Lernzettel: Gestion des bénévoles et abandons de frais

📋 Plan du Cours

1. Saisie d’un abandon de frais
2. Déclarer un bénévole dans Carmen
3. Don en nature et contrôle des bénévoles

📖 1. Saisie d’un abandon de frais

🔑 Notions clés & Définitions

• Abandon de frais : Action d’imputer un abandon de frais dans Carmen, soumise à des conditions de statut du bénéficiaire.

📝 Points essentiels

• Un abandon de frais ne peut être saisi que si la personne est notée bénévole dans Carmen.
• Il n’existe pas de lien automatique Chorum→Carmen pour identifier les bénévoles au 02/02/2026.
• Une cotisation ne peut pas être payée par un abandon de frais.

📖 2. Déclarer un bénévole dans Carmen

🔑 Notions clés & Définitions

• Champ est Bénévole : Champ de la fiche descriptive de la personne servant à indiquer son statut bénévole dans Carmen.
• Fiche descriptive de la personne : Écran Carmen où l’on renseigne des informations de la personne, dont le statut bénévole via le champ est Bénévole.

📝 Points essentiels

• Pour pouvoir saisir un abandon de frais, il faut mettre à « Oui » le champ « est Bénévole » sur la fiche descriptive si la personne est bénévole.
• Le statut bénévole doit exister dans Carmen avant toute saisie d’abandon de frais.

📖 3. Don en nature et contrôle des bénévoles

🔑 Notions clés & Définitions

• Don en nature : Type d’enregistrement utilisé quand l’aide provient d’un salarié ou d’un salarié mis à disposition.
• Requête 1503 : Requête Carmen permettant de contrôler la liste des bénévoles via la partie Contrôle de données du requêteur.

📝 Points essentiels

• Si la personne est un salarié ou un salarié mis à disposition, enregistrer le don comme un « Don en nature » et non comme un abandon de frais.
• Vous pouvez vérifier vos bénévoles dans Carmen avec la requête 1503 dans la partie « Contrôle de données » du requêteur.

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Oublier de mettre « est Bénévole » à « Oui » dans la fiche descriptive et bloquer la saisie de l’abandon de frais.
2. Confondre l’absence de lien automatique Chorum→Carmen avec une synchronisation automatique des bénévoles.
3. Tenter de payer une cotisation avec un abandon de frais, ce qui n’est pas autorisé.
4. Déclarer un salarié ou un salarié mis à disposition comme bénévole pour faire une saisie d’abandon de frais.
5. Enregistrer à tort un don provenant d’un salarié comme un abandon de frais au lieu d’un « Don en nature ».
6. Chercher la liste des bénévoles sans utiliser la requête 1503 dans le bon espace de contrôle.

✅ Checklist Examen

1. Dire dans quel cas un abandon de frais peut être saisi selon le statut de la personne dans Carmen.
2. Expliquer ce qu’il faut vérifier dans Carmen avant de saisir un abandon de frais.
3. Indiquer le réglage exact du champ « est Bénévole » pour autoriser un abandon de frais.
4. Savoir que l’existence d’un bénévole doit être portée dans Carmen et pas seulement dans Chorum.
5. Dire qu’un abandon de frais ne peut pas servir à payer une cotisation.
6. Dire quoi faire pour un salarié ou un salarié mis à disposition : enregistrer comme « Don en nature ».
7. Nommer le type d’enregistrement attendu quand il s’agit d’un salarié ou d’un salarié mis à disposition.
8. Donner la requête à utiliser pour vérifier la liste des bénévoles : 1503.
9. Indiquer où lancer cette vérification : partie « Contrôle de données » du requêteur.
10. Mentionner l’absence de lien automatique Chorum→Carmen au 02/02/2026 pour identifier les bénévoles.