Lernzettel: Gestion des Assemblées en Copropriété

📋 Plan du Cours

1. Assemblée générale de copropriété
2. Ordre du jour et résolutions
3. Mise en concurrence du syndic
4. Convocation et déroulement de séance
5. Approbation des comptes et quitus
6. Majorité absolue de l'article 25
7. Passerelle 25-1 et délégation au CS
8. Majorité double de l'article 26
9. Règlement de copropriété et locations touristiques
10. Plafonds de consultation et mise en concurrence
11. Travaux d'amélioration et suivi financier
12. Répartition des charges en copropriété

📖 1. Assemblée générale de copropriété

🔑 Notions clés & Définitions

• Assemblée générale annuelle : Réunion de l’ensemble des copropriétaires tenue au moins une fois par an pour organiser la vie de l’immeuble et trancher des décisions collectives.
• Assemblée générale ordinaire : Type d’assemblée qui sert à approuver les comptes et à voter le budget prévisionnel de la copropriété.
• Assemblée générale extraordinaire : Type d’assemblée convoqué pour une décision urgente ou à la demande d’un copropriétaire qui en finance la tenue.
• Assemblée générale spéciale : Type d’assemblée limitée à des décisions concernant des parties communes spécifiques, avec convocation des seuls copropriétaires concernés.

📝 Points essentiels

• Le syndicat des copropriétaires se réunit au moins une fois par an en assemblée générale pour organiser les sujets de la résidence et valider comptes et budgets.
• L’assemblée générale doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture comptable de l’immeuble.
• Le syndic doit convoquer au moins 1 assemblée générale par an réunissant l’ensemble des copropriétaires.
• La convocation est faite dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l’exercice comptable précédent lorsque l’AG doit voter le budget prévisionnel.

💡 Astuce mémo

Ordinaire = Comptes + Budget ; Extraordinaire = Urgence ou demande financée ; Spéciale = parties communes ciblées.

📖 2. Ordre du jour et résolutions

🔑 Notions clés & Définitions

• Ordre du jour : Liste des points qui seront discutés en assemblée générale et qui conditionne les décisions pouvant être votées.
• Projet de résolution : Texte préparé par le syndic qui traduit le sujet à débattre et qui servira de base au vote en assemblée générale.
• Résolution amendée : Résolution dont le contenu a été modifié pendant les débats, de sorte qu’elle n’est plus identique au projet initial soumis au vote.
• Résolution à tiroir : Résolution structurée en sous-éléments, permettant de voter successivement différentes décisions liées à un même sujet.

📝 Points essentiels

• L’assemblée générale ne prend une décision valable que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et notifiées conformément aux articles 9 à 11-I du décret 1967.
• L’assemblée ne peut pas voter sur une question non inscrite à l’ordre du jour, même si elle est examinée sans effet décisoire.
• L’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical, qui suit notamment le budget prévisionnel et la comptabilité.
• Les projets de résolutions sont élaborés avant l’AG pour encadrer les délibérations et préciser les éléments à voter.
• Une décision peut être présentée en décision unique numérotée ou en résolution à tiroir avec sous-résolutions comme 16, 16.1, 16.2 et 16.3.

💡 Astuce mémo

Ordre du jour = menu : on ne vote que les plats inscrits, le reste s’examine sans décision.

📖 3. Mise en concurrence du syndic

🔑 Notions clés & Définitions

• Mise en concurrence des marchés : Mise en concurrence : procédure imposant de comparer des offres pour certains marchés ou travaux afin que le syndicat décide en connaissance de cause.
• Seuil de mise en concurrence : Seuil de mise en concurrence : montant fixé en AG à partir duquel la mise en concurrence devient obligatoire pour les marchés et contrats concernés.
• Projet de résolution amendée : Projet de résolution amendée : projet de résolution modifié par des changements avant d’être adopté lors du vote en assemblée générale.
• Honoraires spécifiques de syndic : Honoraires spécifiques : rémunération du syndic distincte du forfait, pouvant être votée pour le suivi administratif et financier de travaux votés.
• Taux dégressif HT : Taux dégressif sur montant HT : règle selon laquelle la rémunération du syndic pour travaux doit être exprimée en pourcentage du montant hors taxes, avec dégressivité selon l’importance des travaux.

📝 Points essentiels

• L’assemblée générale fixe, à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, le montant à partir duquel la mise en concurrence est obligatoire pour les marchés et contrats concernés.
• Si l’assemblée générale ne fixe pas les conditions de la mise en concurrence, celle-ci découle d’une demande de plusieurs devis ou d’un devis descriptif évalué par plusieurs entreprises, conformément au décret du 17 mars 1967 (art. 19-2).
• La mise en concurrence n’est obligatoire que si l’assemblée l’a imposée, et si elle n’a pas voté le montant au-delà duquel le syndic doit y procéder, l’obligation ne s’applique pas.
• En cas d’absence de manquement du syndic mais de non-réponse d’entreprises, la mise en concurrence peut être considérée comme respectée si le syndic justifie avoir sollicité plusieurs entreprises et si les copropriétaires ont les éléments nécessaires pour décider.
• Pour les travaux votés en AG relevant des articles 24, 25, 26-3 et 30, des honoraires spécifiques au profit du syndic peuvent être votés à la même assemblée avec les mêmes règles de majorité, et ils doivent être exprimés en pourcentage du montant HT à taux dégressif selon l’importance des travaux.

💡 Astuce mémo

Seuil voté = concurrence obligatoire, et les honoraires travaux suivent la règle : pourcentage du HT à taux dégressif.

📖 4. Convocation et déroulement de séance

🔑 Notions clés & Définitions

• Notification au syndic : La notification au syndic est la demande formalisée par laquelle un copropriétaire sollicite l’inscription de questions à l’ordre du jour d’une assemblée générale.
• Convocation LRAR ou LRE : La convocation est l’envoi qui fait courir les délais pour l’assemblée générale, réalisé en lettre recommandée avec accusé de réception ou, au choix, en lettre recommandée électronique.
• Président du conseil syndical : Le président du conseil syndical est la personne qui peut aussi convoquer l’assemblée générale si le syndic ne donne pas suite après mise en demeure pendant les huit jours suivants.
• Pièces justificatives des charges : Les pièces justificatives des charges sont mises à disposition par le syndic pendant le délai entre convocation et tenue de l’assemblée pour permettre leur consultation.

📝 Points essentiels

• Le syndic doit donner suite à une demande régulièrement faite d’inscription d’une question à l’ordre du jour, sans pouvoir apprécier son opportunité.
• La demande d’inscription doit être notifiée au syndic avec le projet de résolution, et le syndic informe le copropriétaire des frais prévisionnels et de ses honoraires dans les 15 jours.
• L’assemblée générale est convoquée dans les 45 jours suivant le paiement des frais liés à la convocation demandée.
• La convocation doit respecter un délai de 21 jours entre la réception de la convocation et la tenue de l’assemblée, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété ou raccourcissement pour urgence.
• La convocation indique le lieu et l’heure de l’AG, ainsi que le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges, avec au moins 1 jour ouvré de consultation.
• Pendant l’examen des comptes, le syndic met les pièces justificatives à disposition au moins un jour ouvré et le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical.

💡 Astuce mémo

15-45-21 : 15 jours pour chiffrer, 45 jours pour convoquer, 21 jours pour respecter le délai avant l’AG.

📖 5. Approbation des comptes et quitus

🔑 Notions clés & Définitions

• Délai de mise à disposition : C’est la période entre la convocation de l’AG qui examine les comptes et la tenue de l’assemblée pendant laquelle le syndic rend les pièces justificatives consultables.
• Annexes comptables : Ce sont les documents comptables joints aux convocations permettant aux copropriétaires de contrôler les charges et dépenses avant de voter les comptes.
• Projet de répartition des charges : Document de synthèse présenté aux copropriétaires pour montrer comment les dépenses seront réparties entre eux avant le vote des comptes.

📝 Points essentiels

• Pendant la période entre la convocation et la tenue de l’AG qui connaît des comptes, le syndic met à disposition les pièces justificatives des charges, en original ou copie, pendant au moins 1 jour ouvré, classées par catégories.
• Le syndic fixe le lieu de consultation (siège ou accueil habituel) et les jours/heures, précisés dans la convocation, en respectant notamment les jours d’accueil du contrat de syndic professionnel.
• Le copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais pendant le délai de mise à disposition.
• La convocation pour l’AG des comptes doit inclure 5 annexes comptables, dont le projet de répartition des charges et l’état des dépenses.

📖 6. Majorité absolue de l'article 25

🔑 Notions clés & Définitions

• Majorité absolue de l’article 25 : Majorité fondée sur la moitié des voix de tous les copropriétaires, où chaque voix compte pour déterminer l’adoption des décisions.
• Voix de tous les copropriétaires : Règle de calcul où les voix des copropriétaires présents, représentés et ayant voté par correspondance sont additionnées avec celles des autres copropriétaires.
• Désignation ou révocation du syndic : Décision portant sur le choix ou la fin des fonctions du syndic, soumise à la majorité de l’article 25.
• Travaux d’amélioration avec transformation : Catégorie de travaux modifiant ou améliorant l’immeuble, incluant transformation, addition ou amélioration, relevant de l’article 25.

📝 Points essentiels

• La majorité de l’article 25 est une majorité des voix de tous les copropriétaires, ce qui implique que les abstentions sont prises en compte.
• Le seuil se calcule comme (total des voix / 2) + 1, puis on compare au nombre de voix POUR.
• Les décisions de désignation ou de révocation du ou des syndics et des membres du conseil syndical relèvent de la majorité de l’article 25.
• Les décisions portant sur une délégation de pouvoir au syndic, au conseil syndical ou à toute personne relevant d’actes mentionnés à l’article 24 relèvent de la majorité de l’article 25.
• Les travaux comportant transformation, addition ou amélioration sont soumis à la majorité absolue de l’article 25.

💡 Astuce mémo

Art. 25 = “Absolu” : toutes les voix comptent (même celles qui ne votent pas).

📖 7. Passerelle 25-1 et délégation au CS

🔑 Notions clés & Définitions

• Passerelle 25-1 : Mécanisme légal permettant, après un premier échec en majorité de l’article 25 malgré un seuil minimal d’adhésion, de voter immédiatement selon la majorité de l’article 24.
• Délégation de pouvoir au CS : Délégation donnée au conseil syndical pour décider, à certaines conditions, des actes relevant normalement de la majorité de l’article 24.
• Seuil du tiers des voix : Condition numérique préalable à la passerelle 25-1 qui exige au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires.
• Exclusions de la délégation : Catégories de décisions où la délégation au conseil syndical est interdite par la loi, même si la majorité de l’article 25 est atteinte.

📝 Points essentiels

• Si la résolution n’atteint pas la majorité de l’article 25, mais atteint au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l’AG fait immédiatement un second vote à la majorité de l’article 24.
• Pour des travaux visés au f de l’article 25, si le tiers des voix n’est pas atteint, une nouvelle AG convoquée sous 3 mois sur un projet identique peut statuer à la majorité de l’article 24.
• La délégation de pouvoir au CS se vote à la majorité de l’article 25 afin de permettre au CS de décider des actes relevant de la majorité de l’article 24.
• Lorsque la délégation autorise le délégataire à engager des dépenses, l’AG fixe un montant maximum des sommes allouées.
• La délégation au CS ne peut pas porter sur l’approbation des comptes, la détermination du budget prévisionnel, ni sur les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par des évolutions législatives ou réglementaires depuis son établissement.

💡 Astuce mémo

25-1 = échec en 25 mais ≥ 1/3 voix → “rebond” immédiat en majorité 24 (et, pour certains travaux, nouvelle AG sous 3 mois).

📖 8. Majorité double de l'article 26

🔑 Notions clés & Définitions

• Majorité double art. 26 : Il s’agit d’une règle de vote exigeant la majorité des membres du syndicat représentant au moins deux tiers des voix dans les cas visés par l’article 26.
• Passerelle art. 26-1 : C’est le mécanisme qui permet, si l’article 26 n’est pas atteint mais avec des seuils minimaux, de repasser à une autre majorité au second vote.
• Majoration vers article 25 : Au second vote, la résolution est soumise à la majorité de toutes les voix des copropriétaires prévue à l’article 25.

📝 Points essentiels

• Si l’article 26 n’est pas acquis, le projet doit obtenir l’approbation de la moitié des membres présents, représentés ou votant par correspondance, et représenter au moins le tiers de toutes les voix des copropriétaires pour déclencher le second vote.
• En cas de second vote, la résolution est adoptée à la majorité des voix de tous les copropriétaires prévue à l’article 25.
• Le passage à l’article 25 dépend de la combinaison « moitié des membres » et « tiers des voix » plutôt que du seul score du premier vote.

💡 Astuce mémo

Art.26-1 = moitié des membres + tiers des voix → second vote en art.25.

📖 9. Règlement de copropriété et locations touristiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Interdiction de location hors résidence principale : Clause du règlement qui vise la limitation des locations à l’habitation aux seules résidences principales.
• Meublés de tourisme : Catégorie de location meublée définie par le code du tourisme et visée par la modification du règlement.
• Double majorité de l’article 26 : Mécanisme de vote permettant, dans un cas précis, de modifier le règlement sans exiger l’unanimité des copropriétaires.
• Lots à destination non commerciale : Lots qui ne sont pas spécifiquement affectés à une activité commerciale, et dont l’usage conditionne la possibilité de modifier la clause.

📝 Points essentiels

• La modification du règlement portant sur l’interdiction de louer des lots d’habitation autres que la résidence principale, en meublés de tourisme, relève de l’article 26 d et peut être décidée qu’avec la double majorité.
• Cette modification n’est possible que dans les copropriétés où le règlement interdit toute activité commerciale dans les lots qui ne sont pas spécifiquement à destination commerciale.

📖 10. Plafonds de consultation et mise en concurrence

🔑 Notions clés & Définitions

• Plafond de mise en concurrence : Plafond fixé en assemblée générale qui détermine à partir de quel montant le syndic doit engager une mise en concurrence des devis.
• Plafond de consultation du CS : Plafond fixé en assemblée générale qui conditionne si le syndic doit consulter le conseil syndical avant de lancer certains travaux.
• Travaux de maintenance : Travaux d’entretien et de maintenance couverts par les seuils qui autorisent, sous conditions de montant, une validation sans consultation du CS.
• Devis : Offres chiffrées reçues pour évaluer le coût des travaux et servir de base au respect des plafonds de consultation et de concurrence.

📝 Points essentiels

• Si le devis reçu par le syndic est inférieur au plafond de mise en concurrence, le syndic peut valider le devis, sous réserve du plafond de consultation du conseil syndical.
• Pour des travaux de maintenance, si le montant est inférieur au plafond de consultation du CS, le syndic n’est pas tenu de consulter le conseil syndical pour réaliser les travaux.
• Pour les travaux soumis à un vote en assemblée générale, si le montant du devis reçu est inférieur au plafond, le syndic n’a pas l’obligation de mettre plusieurs devis à l’ordre du jour.

📖 11. Travaux d'amélioration et suivi financier

🔑 Notions clés & Définitions

• Travaux d’amélioration (article 30) : Les travaux d’amélioration sont des transformations, adjonctions ou créations d’éléments visant à améliorer l’immeuble, au sens de l’article 30.
• Caractère somptuaire : Le caractère somptuaire permet de rendre judiciairement inopposables les travaux d’amélioration aux copropriétaires opposants.
• Répartition au critère de l’avantage : La répartition du coût des travaux d’amélioration se fait selon un critère unique : l’avantage procuré à chaque copropriétaire.
• Annexe 4 des comptes : L’annexe 4 détaille les charges exceptionnelles par destination, pour suivre les dépenses votées hors entretien courant.
• Annexe 5 des comptes : L’annexe 5 retrace la réalisation des appels de fonds et le suivi précis des travaux financés sur plusieurs années.

📝 Points essentiels

• Les copropriétaires peuvent contester la décision et les travaux sont suivis par des documents imposés, dont l’information des occupants à réaliser dans un délai de trois mois après chaque AG.
• En cas de travaux d’amélioration votés à la majorité de l’article 25, les opposants peuvent étaler leur participation financière sur dix ans.
• Le dispositif de l’article 30 oblige chaque copropriétaire à participer aussi aux dépenses de fonctionnement, d’administration, d’entretien et de remplacement des espaces ou éléments transformés ou créés.
• L’annexe 5 vérifie 6 montants : travaux votés, travaux payés, travaux réalisés, appels de fonds emprunts et subventions, solde en attente, subventions et emprunts à recevoir.
• Les occupants ne reçoivent pas les décisions liées aux prestations de gestion du syndic, sauf cas d’informations anonymisées prévues par le décret.

💡 Astuce mémo

Article 30 = Amélioration = Coût réparti par Avantage, donc l’idée arithmétique vise la plus-value du lot.

📖 12. Répartition des charges en copropriété

🔑 Notions clés & Définitions

• Clé de répartition : Une clé de répartition est une règle chiffrée utilisée pour répartir entre copropriétaires les coûts supportés par la copropriété.
• Charges exceptionnelles par destination : Les charges exceptionnelles par destination correspondent aux dépenses exceptionnelles ventilées selon la clé de répartition liée à chaque destination.
• Avantage apporté au copropriétaire : L’avantage correspond à la mesure de la plus-value conférée au lot par l’investissement réalisé pour les travaux d’amélioration relevant de l’article 30.
• Appels de fonds de travaux : Les appels de fonds de travaux sont les montants versés par les copropriétaires au fur et à mesure du financement et de la réalisation des travaux votés.
• Modification de la répartition des charges : La modification de la répartition des charges vise à changer la ventilation des dépenses entre lots lorsque la situation de la copropriété évolue.

📝 Points essentiels

• L’annexe 4 permet de visualiser les charges exceptionnelles par destination, c’est-à-dire ce que la copropriété a payé au titre de dépenses exceptionnelles non incluses dans l’entretien courant.
• L’annexe 5 permet de suivre chaque appel de fonds et de vérifier 6 montants : travaux votés, travaux payés, travaux réalisés, appels de travaux emprunts et subventions, solde en attente, subventions et emprunts à recevoir.
• Pour les travaux d’amélioration de l’article 30, le coût est réparti selon l’avantage procuré à chaque copropriétaire, et la décision entraîne une participation aux dépenses de fonctionnement, d’administration, d’entretien et de remplacement des parties transformées ou créées.
• La résolution doit préciser à la fois le coût des travaux et la clé de répartition choisie, avec la possibilité de prévoir une nouvelle clé.
• Si l’avantage est identique pour tous (ex. interphone, boîtes à lettres, local poubelles), la répartition peut se faire en part unitaire ou proportionnellement à la taille des lots sans pondérations supplémentaires.
• En principe, la modification de la répartition des charges nécessite l’unanimité, mais elle peut être votée à la majorité absolue de l’article 25 en cas de changement d’usage d’une partie privative, ou à la même majorité que celle ayant voté la vente, l’achat ou les travaux concernés, et sinon à l’unanimité pour une autre évolution.

💡 Astuce mémo

Article 30 = répartition par Avantage (plus-value du lot) : pas l’utilité, mais le gain financier mesuré.

📅 Repères chronologiques

📊 Tableaux de synthèse

Types d’assemblée générale

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre art. 25 (majorité de toutes les voix, abstentions comptent) et art. 24 (majorité des voix exprimées, abstentions non prises en compte) dans les calculs.
2. Croire que l’AG peut voter sur une question non inscrite à l’ordre du jour : même si elle est discutée, aucune décision ne peut être votée.
3. Oublier que le seuil de mise en concurrence dépend d’un montant fixé par l’AG : sans fixation en AG, l’obligation ne s’applique pas telle quelle.
4. Confondre convocation et délais : LRAR/LRE doit respecter 21 jours entre réception et tenue, et l’AG des comptes doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture comptable.
5. Penser que la passerelle 25-1 exige “oui” en majorité : elle vise l’échec en majorité art. 25 mais avec au moins le tiers des voix, puis second vote selon art. 24 (et cas travaux f).
6. Mal interpréter l’amendement : il est possible seulement dans le cadre et sans modifier fondamentalement l’objet de la proposition inscrite à l’ordre du jour.
7. Rater les pièces et annexes obligatoires : l’AG des comptes doit inclure 5 annexes comptables (notamment projet de répartition et état des dépenses).

✅ Checklist Examen

1. Identifier les 3 types d’AG (ordinaire/extraordinaire/spéciale) et leurs finalités, puis replacer l’AG annuelle “au moins une fois par an” et l’AG des comptes dans les 6 mois après la clôture.
2. Expliquer qui participe et comment : présentiel, vote par correspondance (formulaire remis au syndic au moins 3 jours francs avant), pouvoir/mandat et visioconférence, avec les limites de mandat.
3. Savoir établir l’ordre du jour avec le conseil syndical et préparer les projets de résolutions ; rappeler que seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote.
4. Calculer et caractériser la majorité art. 24 (voix exprimées) pour des décisions type (budget/comptes/quit us sans réserve) et rappeler que les abstentions ne comptent pas.
5. Calculer la majorité art. 25 (toutes les voix : présents, représentés, ayant voté, abstentions incluses) avec le seuil (total/2 + 1) et reconnaître les décisions typiques (désignation/révocation syndic/CS, travaux avec transformation/addition/amélioration, délégations visées).
6. Utiliser la passerelle art. 25-1 : si au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires est atteint malgré l’échec art. 25, refaire immédiatement un second vote en art. 24 ; et pour certains travaux f, maîtriser le cas de nouvelle AG sous 3 mois.
7. Utiliser la majorité double art. 26 : moitié des membres + au moins deux tiers des voix, puis appliquer la passerelle art. 26-1 si échec (moitié des membres + au moins le tiers des voix) pour basculer au second vote en art. 25.
8. Connaître le mécanisme des plafonds en lien avec devis : plafond mise en concurrence (si devis < plafond, pas d’obligation de concurrence à plusieurs devis ; et plafond consultation CS pour maintenance), ainsi que l’articulation syndic/CS.
9. Maîtriser convocation et contenu : délais (21 jours), forme (LRAR ou LRE, calcul des délais), mentions (lieu/heure, consultation pièces, annexes), et que le syndic doit donner suite à une demande d’inscription sans apprécier l’opportunité (15 jours pour informer des frais/ honoraires).
10. Rédiger et exploiter le procès-verbal : signature (président/secrétaire/scrutateurs), contenu obligatoire (résultats de vote, opposants/défaillants, réserves, incidents visioconférence), feuille de présence en annexe, puis transmission (LRAR/LRE opposants/défaillants, délais/notification).
11. Appliquer le suivi après AG : information des occupants sous 3 mois (anonymisation si nécessaire, exclusions dont prestations de gestion syndic) et rappel des annexes 4 et 5 pour le suivi financier et l’exécution des travaux votés.
12. Expliquer le régime des travaux d’amélioration (art. 30) : décision à la majorité art. 25, répartition par “avantage” (plus-value), obligation de participer aussi aux dépenses de fonctionnement/entretien/remplacement, et faculté d’étalement des opposants sur 10 ans.