Lernzettel: Gestion efficace de la réception logistique

📋 Plan du Cours

1. Indicateurs de performance logistique
2. Gestion des stocks et zones d’entrepôt
3. Réception des marchandises
4. Acteurs et étapes de la réception
5. Déchargement et contrôles de réception
6. Gestion des dommages et réserves

📖 1. Indicateurs de performance logistique

🔑 Notions clés & Définitions

• KPI : Un KPI est un indicateur chiffré qui mesure la performance d’un processus logistique pour guider le pilotage.
• CPU (Cost per unit) : Le CPU est un coût pour sortir une unité de l’entrepôt, utilisé pour évaluer la rentabilité de l’activité.
• Taux de service : Le taux de service mesure la capacité à satisfaire la demande client avec les livraisons attendues.

📝 Points essentiels

• Le taux de remplissage du dépôt mesure l’utilisation de l’espace disponible.
• Le nombre d’UV mouvementé par jour (entrée/sortie) quantifie l’activité quotidienne sur les unités de vente.
• Les écarts de stock regroupent les différences avec l’inventaire, la démarque inconnue et les erreurs associées.
• La durée moyenne de stockage mesure le temps passé par les marchandises en entrepôt avant sortie.

💡 Astuce mémo

KPI = chiffres pour décider : remplissage, activité UV, service, écarts, stockage, CPU.

📖 2. Gestion des stocks et zones d’entrepôt

🔑 Notions clés & Définitions

• Écart de stock : Un écart de stock correspond à la différence observée entre ce qui est attendu en stock et ce qui est réellement compté.
• Durée moyenne de stockage : La durée moyenne de stockage est la moyenne du temps que les marchandises restent en entrepôt avant d’être expédiées.

📝 Points essentiels

• La réception mal gérée provoque des erreurs de stocks et dégrade la productivité.
• Les indicateurs liés à la gestion incluent écarts de stock, taux de démarque inconnue et durée de stockage.
• Le taux de service s’alimente indirectement de la qualité des stocks gérés et correctement adressés.

📖 3. Réception des marchandises

🔑 Notions clés & Définitions

• Fonction de réception : La fonction de réception désigne l’acte par lequel le destinataire prend possession des marchandises livrées.
• Réceptionnaire : Le réceptionnaire est la personne chargée d’accueillir et de traiter la marchandise à son arrivée, notamment via les contrôles.
• Responsable de la qualité et quantité : Le fournisseur garantit la conformité des produits livrés par rapport à la commande, en qualité et en quantité.

📝 Points essentiels

• La réception ne se limite pas à enregistrer les commandes dans l’entrepôt ; elle inclut les étapes de contrôle et de traitement.
• La réception mal gérée entraîne des erreurs de stocks et réduit la productivité.
• Le fournisseur est responsable des avaries et des manquants constatés à l’arrivée, s’ils sont relevés.

💡 Astuce mémo

Réception = prise de possession + contrôle ; pas juste saisie informatique.

📖 4. Acteurs et étapes de la réception

🔑 Notions clés & Définitions

• Fournisseur : Le fournisseur est celui qui livre et qui est responsable de la qualité et de la quantité par rapport à la commande.
• Transporteur : Le transporteur organise l’acheminement et peut être impliqué dans les avaries et anomalies détectées à l’arrivée.
• Transporteur décharge selon le poids : La décharge des marchandises dépend du poids : le transporteur ou le réceptionnaire prend la main selon le seuil indiqué.

📝 Points essentiels

• La réception comprend quatre grandes étapes : planification et information, déchargement et gestion des quais, contrôle qualité/quantité, puis étiquetage, consolidation et adressage.
• Pendant l’accueil du conducteur, il faut sécuriser le site logistique, suivre les procédures d’accueil et compléter la feuille de contrôle.
• Pour l’affectation des rôles, la règle de déchargement prévoit : 3 T ou plus pour le réceptionnaire, moins de 3 T pour le transporteur.

💡 Astuce mémo

4 étapes : Planifier → Quais/Décharger → Contrôler → Étiqueter/Consolider/Adresser.

📖 5. Déchargement et contrôles de réception

🔑 Notions clés & Définitions

• Bon de livraison : Le bon de livraison est un document de référence utilisé pour vérifier la quantité de marchandises reçues.
• Lettre de voiture : La lettre de voiture est un document transport qui sert de base aux vérifications et à la traçabilité en cas d’anomalies.
• PCB : Le PCB est le nombre d’unités par colis, utilisé pour contrôler les quantités reçues lors du comptage.

📝 Points essentiels

• Le déchargement impose : mettre à quai le véhicule, affecter le personnel, choisir les matériels de manutention puis décharger.
• Le contrôle quantité consiste à vérifier les unités reçues en les rapprochant du bon de livraison et du bon de commande.
• Le contrôle qualité vérifie la conformité aux prescriptions de la demande d’achat, incluant emballage et contenu avec code article, désignation, n° lot et DDM/DLC.
• Les contrôles qualité logistique visent la satisfaction du client final.

💡 Astuce mémo

Quantité = unités vs bons ; Qualité = conformité (code, lot, DDM/DLC, état).

📖 6. Gestion des dommages et réserves

🔑 Notions clés & Définitions

• Réserve : Une réserve est une observation enregistrée par le réceptionnaire sur le document de transport en cas de problème constaté ou suspecté.
• Dommages apparents : Les dommages apparents sont des avaries visibles à l’extérieur qui permettent d’arrêter le déballage et de documenter l’état.
• Dommages non-apparents : Les dommages non-apparents sont des anomalies plus difficiles à prouver, nécessitant un contrôle et une réserve dans un délai court.

📝 Points essentiels

• Si les dommages sont apparents : arrêter le déballage, prendre des photos, laisser les marchandises emballées et émettre des réserves (colis manquants/endommagés).
• Si les dommages sont non-apparents : arrêter le déballage et envoyer une lettre de réserve dans les 3 jours par LRAR à toutes les parties.
• Dans les 3 jours, la confirmation des réserves en LRAR s’applique aussi lorsque des dommages ont été constatés lors de la réception.

💡 Astuce mémo

Apparents = preuves immédiates (photos, emballage) ; Non-apparents = preuve plus tard, réserve rapide (3 jours).

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre la réception avec la simple saisie des commandes : la réception inclut aussi contrôle, étiquetage, consolidation et adressage.
2. Mélanger contrôle quantité et contrôle qualité : la quantité se vérifie via les documents et le comptage, la qualité via la conformité aux prescriptions.
3. Oublier les règles de déchargement selon le seuil des 3 T, ce qui peut attribuer la tâche au mauvais acteur.
4. Ne pas émettre de réserves sur le bon document de transport, alors que l’anomalie doit être tracée via une réserve.
5. Laisser le déballage continuer malgré des dommages apparents, ce qui rend la preuve plus difficile.
6. Reporter trop tard les réserves quand les dommages sont non-apparents, alors que le délai court est requis.
7. Saisir un écart de stock sans relier l’origine à des erreurs de réception, de qualité ou à une démarque inconnue éventuelle.

✅ Checklist Examen

1. Définir ce qu’est un KPI en logistique et citer au moins deux exemples d’indicateurs (par exemple taux de remplissage, UV mouvementées, taux de service).
2. Expliquer le sens de l’indicateur CPU et l’associer à la notion de coût pour sortir une unité.
3. Citer les indicateurs liés aux écarts de stock/inventaire et à la démarque inconnue.
4. Décrire le rôle de la fonction de réception comme acte de prise de possession par le destinataire.
5. Lister les quatre grandes étapes de la réception et les ordonner correctement (planification, quais/déchargement, contrôles, puis étiquetage/consolidation/adressage).
6. Donner la procédure attendue lors de l’accueil du conducteur : sécuriser le site, suivre procédures, compléter la feuille de contrôle et diriger vers un quai.
7. Appliquer la règle de déchargement selon le poids : 3 T ou plus pour le réceptionnaire, moins de 3 T pour le transporteur.
8. Décrire le contenu du contrôle quantité : vérifier les unités reçues en les rapprochant des documents (bon de livraison et bon de commande) et connaître l’usage du PCB.
9. Décrire le contrôle qualité : conformité aux prescriptions de la demande d’achat, avec éléments comme code article, désignation, n° lot et DDM/DLC et état (cassé/abîmé/aspect).
10. Énumérer les éléments typiques contrôlés pour qualifier la qualité logistique d’un article reçu (emballage + contenu et état).
11. Expliquer comment gérer les dommages apparents : arrêter le déballage, photos, garder les marchandises emballées et formuler des réserves.
12. Expliquer comment gérer les dommages non-apparents : arrêter le déballage et émettre une lettre de réserve dans les 3 jours par LRAR.
13. Expliquer ce qu’est une réserve et citer sur quel type de support elle se note (document de transport).
14. Associer les actions et délais aux réserves : confirmation des réserves par LRAR dans les 3 jours à toutes les parties.