Ficha de revisão: Introduction à l'Identitovigilance en Santé

📋 Plan du Cours

1. Identitovigilance : définition et enjeux
2. Parcours de soins et risques d'erreur
3. Acteurs et instances d'identitovigilance
4. Identité nationale de santé
5. Recueil, saisie et modification d'identité
6. Bracelet, questionnement et étiquetage
7. Formation et sensibilisation

📖 1. Identitovigilance : définition et enjeux

🔑 Notions clés & Définitions

• IdentitoVigilance : L’identitovigilance regroupe des mesures pour fiabiliser l’identification du patient afin de sécuriser ses données de santé à toutes les étapes de sa prise en charge.
• Qualité et sécurité des prises en charge : La fiabilisation de l’identification vise à réduire les erreurs et à améliorer la qualité et la sécurité des prises en charge médicales et administratives.
• Événement indésirable le plus fréquent : Un événement indésirable survient quand l’identification échoue, avec comme exemple fréquent l’administration de soins au mauvais patient.

📝 Points essentiels

• L’identitovigilance vise une identification correcte du patient tout au long de sa prise en charge à l’hôpital et dans les échanges de données médicales et administratives.
• Une identification imparfaite peut entraîner retard de prise en charge, erreur diagnostique, erreur thérapeutique, et échanges erronés entre professionnels (imagerie, biologie).
• L’identification erronée peut aussi créer une collision (dossier d’un autre usager), des doublons (plusieurs dossiers pour un même usager) et des erreurs de facturation.

💡 Astuce mémo

Mauvais patient → mauvais soin, et en cascade (dossier, diagnostic, traitement, facturation).

📖 2. Parcours de soins et risques d'erreur

🔑 Notions clés & Définitions

• Moments-clé du parcours de santé : Les moments-clé sont les étapes où l’identification doit être fiabilisée pour limiter les erreurs tout au long du parcours.
• Personnes ne pouvant s’exprimer : Ces situations augmentent le risque d’identification incorrecte et rendent l’identitovigilance particulièrement essentielle.

📝 Points essentiels

• L’identification intervient de l’admission à la sortie, en suivi ambulatoire (consultations), en télémédecine, en biologie, et aussi dans la prise en charge sociale et financière.
• L’identification est requise aux étapes de préadmission, admission, séjours, examens complémentaires, transferts, règlement des factures et clôture d’un dossier.
• L’identitovigilance est particulièrement importante pour les personnes ne pouvant pas s’exprimer, ayant des troubles graves de la mémoire, s’exprimant en langue étrangère, ou avec des états mentaux confus.

💡 Astuce mémo

Plus la communication est difficile, plus l’identification doit être robuste.

📖 3. Acteurs et instances d'identitovigilance

🔑 Notions clés & Définitions

• Professionnels concernés : Les professionnels concernés sont ceux qui prennent en charge le patient ou interviennent sur tout ou partie de ses données médico-administratives.
• Autorité de Gestion des Identités : L’AGI définit la politique d’identitovigilance au sein de la structure de santé.
• Cellule d’IdentitoVigilance : La CIV met en œuvre la politique d’identitovigilance définie dans la structure.
• Référent IdentitoVigilance : Le référent identitovigilance est l’interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives à l’identitovigilance.

📝 Points essentiels

• L’implication des professionnels de santé concerne toutes les étapes du parcours où ils interviennent pour la prise en charge ou les données médico-administratives.
• Dans chaque structure, l’AGI, la CIV et le Référent identitovigilance organisent la politique, sa mise en œuvre et l’accompagnement des questions pratiques.

💡 Astuce mémo

AGI = Politique, CIV = Mise en œuvre, Référent = Question-réponse.

📖 4. Identité nationale de santé

🔑 Notions clés & Définitions

• Identité Nationale de Santé : L’INS est une identité propre à chaque patient, partagée avec l’ensemble des professionnels de santé qui le prennent en charge.
• Matricule INS : Le matricule INS est une donnée d’identification du patient, le plus souvent le numéro de sécurité sociale.
• Traits « stricts » d’identité : Les traits stricts sont les données minimums utilisées pour le rapprochement d’identités dans chaque domaine d’identification.
• INS et partage entre professionnels : L’INS impose une identification identique pour tous les professionnels qui partagent des données de santé.

📝 Points essentiels

• Depuis le 1er janvier 2021, chaque patient du système de santé dispose d’une INS qui lui est propre et partagée entre professionnels.
• L’INS comprend un matricule INS et 5 traits stricts : nom de naissance, prénom, date de naissance, sexe, et commune de naissance (ou pays de naissance pour l’étranger).
• L’INS se retrouve sur les documents du parcours de santé et dans la synthèse du profil médical sur Mon espace santé.

💡 Astuce mémo

INS = Matricule + 5 Traits stricts, et un seul patient vu partout.

📖 5. Recueil, saisie et modification d'identité

🔑 Notions clés & Définitions

• Pièce d’identité validante : Une pièce d’identité validante est présentée lors de l’enregistrement et conditionne la validité de l’identité du patient.
• Règles de saisie : Les règles de saisie encadrent la façon dont les données d’identité sont enregistrées dans les systèmes d’information.
• Instruction DGOS/MSIOS/2013/281 : L’instruction DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 fixe des règles de saisie et précise l’usage du nom de naissance pour la recherche.
• Procédure de modification d’identité : La modification d’identité se fait avec une pièce d’identité validante et selon une procédure locale incluant la réédition des étiquettes et du bracelet.

📝 Points essentiels

• Une identité est considérée comme valide si une pièce d’identité validante a été présentée lors de l’enregistrement du patient, parmi : CNI ou pièce officielle étrangère, passeport, titre de séjour, carte de résident, et livret de famille pour mineurs sans pièce.
• Les traits stricts sont obligatoires dans chaque domaine d’identification pour inscrire le patient : nom de naissance, prénom, date de naissance, sexe, et commune de naissance (ou pays de naissance).
• Les saisies se font en majuscules, sans accentuation, sans ponctuation (remplacer par un espace pour ‘ et -), sans caractères particuliers (ex : ç, ä, â interdits), et sans abréviation.
• L’instruction DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 impose que le nom de naissance soit utilisé pour l’identification et la recherche dans les systèmes d’information des établissements de santé.
• Toute modification doit être diffusée avec traçabilité aux acteurs concernés (ex : messagerie interne ou fiche d’évènement indésirable).

💡 Astuce mémo

Majuscules + sans accents + sans ponctuation + sans abréviation = données “compatibles systèmes”.

📖 6. Bracelet, questionnement et étiquetage

🔑 Notions clés & Définitions

• Bracelet d’identification : Le bracelet d’identification est un moyen recommandé pour faciliter l’identitovigilance lors des actes et de l’hospitalisation.
• Questionnement du patient : Le questionnement consiste à interroger le patient sur des éléments d’identité avant les actes et à des moments clés.
• Étiquettes d’identité : Les étiquettes servent à vérifier l’identité du patient pour éviter des erreurs médicales.

📝 Points essentiels

• Il est recommandé de mettre en place le port du bracelet lors des actes médico-paramédicaux et à l’occasion d’une hospitalisation.
• Avant tout acte médical et para médical, et lors d’une hospitalisation, le personnel questionne le patient sur son identité et sa date de naissance.
• Les étiquettes permettent d’assurer l’identité du patient afin d’éviter les erreurs médicales.

💡 Astuce mémo

Bracelet + questions + étiquettes = triple verrou avant l’acte.

📖 7. Formation et sensibilisation

🔑 Notions clés & Définitions

• Formation à l’identitovigilance : La formation à l’identitovigilance et aux procédures locales est prévue et tracée pour les personnes concernées.
• Sensibilisation des patients : La sensibilisation des patients à l’identitovigilance se fait via affichage et via le livret d’accueil.

📝 Points essentiels

• La formation à l’identitovigilance et aux procédures définies localement est prévue et tracée pour les personnes concernées.
• Les patients sont sensibilisés à l’identitovigilance par affichage et au travers du livret d’accueil.

💡 Astuce mémo

Former les pros, informer les patients : même objectif, mêmes gestes.

📅 Repères chronologiques

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre l’INS avec un simple document : c’est une identité partagée entre professionnels à partir des traits et du matricule INS.
2. Oublier un trait strict lors de l’inscription : les 5 traits stricts sont obligatoires dans chaque domaine d’identification.
3. Faire des saisies incompatibles systèmes (minuscules, accents, ponctuation, abréviations) alors que les règles imposent majuscules, sans accents, et sans caractères particuliers.
4. Modifier une identité sans pièce d’identité validante ou sans suivre la procédure locale incluant réédition bracelet et étiquettes.
5. Diffuser une modification sans traçabilité : la diffusion doit se faire avec un moyen garantissant une traçabilité aux acteurs concernés.

✅ Checklist Examen

1. Définir l’identitovigilance et expliquer son objectif de fiabiliser l’identification du patient pour sécuriser les données de santé.
2. Citer au moins trois conséquences possibles d’une identification imparfaite (ex : mauvais patient, collision, doublons, erreurs de facturation).
3. Lister les lieux/temps où l’identification intervient (admission-sortie, ambulatoire, télémédecine, biologie, prise en charge sociale et financière).
4. Décrire les moments-clé à connaître (préadmission, admission, séjours, examens complémentaires, transferts, règlement des factures, clôture du dossier).
5. Nommer les personnes/structures impliquées : professionnels concernés, AGI, CIV, Référent identitovigilance.
6. Donner la date de mise en place de l’INS et expliquer qu’elle est partagée entre professionnels.
7. Lister les éléments constitutifs de l’INS : matricule INS (souvent NIR) et les 5 traits stricts.
8. Donner les règles de collecte/validation de l’identité (pièce d’identité validante) et les exemples de pièces valides prévus pour les cas cités.
9. Énoncer les 5 traits stricts exactement et préciser la règle commune de naissance vs pays de naissance selon le lieu de naissance.
10. Rappeler les règles de saisie (majuscule, sans accentuation, sans ponctuation, sans caractères interdits, sans abréviation) et l’usage du nom de naissance pour recherche.
11. Expliquer comment doivent se faire les modifications d’identité : pièce validante, procédure locale, réédition bracelet/étiquettes, diffusion traçable.
12. Savoir quand porter/mettre en place le bracelet et quand questionner le patient avant actes médico-para médicaux.
13. Expliquer le rôle des étiquettes dans la vérification d’identité pour éviter les erreurs médicales.
14. Citer les modalités de formation/sensibilisation : formation tracée pour les professionnels, affichage et livret d’accueil pour les patients.