Flashcards: Gestion efficace des tâches administratives — 24 cards

Secrétaire assistant — rôle ?

Intermédiaire et représentant de l'entreprise.

Règle des 4 X 20 — signification ?

20 secondes, mots, gestes, 20 cm du visage.

Fiche visiteur — contenu ?

Identité, motif, horaires, coordonnées.

Accueil téléphonique — attitude ?

Polie, bienveillante, reformuler la demande.

Objet du mail — but ?

Annoncer le sujet et l’action attendue.

Structure d’un courrier — éléments clés ?

En-tête, date, objet, salutation, corps, conclusion, signature.

Processus d’information — étapes ?

Collecte, création, transmission, stockage, récupération.

Fiabilité info — critères ?

Source, contenu, date, objectif.

Vérification avant transmission — étapes ?

Qui, quoi, quand, pourquoi.

Secret professionnel — obligation ?

Ne pas divulguer infos obtenues dans le cadre du travail.

Protection données — objectif ?

Prévenir abus, divulgation, respecter RGPD.

Suivi administratif — délai max paiement ?

60 jours nets, 45 fin de mois, ou 30 jours si non prévu.

Pénalités retard — calcul ?

Taux BCE + 10 %, indemnité 40 € une fois.

Outils synchrones — avantage ?

Temps réel, réponse rapide.

Outils asynchrones — limite ?

Retard de communication, moins d’interaction.

Classement — méthode ?

Alphabétique, numérique, thématique, chronologique.

Analyse d’Impact — objectif ?

Évaluer risques pour la protection des données.

RGPD — principe principal ?

Respecter la vie privée et droits des personnes.

Délai de paiement — cas ?

Facture, contrat, périodique, sans délai prévu.

Cybersécurité — mesures ?

HTTPS, 2FA, mises à jour régulières.

Archivage — différence avec classement ?

Conservation à long terme vs rangement temporaire.

Gestion commerciale — documents clés ?

Devis, bon de commande, facture, contrat.

Calculs commerciaux — exemple ?

TVA, impôt sur sociétés, CVAE.

RSE — signification ?

Responsabilité sociale, environnementale, éthique.