Revision sheet: Préparer un entretien en conformité

📋 Plan du Cours

1. Rôle et finalité de la conformité
2. Risques et cartographie de conformité
3. Veille réglementaire et déontologie
4. Protection de la clientèle
5. Produits, projets et pratiques commerciales
6. Externalisation et prestataires
7. Animation, comités et reportings
8. Expériences transférables et entretien

📖 1. Rôle et finalité de la conformité

🔑 Notions clés & Définitions

• Conformité : La conformité est une fonction qui veille au respect des lois, réglementations et règles internes applicables à l’activité afin de prévenir les risques de non-conformité.

📝 Points essentiels

🔄 Processus — La conformité identifie les risques, conseille les métiers, met en place des dispositifs de prévention, surveille le respect des règles et alerte en cas de problème.

📌 Le contrôle interne vérifie la maîtrise des processus, la conformité veille au respect des exigences réglementaires, la gestion des risques identifie et évalue les risques, et l’audit interne évalue indépendamment l’efficacité du dispositif.

💡 Astuce mémo

Prévenir, conseiller, surveiller, alerter

📖 2. Risques et cartographie de conformité

🔑 Notions clés & Définitions

• Risque de non-conformité : Le risque de non-conformité est le risque que l’entreprise ne respecte pas une loi, un règlement, une recommandation de l’ACPR, une directive européenne, une obligation contractuelle ou une norme interne du Groupe.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — Cartographier les risques consiste à les identifier, les décrire, les évaluer et les hiérarchiser afin de concentrer les contrôles sur les risques les plus importants.

📌 Un risque opérationnel résulte d’un dysfonctionnement interne ou externe, tandis qu’un risque de non-conformité résulte du non-respect d’une loi, d’un règlement ou d’une règle interne.

Compléments

🔄 Processus — Une cartographie des risques doit être actualisée lorsque la réglementation change, que l’entreprise lance de nouveaux produits, externalise de nouvelles activités ou rencontre des incidents.

💡 Astuce mémo

Identifier, évaluer, maîtriser, suivre

📖 3. Veille réglementaire et déontologie

🔑 Notions clés & Définitions

• Déontologie : Consiste à veiller au respect des règles de comportement attendues par l’entreprise afin de prévenir les situations à risque.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — La veille réglementaire consiste à identifier les évolutions des lois, règlements, recommandations des autorités de contrôle et normes du Groupe, puis à analyser leurs impacts, adapter les procédures et accompagner leur mise en œuvre.

• Le dispositif de déontologie couvre notamment les conflits d’intérêts, les cadeaux et invitations, les informations privilégiées et confidentielles ainsi que le dispositif d’alerte.

Compléments

🔄 Processus — Lorsqu’une nouvelle obligation impose une information supplémentaire au client, la conformité identifie la règle, vérifie les documents existants, échange avec les métiers, demande les adaptations nécessaires et suit leur mise en œuvre.

💡 Astuce mémo

Veiller aux règles, prévenir les écarts

📖 4. Protection de la clientèle

🔑 Notions clés & Définitions

• Protection de la clientèle : Consiste à garantir un traitement équitable des clients ainsi que le respect des obligations d’information, de conseil et de transparence.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• La conformité veille à la qualité de l’information fournie aux clients, à la conformité des parcours de vente et de souscription, au suivi des réclamations et médiations, aux formations réglementaires et à la diffusion d’une culture de conformité.

📌 Les produits et services doivent répondre aux besoins des clients et les pratiques commerciales doivent prendre en compte l’intérêt du client, et pas uniquement l’intérêt commercial de l’entreprise.

Compléments

• Dans l’assurance, la formation réglementaire peut notamment inclure l’obligation de formation continue de 15 heures prévue par la DDA.

💡 Astuce mémo

L’intérêt du client d’abord

📖 5. Produits, projets et pratiques commerciales

📝 Points essentiels

🔄 Processus — La conformité intervient en amont des produits et projets pour analyser les risques, donner des avis de conformité, vérifier les documents commerciaux et contractuels et sécuriser les pratiques.

• La gouvernance et la surveillance des produits prennent en compte la cible client, l’adéquation du produit aux besoins, l’information du client et le suivi après commercialisation.

📌 Les supports commerciaux doivent présenter une information claire et loyale, sans information trompeuse, et respecter les obligations réglementaires.

💡 Astuce mémo

Sécuriser en amont

📖 6. Externalisation et prestataires

🔑 Notions clés & Définitions

• Externalisation : L’externalisation consiste à confier certaines activités à un prestataire externe, sans que l’entreprise cesse d’être responsable de la maîtrise des risques liés à ces activités.
• AFICE : Signifie Activités ou Fonctions Importantes ou Critiques Externalisées.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

🔄 Processus — Le pilotage de l’externalisation comprend l’évaluation des risques du prestataire, la qualification de la prestation, le suivi des indicateurs et des plans d’action, la tenue du registre d’externalisation et la vérification des exigences contractuelles.

Compléments

• Le dispositif d’externalisation prévoit notamment des clauses contractuelles, des annexes contractuelles lorsque nécessaire et une présentation des sujets au comité dédié CAPE.

💡 Astuce mémo

Déléguer sans se déresponsabiliser

📖 7. Animation, comités et reportings

🔑 Notions clés & Définitions

• Trois lignes de défense : Répartissent les responsabilités de maîtrise des risques entre les métiers, la conformité et la gestion des risques, puis l’audit interne.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

📌 La première ligne regroupe les métiers qui gèrent les risques au quotidien, la deuxième ligne regroupe la conformité et la gestion des risques qui définissent le cadre et accompagnent les métiers, et la troisième ligne correspond à l’audit interne indépendant.

🔄 Processus — Les comités et reportings consistent à préparer les supports, consolider les risques, incidents et plans d’action, présenter les éléments aux instances, puis suivre les décisions et l’avancement des actions.

Compléments

• L’animation des distributeurs et partenaires permet de diffuser les bonnes pratiques et la culture du risque auprès des populations opérationnelles.

💡 Astuce mémo

Accompagner, décider, rendre compte

📖 8. Expériences transférables et entretien

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• Les expériences d’analyse de dossiers complexes, de demandes de dérogation, de surveillance de portefeuille et d’audits permettent de valoriser l’identification des écarts, l’évaluation des impacts et la proposition d’actions correctives.

• L’assistance technique aux centres PARC et APS, la formation des nouveaux entrants et le tutorat de deux alternants démontrent une capacité d’accompagnement et de diffusion des bonnes pratiques.

• L’audit du partenaire externalisé ProDirectServices illustre le contrôle d’un tiers, l’analyse des pratiques, la formalisation des écarts et le suivi des actions correctives.

📌 Pour répondre à une question sur une expérience encore limitée en conformité, il faut reconnaître l’absence de titre de chargé de conformité, présenter les compétences transposables et expliquer le projet d’évolution.

Compléments

• Le traitement de réclamations à forts enjeux, notamment avec des avocats, des médiateurs ou des organismes de consommateurs, illustre la protection de la clientèle, l’analyse et l’argumentation.

• Les principaux axes de progression identifiés sont la cartographie des risques de non-conformité et la veille réglementaire organisée.

💡 Astuce mémo

Analyser, contrôler, expliquer, accompagner

📊 Tableaux de synthèse

Fonctions de maîtrise des risques

Fonction	Rôle principal
Métiers	Gérer les risques au quotidien
Conformité	Définir le cadre, conseiller et surveiller le respect des règles
Gestion des risques	Identifier et évaluer les risques
Audit interne	Évaluer indépendamment l’efficacité du dispositif

Risques opérationnels et de conformité

Notion	Origine	Exemple
Risque opérationnel	Dysfonctionnement interne ou externe	Erreur de saisie ou panne informatique
Risque de non-conformité	Non-respect d’une obligation	Information obligatoire non remise au client

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. La conformité ne se limite pas à contrôler après coup : son approche est principalement préventive.
2. Le risque de non-conformité concerne le non-respect d’une obligation, et non tout dysfonctionnement opérationnel.
3. Un conflit d’intérêts ne désigne pas nécessairement une fraude, mais une situation où un intérêt personnel ou externe peut influencer une décision.
4. La protection de la clientèle ne se réduit pas à la satisfaction commerciale de l’entreprise.
5. L’avis de conformité accompagne la conception du projet ; il ne remplace pas la responsabilité opérationnelle des métiers.
6. Externaliser une activité ne transfère pas la responsabilité réglementaire de l’entreprise.
7. La conformité accompagne et surveille les métiers, mais ne réalise pas leur travail opérationnel.