Lernzettel: Suivi administratif du salarié

📋 Plan du Cours

1. Déclaration Préalable à l'Embauche
2. Visite d'Information et de Prévention
3. Registre Unique du Personnel
4. Affiliation mutuelle et prévoyance
5. Arrêts de travail et temps partiel thérapeutique
6. Modes de rupture du contrat
7. Régime social et fiscal des indemnités de rupture
8. Formalités et documents de sortie

📖 1. Déclaration Préalable à l'Embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• Suivi du salarié : Le suivi du salarié regroupe l'ensemble des démarches administratives, déclaratives et organisationnelles réalisées par l'employeur tout au long de la relation de travail, de l'embauche à la sortie du salarié.
• DPAE : La Déclaration Préalable à l'Embauche est une formalité obligatoire effectuée auprès de l'URSSAF via le portail Net Entreprises, au plus tôt 8 jours avant et au plus tard dans les minutes précédant la prise de poste (article L. **1221-10 **du Code du travail).

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• La DPAE permet de traiter simultanément la déclaration d'embauche, la demande d'immatriculation au régime général de la Sécurité Sociale, l'affiliation à l'assurance chômage, l'adhésion au Service de Santé au Travail (SST) et le déclenchement de la Visite d'Information et de Prévention (VIP).

Compléments

• La DPAE comporte trois blocs d'informations : les données employeur (SIRET, adresse, secteur d'activité), les données salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, n° SS si connu, nationalité) et les données contrat (nature du contrat, date prévisible d'embauche, durée de la période d'essai, SST rattaché).

📖 2. Visite d'Information et de Prévention

🔑 Notions clés & Définitions

• Visite d'Information et de Prévention : La VIP est une visite médicale réalisée dans les 3 mois suivant la prise de poste, qui a remplacé la visite médicale d'embauche systématique depuis le 1er janvier 2017, et qui vise à vérifier l'état de santé du salarié et à l'informer des risques liés à son poste.

📝 Points essentiels

• La VIP est réalisée par tout professionnel de santé au travail habilité pour un salarié sans risque identifié, mais obligatoirement par le médecin du travail pour un travailleur handicapé, un titulaire d'une pension d'invalidité, un travailleur de nuit ou un salarié exposé à risques (SIR).
• Pour les salariés exposés à des risques particuliers (amiante, rayonnements ionisants, travaux hyperbares, agents biologiques dangereux), la visite doit avoir lieu AVANT la prise de poste par le médecin du travail, et non dans les 3 mois (articles R. **4624-22 **et suivants du Code du travail).

📖 3. Registre Unique du Personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre Unique du Personnel : Le RUP est un registre obligatoire, régulièrement actualisé, tenu de manière indélébile et infalsifiable (manuellement ou informatiquement), disponible pour l'URSSAF, l'inspection du travail et les représentants du personnel.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• Les mentions obligatoires du RUP pour tous les salariés sont : nom et prénom, date de naissance, nationalité et sexe, emploi et qualification, date d'entrée et de sortie, et la mention du titre de séjour pour les travailleurs étrangers.

Compléments

• L'absence ou l'inexactitude d'une inscription au RUP est sanctionnée par une amende pouvant atteindre 750 € par salarié (contravention de 4e classe), et les inscriptions doivent être conservées pendant 5 ans à compter du départ du salarié.
• Le RUP doit comporter des mentions complémentaires selon la situation du salarié : « apprenti », « contrat de professionnalisation », « CDD », « salarié à temps partiel », « salarié temporaire », et pour les stagiaires : nom, prénom et fonction du tuteur, dates et lieux du stage.

📖 4. Affiliation mutuelle et prévoyance

📝 Points essentiels

• L'employeur doit affilier tout nouveau salarié à la complémentaire santé (mutuelle obligatoire depuis le 1er janvier 2016, ANI 2013) et, le cas échéant, à la prévoyance collective, mais le salarié peut demander une dispense d'affiliation dans certains cas (couverture déjà existante, CDD court).

📖 5. Arrêts de travail et temps partiel thérapeutique

🔑 Notions clés & Définitions

• Accident du travail : Est considéré comme accident du travail tout accident survenu du fait ou à l'occasion du travail, quelle qu'en soit la cause (article L. **411-1 **du Code de la Sécurité Sociale).

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• En cas d'accident du travail, le salarié informe l'employeur dans les 24 heures, puis l'employeur déclare l'AT à la CPAM via Net Entreprises dans les 48 heures (hors dimanche et jours fériés), remet immédiatement la feuille de soins AT au salarié et transmet l'attestation de salaire à la CPAM dès que possible.
• Le temps partiel thérapeutique, prescrit par le médecin traitant après un arrêt, nécessite deux visites médicales obligatoires avec le SST (avant la reprise en temps partiel, puis avant la reprise aux conditions normales), et l'employeur peut s'y opposer s'il justifie de l'impossibilité d'un tel aménagement.

Compléments

• L'employeur peut émettre des réserves motivées sur le caractère professionnel de l'accident, soit simultanément à la déclaration, soit dans les 10 jours francs suivant celle-ci, et le non-respect du délai de déclaration peut engager sa responsabilité et entraîner le remboursement des frais médicaux et IJSS.
• Pendant le temps partiel thérapeutique, la rémunération comprend les IJSS versées par la Sécurité Sociale et le salaire versé par l'employeur au prorata du temps de présence, avec une attestation de salaire établie dès la reprise et renouvelée chaque mois jusqu'à la reprise à temps complet.
• Les reprises anticipées de travail après un arrêt maladie doivent être déclarées à la CPAM dans un délai de 5 jours.
• L'employeur est tenu de pouvoir présenter sur demande un document permettant le suivi des heures effectuées par les salariés (heures supplémentaires, heures complémentaires, gestion des absences), sans qu'aucune condition de format ne soit imposée par la loi.

📖 6. Modes de rupture du contrat

🔑 Notions clés & Définitions

• Démission : Une rupture du contrat de travail à l'initiative du salarié, sans formalisme particulier imposé par la loi, mais un écrit est recommandé pour dater la volonté du salarié.
• Licenciement : Une rupture du contrat à l'initiative de l'employeur, ouvrant droit à l'indemnité de licenciement si deux conditions cumulatives sont réunies : le licenciement n'est pas pour faute grave ou lourde, et le salarié justifie d'au moins 8 mois d'ancienneté à la date de notification (ordonnance Macron de 2017).
• Rupture conventionnelle : Permet à l'employeur et au salarié en CDI de convenir ensemble de la fin du contrat, moyennant une convention homologuée par la DREETS, et le salarié perçoit au minimum une indemnité équivalente à l'indemnité légale ou conventionnelle de licenciement.

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• Le salarié qui démissionne pendant sa période d'essai doit respecter un délai de prévenance (article L. 1221-26) : 24 heures en dessous de 8 jours de présence, 48 heures entre 8 et 30 jours, 2 semaines après 1 mois, 1 mois après 3 mois, et ces délais s'appliquent dans les deux sens.
• L'indemnité légale de licenciement est de 1/4 de mois de salaire brut par année d'ancienneté jusqu'à 10 ans, puis 1/3 de mois de salaire brut au-delà de 10 ans.
• Entre 65 et 70 ans, l'employeur doit interroger le salarié par écrit chaque année sur son intention de partir à la retraite et ne peut pas imposer le départ en cas de refus ; à partir de 70 ans, l'employeur peut décider unilatéralement de mettre le salarié à la retraite.
• L'indemnité de départ volontaire à la retraite est de : aucune indemnité légale avant 10 ans, 1/2 mois de salaire brut de **10 à 15 **ans, 1 mois de **15 à 20 **ans, 1 mois et demi de **20 à 30 **ans, et 2 mois au-delà de 30 ans.

Compléments

• En CDD, la rupture anticipée à l'initiative du salarié n'est possible que dans certains cas (accord mutuel, embauche en CDI dans une autre entreprise), avec dans ce dernier cas un préavis d'un jour par semaine de présence dans la limite de 2 semaines.
• L'indemnité de mise à la retraite à l'initiative de l'employeur suit le même barème que l'indemnité légale de licenciement, soit 1/4 de mois par année d'ancienneté jusqu'à 10 ans, puis 1/3 de mois au-delà.

📖 7. Régime social et fiscal des indemnités de rupture

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• Le salaire de référence retenu pour le calcul des indemnités de rupture est le plus favorable entre la moyenne des 12 derniers mois et la moyenne des 3 derniers mois, et il inclut le salaire de base, les primes, les heures supplémentaires, le 13e mois au prorata et les avantages en nature, mais exclut l'intéressement et la participation.
• L'indemnité de départ volontaire à la retraite est soumise à l'impôt sur le revenu, à la CSG/CRDS et aux cotisations sociales (traitement identique au salaire), tandis que le licenciement, la rupture conventionnelle et la mise à la retraite bénéficient d'exonérations possibles dans certaines limites.
• Depuis le 1er septembre 2023, la contribution patronale forfaitaire sur les indemnités de rupture conventionnelle a été portée à 30 % pour le financement du régime d'assurance chômage, due par l'employeur quelle que soit la situation fiscale et sociale de l'indemnité versée.

Compléments

• Lorsque la moyenne des 3 derniers mois est retenue comme salaire de référence, les primes de caractère non mensuel (prime de vacances, 13e mois) doivent être réintégrées au prorata temporis pour ne pas pénaliser le salarié, et si la rémunération a été réduite, c'est le salaire habituel qui est pris en compte.
• Lorsqu'un salarié a travaillé à temps complet puis à temps partiel, l'indemnité de rupture est calculée au prorata des périodes travaillées dans chaque situation, et l'ancienneté s'apprécie à la date de fin de préavis, qu'il soit effectué ou non.

📖 8. Formalités et documents de sortie

📝 Points essentiels

★ À maîtriser

• Quelle que soit la cause de la rupture, l'employeur doit réaliser les formalités suivantes : déclaration de fin de contrat via la DSN, mise à jour du registre unique du personnel, et information des organismes de mutuelle et de prévoyance.
• Trois documents sont systématiquement obligatoires quelle que soit la cause de la rupture : le certificat de travail, l'attestation France Travail (anciennement « attestation Pôle emploi » depuis le 1er janvier 2024) et le reçu pour solde de tout compte, auxquels s'ajoutent les documents relatifs à la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance.
• La portabilité de la mutuelle et de la prévoyance suppose que la fin du contrat ouvre droit à une prise en charge par France Travail ; pour les frais de santé, la durée de portabilité est égale à la durée du contrat dans la limite de 12 mois, et cesse en même temps que la prise en charge par l'assurance chômage.

Compléments

• L'indemnité compensatrice de préavis est versée par l'employeur lorsque le salarié n'effectue pas son préavis du fait de l'employeur, correspondant au salaire que le salarié aurait perçu (salaire de base + primes habituelles + avantages en nature), mais elle n'est pas due si c'est le salarié qui est à l'origine de la non-exécution.
• Sur le dernier bulletin de salaire, le salaire de base est calculé sur la durée réelle de présence en cas de sortie en cours de mois, le plafond de Sécurité Sociale est réduit au prorata, les congés payés et les RTT/forfait jours/CET sont soldés, et la prime de précarité versée en fin de CDD est perdue en cas de rupture anticipée à l'initiative du salarié.

📊 Tableaux de synthèse

Comparaison des modes de rupture

Régime social et fiscal des indemnités de rupture

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. La DPAE peut être réalisée jusqu'au dernier moment avant la prise de poste, et non obligatoirement « au moins 8 jours avant » l'embauche.
2. La VIP remplace la visite médicale d'embauche systématique depuis le 1er janvier 2017.
3. Pour les salariés en Suivi Individuel Renforcé (SIR), la visite a lieu avant la prise de poste, contrairement à la VIP standard qui se déroule dans les 3 mois suivant la prise de poste.
4. Le non-respect de la procédure d'interrogation annuelle entre 65 et 70 ans peut entraîner la requalification de la mise à la retraite en licenciement sans cause réelle et sérieuse.
5. L'attestation remise au salarié s'appelle désormais « attestation France Travail » depuis le 1er janvier 2024, et non plus « attestation Pôle emploi ».

✅ Checklist Examen

1. Suivi du salarié
2. Visite d'Information et de Prévention
3. Registre Unique du Personnel
4. Accident du travail
5. Démission
6. DPAE
7. Licenciement
8. Rupture conventionnelle
9. La DPAE permet de traiter simultanément la déclaration d'embauche, la demande d'immatriculation au régime général de la Sécurité Sociale
10. La VIP est réalisée par tout professionnel de santé au travail habilité pour un salarié sans risque identifié
11. Les mentions obligatoires du RUP pour tous les salariés sont : nom et prénom, date de naissance, nationalité et sexe, emploi et qualification
12. L'employeur doit affilier tout nouveau salarié à la complémentaire santé (mutuelle obligatoire depuis le 1er janvier 2016, ANI 2013)
13. En cas d'accident du travail, le salarié informe l'employeur dans les 24 heures
14. Le salarié qui démissionne pendant sa période d'essai doit respecter un délai de prévenance (article L
15. Le salaire de référence retenu pour le calcul des indemnités de rupture est le plus favorable entre la moyenne des 12 derniers mois et la moyenne
16. Quelle que soit la cause de la rupture, l'employeur doit réaliser les formalités suivantes : déclaration de fin de contrat via la DSN