
11. Parties prenantes et membres
12. Rôles groupes et permissions

📖 1. Navigation et documentation SERA

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• La documentation SERA est organisée par modules correspondant à la navigation principale, notamment Portefeuille, Projets, Indicateurs, Tableaux de bord, Conventions, Cellules, Bénéficiaires, Parties prenantes et Organisation.

Compléments

🔄 Processus — Chaque guide peut proposer un lien direct vers l’écran décrit et, lorsque cette option est disponible, une visite guidée lancée par le bouton « Visiter ce flux ».

• Les guides sont disponibles en français, langue de référence, et en anglais.

💡 Astuce mémo

Chercher, suivre, visiter

📖 2. Création et paramètres des projets

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• 🔄 La création d’un projet suit un assistant en trois étapes:
  1. Type
  2. Échéancier
  3. Revue

📌 La permission Créer un projet (PROJECTS_CREATE) est nécessaire pour que le bouton de création apparaisse dans le portefeuille.

📌 Un projet sans zone de couverture est gelé et garde verrouillés les onglets Cadre GAR, Domaines de compétence, Sources de financement et Budget.

📌 Un projet MOD génère automatiquement une arborescence de composantes, tandis qu’un projet Classique démarre vide et nécessite la création ultérieure des composantes.

Compléments

🔄 Processus — L’ajout d’au moins une zone de couverture déverrouille les quatre onglets dépendant du périmètre géographique.

💡 Astuce mémo

Type, échéancier, revue

📖 3. Structure GAR et activités

🔑 Notions clés & Définitions

• Composante : Un niveau de l’arborescence GAR sous lequel se rattachent des sous-composantes, des activités, des résultats et un budget.
• Activité : Une activité est une tâche concrète rattachée à une composante et, éventuellement, à un résultat.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — Une composante racine est créée sans parent, tandis qu’une sous-composante est créée depuis une composante existante avec son parent pré-sélectionné.

📌 Le mode d’avancement Automatique agrège l’avancement des enfants et des activités, alors que le mode Manuel permet de saisir directement l’avancement de la composante.

Compléments

📌 Le type d’activité distingue les activités du plan de travail annuel budgétisé (PTAB) des activités hors plan.

💡 Astuce mémo

Composantes → activités → résultats

📖 4. Cadre logique et planification annuelle

🔑 Notions clés & Définitions

• Cadre Logique GAR : Une matrice en lecture seule qui présente la chaîne objectifs globaux → objectifs spécifiques → résultats → activités, avec les indicateurs, les sources de vérification et les composantes d’ancrage.
• PTAB : Un récapitulatif annuel en lecture seule qui compare les montants prévus et décaissés par composante et par trimestre.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📐 Formule — Le taux d’exécution annuel est égal au montant décaissé divisé par le montant prévu.

Compléments

🔄 Processus — Les objectifs se gèrent dans Paramètres > Cadre GAR, tandis que les résultats se gèrent dans ce même écran ou dans l’onglet Résultats d’une composante.

• Le PTAB propose les vues Vue d’ensemble, Détail, Par financeur et Par catégorie, ainsi qu’un export CSV de la vue courante.

💡 Astuce mémo

Pourquoi, comment, quand

📖 5. Budget et décaissements

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget : D’un projet est un arbre dans lequel les enveloppes regroupent des lignes, chaque ligne porte une catégorie de dépense et une ou plusieurs sources de financement, et les montants sont répartis entre T1 et T4.
• Décaissement : Consigne un montant exécuté provenant obligatoirement d’une source de financement et portant un statut en attente, payé ou annulé.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — La répartition trimestrielle de chaque ligne constitue le montant prévu que le PTAB lit trimestre par trimestre.

📌 Un décaissement en attente peut être marqué payé ou supprimé, tandis qu’un décaissement payé peut être annulé mais pas supprimé.

📌 L’onglet Paramètres > Budget affiche uniquement les enveloppes directes du projet, tandis que les budgets d’une composante, d’une activité ou d’une convention se gèrent sur l’entité concernée.

Compléments

🔄 Processus — Le passage d’un décaissement en attente à Payé exige une date de paiement, et le passage de Payé à Annulé exige un motif d’annulation.

💡 Astuce mémo

Prévu contre exécuté

📖 6. Indicateurs et suivi des valeurs

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• 🔄 La création d’un indicateur suit trois étapes:
  1. Définition
  2. Ancrage
  3. puis Référence
  4. cibles

🔄 Processus — Une valeur d’indicateur est saisie pour une période avec une valeur, une date de mesure, une provenance et, éventuellement, une désagrégation comme le sexe ou la région.

📌 L’ancrage d’un indicateur doit cibler un élément existant parmi une composante, un objectif, un résultat ou une activité.

📌 Seul un indicateur actif peut recevoir des valeurs ; un indicateur en brouillon doit d’abord être activé.

• La fiche initiale d’un indicateur comprend notamment son nom, son niveau de Intrant à Impact, sa nature quantitative ou qualitative, son unité et sa fréquence de collecte.

Compléments

• Les cibles annuelles comportent un nombre de créneaux adapté à la fréquence de collecte:
  • 1 en annuel
  • 4 en trimestriel
  • 12 en mensuel

💡 Astuce mémo

Définir, ancrer, mesurer

📖 7. Fiches et graphiques indicateurs

🔑 Notions clés & Définitions

• Fiche indicateur : La fiche de référence ARDCI qui documente la signification, le calcul, la collecte, l’ancrage GAR, la baseline, les cibles et les seuils d’alerte.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📌 La méthode de calcul de la Fiche décrit la manière dont le chiffre est calculé dans la réalité, tandis que l’onglet Calcul configure le calcul automatique réalisé par la plateforme.

• L’onglet Graphique affiche la série temporelle selon quatre modes:
  • courbe
  • histogramme
  • aire
  • carte chiffre

Compléments

📌 La carte chiffre affiche uniquement la dernière valeur, sa période et sa date de mesure.

• La Fiche indicateur contient notamment l’explication, l’utilisation et l’interprétation, la méthode, l’outil et la période de collecte, ainsi que les affectations du collecteur et de l’analyste.

💡 Astuce mémo

Documenter puis visualiser

📖 8. Tableaux de bord

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — La création d’un tableau de bord consiste d’abord à renseigner son nom, sa description éventuelle et sa visibilité privée ou partagée, puis à ajouter des widgets dans le constructeur.

🔄 Processus — L’ajout d’un widget consiste à choisir une source de données, un type de widget compatible, puis à configurer ses dimensions, mesures, filtres et options visuelles.

Compléments

🔄 Processus — Les widgets peuvent être déplacés et redimensionnés sur la grille, dont la disposition est enregistrée automatiquement.

📌 Les widgets statiques Titre et Texte ne nécessitent ni source de données ni type de widget.

💡 Astuce mémo

Créer, widget, organiser

📖 9. Conventions et cellules MOD

🔑 Notions clés & Définitions

• Convention : Le cadre contractuel d’une maîtrise d’ouvrage déléguée (MOD).
• Cellule : L’équipe opérationnelle d’une convention, composée de postes occupés par des membres.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• 🔄 La création d’une convention suit quatre étapes:
  1. Catégorie
  2. Informations
  3. Acteurs et composantes
  4. puis Documents

🔄 Processus — Dans l’organigramme d’une cellule, chaque poste peut être affecté à un membre de l’organisation ou à un membre d’une partie prenante de la convention, ou rester vacant.

📌 Une 1ère MOD entre l’ARDCI et une UCN crée une cellule d’appui projet, une 2ème MOD entre l’ARDCI, une UCN et une collectivité crée une unité de mise en œuvre et un Prestataire ne crée aucune cellule.

Compléments

📌 Les dates de début et de fin d’une convention sont contraintes à la fenêtre prévue du projet.

💡 Astuce mémo

Catégorie, acteurs, équipe

📖 10. Bénéficiaires et participations

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre des bénéficiaires : Une liste inter-organisations partagée dans laquelle chaque personne est enregistrée une seule fois avant d’être inscrite aux activités de différents projets.
• Groupe de bénéficiaires : Rassemble des personnes du registre dans une structure collective telle qu’une coopérative, une AVEC ou un GIE.
• Participation : Le lien entre un bénéficiaire et un projet, avec un statut allant de l’inscription à un statut terminal de terminé ou abandon.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📌 Un représentant est un membre du groupe promu à ce statut ; le retirer du groupe ne supprime pas le bénéficiaire du registre.

Compléments

📌 Une sortie exige le choix du statut terminal terminé ou abandon et l’enregistrement d’une date de sortie.

• Le registre permet de filtrer les bénéficiaires par sexe, tranche d’âge et groupe, et de les rechercher par nom ou code.

💡 Astuce mémo

Registre, groupe, activité

📖 11. Parties prenantes et membres

🔑 Notions clés & Définitions

• Partie prenante : Une entité externe avec laquelle l’organisation collabore, comme un bailleur, une collectivité, un partenaire ou une administration.
• Accès IAM : L’accès IAM est l’identifiant et le mot de passe permettant à un membre de se connecter à SERA après son rattachement à l’organisation.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• L’annuaire des parties prenantes est partagé et chaque entité peut porter des membres qui servent de personnes de contact.

Compléments

📌 Une partie prenante ne peut pas être supprimée tant qu’elle possède des membres ou des conventions rattachés.

📌 L’octroi d’un accès IAM exige une adresse e-mail, qui sert d’identifiant.

💡 Astuce mémo

Annuaire, accès, signataires

📖 12. Rôles groupes et permissions

🔑 Notions clés & Définitions

• Rôle : Un ensemble nommé de permissions attribuable directement à un membre ou à un groupe.
• Groupe IAM : Rassemble des membres afin de leur attribuer le même jeu de permissions et de portées.
• Permission : L’autorisation atomique de SERA exprimée au format ressource:action, comme users:read, projects:create, indicators:update ou conventions:sign.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📌 Le catalogue des permissions est fourni par la plateforme en lecture seule ; les permissions sont assemblées dans des rôles ou des groupes pour accorder des accès.

Compléments

📌 Un rôle convient à l’attribution d’un accès individuel, tandis qu’un groupe est plus durable lorsque plusieurs personnes partagent le même profil d’accès.

💡 Astuce mémo

Permission → rôle → groupe

📊 Tableaux de synthèse

Types de projets et composantes

Type de projet	Composantes à la création	Configuration ultérieure
MOD	Arborescence générée automatiquement	Enrichissement de la structure
Classique	Aucune composante	Création manuelle depuis Structure

Statuts des décaissements

Statut	Action possible	Exigence
En attente	Marquer payé ou supprimer	Date de paiement pour le paiement
Payé	Annuler	Motif d’annulation
Annulé	Aucune transition indiquée	—

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. MOD ne signifie pas que les composantes doivent être créées manuellement.
2. Une activité appartient toujours à une composante.
3. La matrice reflète les données mais ne se modifie jamais directement.
4. Le PTAB ne reçoit pas directement les montants prévus.
5. L’indicateur ne crée pas automatiquement l’élément auquel il est ancré.
6. Documentation du calcul et automatisation du calcul sont deux fonctions différentes.
7. Une 2ème MOD exige une convention parente de 1ère MOD.