Hoja de repaso: Principes et preuves de la conciliation extrajudiciaire

📋 Plan du Cours

1. Conciliation privée et formalisme
2. Modes de communication et preuve
3. Présomption de réception
4. Courriel et communication habituelle
5. Négociation préalable et citation
6. Élevación à public et prescription
7. Conciliation judiciaire et compétence
8. Élevación unilatérale au public
9. Conciliation notariale et registrale

📖 1. Conciliation privée et formalisme

🔑 Notions clés & Définitions

• Conciliation privée : Mode de gestion d’une négociation extrajudiciaire visant un accord conciliatoire entre les parties avant la voie judiciaire.
• Personne conciliatrice : Intervenant chargé de conduire la négociation, qui doit répondre aux exigences d’inscription, d’impartialité et de confidentialité.
• Encargo professionnel : Mandat donné au conciliateur pour traiter le différend, en précisant l’objet, l’identité des parties et les circonstances utiles.
• Acceptation documental : Déclaration formalisée dans laquelle le conciliateur accepte expressément sa mission et assume la responsabilité d’une gestion loyale, objective, neutre et impartiale.
• Plan de conciliación : Organisation concrète de la séance, communiquée aux parties, incluant notamment les modalités et informations nécessaires pour la convocation.

📝 Points essentiels

• La personne conciliatrice doit être inscrite dans un collège professionnel (avocats, procureurs, graduados sociales, économistes, notariat, registradores) ou, selon le cas, inscrite comme médiatrice dans les registres correspondants ou dans des institutions homologuées.
• La personne conciliatrice doit être impartiale et respecter les devoirs de confidentialité et de secret professionnel.
• L’encargo doit décrire de façon succincte mais claire le contenu du désaccord et l’identité et les circonstances des autres parties.
• Pour communiquer entre conciliateur et parties, il faut indiquer spécifiquement le téléphone, l’e-mail pour les convocations et, le cas échéant, le moyen des rencontres virtuelles par visioconférence.
• Le conciliateur doit accepter expressément et par écrit la responsabilité de gérer loyalement, objectivement, de manière neutre et impartiale le mandat reçu.
• En cas de refus ou non-retait de burofax, la jurisprudence considère que cela n’écarte pas la preuve de réception et traduit la volonté réticente du destinataire, ce qui peut soutenir l’efficacité procédurale de l’acte de communication.

💡 Astuce mémo

Burofax refusé ≠ ignorance prouvée : la jurisprudence y voit souvent une volonté de se soustraire.

📖 2. Modes de communication et preuve

🔑 Notions clés & Définitions

• Acte de communication réceptice : Notion de communication dont l’effet dépend de la réception par le destinataire ou d’un obstacle imputable à sa propre conduite.
• Moyens fehacientes : Supports qui apportent une preuve vérifiable de la réception, de la date, du contenu et de la mise à disposition (ex. burofax, courrier certifié, requérant notarial).
• Presunción de recepción : Présomption selon laquelle la réception peut être admise lorsque la remise n’est pas prouvée mais peut raisonnablement être déduite des circonstances et des messages transmis.
• Efficacité du courrier électronique : Principe selon lequel l’e-mail peut satisfaire les exigences de preuve, notamment s’il permet d’identifier l’expéditeur et d’établir réception et date, selon le contexte.

📝 Points essentiels

• La communication réceptice produit pleinement effet si l’échec de l’acte vient de la volonté du destinataire ou de sa passivité, négligence ou erreur, sans motif justifié imputable à l’expéditeur.
• En cas d’échec d’un burofax par refus ou non retrait, la jurisprudence considère qu’il peut prouver la volonté récalcitrante du destinataire de ne pas récupérer le document.
• La citation de conciliation privée peut satisfaire l’exigence réceptice de l’art. 10.3 LOE soit par un refus explicite, soit par des moyens apportant une preuve de réception et de mise à disposition (burofax, courrier certifié, requête notariale).
• Quand un domicile postal existe, une tentative via un moyen de communication de type fehaciente est obligatoire et la réception peut valoir si elle est faite par toute personne visée à l’art. 161 LEC.
• Si la réception n’est pas prouvée mais peut être présumée, la citation peut aussi couvrir l’exigence réceptice avec des communications non fehacientes (ex. e-mail, SMS) en application de la jurisprudence citée.
• Pour l’e-mail, la preuve peut être acceptée dès lors qu’il laisse trace de l’identité de l’expéditeur, de la réception effective et de la date, en cohérence avec l’usage social et sous réserve de l’absence de manipulation.

💡 Astuce mémo

Réception = preuve fehaciente ou défaut imputable au destinataire (sinon, présomption possible).

📖 3. Présomption de réception

🔑 Notions clés & Définitions

• Présomption de réception : Notion procédurale selon laquelle l’effet d’une communication est admis dès lors que l’échec de sa réception est imputable au destinataire, et non à un défaut de pratique du requérant.
• Actes de communication réceptifs : Catégorie des notifications ou mises en demeure qui produisent leurs effets lorsqu’elles ont été valablement tentées et que leur frustration ne dépend pas du seul défaut du destinataire.
• Burofax refusé ou non retiré : Mode d’envoi dont le rejet ou la non-retrait, en l’absence de motif justifié autre que la volonté du destinataire, peut valoir présomption de réception ou preuve de sa réticence.
• Principe d’auto-responsabilité : Idée jurisprudentielle selon laquelle le destinataire doit accepter et ne pas entraver intentionnellement ou négligemment la réception, faute de quoi la notification reste réputée avoir été portée à sa connaissance.

📝 Points essentiels

• La SAP d’Alicante (section 9ª) du 12 avril 2019 juge qu’un Burofax non livré car refusé ou non retiré n’établit pas l’ignorance du destinataire, mais prouve au contraire sa volonté réticente de récupérer la documentation.
• La doctrine constitutionnelle fondée sur les SSTC 82/2000 (27 mars), 145/2000 (29 mai) et 6/2003 (20 janvier) admet que les actes de communication produisent pleinement effet si leur échec résulte uniquement de la volonté (expresse ou tacite) du destinataire ou de sa passivité, négligence, désintérêt ou erreur.
• La STS du 22 juin 2022 précise que la nature réceptice impose une collaboration du destinataire pour ne pas faire obstacle à la réception, afin que l’échec ne soit pas imputable au requérant.
• Dans la lignée de la STS du 17 septembre 2010 (Pleno, Sala 1ª), la réception se rattache au principe d’auto-responsabilité et à la possibilité raisonnable de connaissance par le destinataire.
• La STS du 14 septembre 2022 (communications électroniques extrajudiciaires) exige une constatation raisonnable de la réception pour que le requérant respecte le caractère réceptif de la mise en demeure, même si plusieurs moyens de preuve peuvent exister.

💡 Astuce mémo

Refus / non retrait du burofax ne signifie pas ignorance : cela montre plutôt la volonté réticente du destinataire.

📖 4. Courriel et communication habituelle

🔑 Notions clés & Définitions

• Courriel comme moyen : Le courriel est considéré comme un mode de communication susceptible de remplir les exigences de traçabilité et de contenu pour la preuve de l’échange.
• Communication habituelle : La communication habituelle désigne un usage régulier entre les parties, qui peut rendre acceptable l’envoi d’offres ou demandes par email.
• Preuve de réception : La preuve de réception vise à établir l’arrivée du message, sa date, son contenu et la mise à disposition du destinataire.

📝 Points essentiels

• L’AAP Alicante juge qu’un envoi par courrier électronique ne fait pas obstacle à la preuve exigée, car il permet d’établir l’identité de l’émetteur, la réception effective, la date et le contenu, sans exigences supplémentaires au-delà de celles implicites.
• L’AAP Malaga conditionne la validité de l’email aux circonstances: il doit s’agir du moyen pacté ou d’un moyen habituel de communication, et la situation dépend aussi du fait que l’adresse électronique corresponde effectivement à la contrepartie.
• La jurisprudence mobilise l’idée de cohérence avec la réalité du trafic: l’email est le véhicule ordinaire en affaires, sauf manipulation (hypothèse non retenue dans l’affaire citée).
• Les accords cités (AP Orense et AP Tenerife) admettent l’email comme moyen pour accréditer formulation et réception de la proposition ou de l’offre, si le contrat le prévoit ou si le destinataire a répondu par ce même moyen, et plus largement si le moyen permet d’attester l’envoi et la réception.
• La LO 1/2025 (art. 8) prévoit que les parties peuvent convenir que la négociation se fasse par moyens télé-matiques dans le cadre d’un moyen adéquat de solution des litiges.

💡 Astuce mémo

Mémo IRDC: Email doit apporter Identité–Réception–Date–Contenu.

📖 5. Négociation préalable et citation

🔑 Notions clés & Définitions

• Offre de négociation : C’est une proposition concrète faite au destinataire pour tenter de résoudre le litige avant d’agir en justice.
• Document art. 10.3 : C’est le document qu’un tiers neutre doit délivrer, à la demande des parties, pour attester l’activité de négociation et la bonne foi des intéressés.
• Réception par le destinataire : C’est le fait de pouvoir prouver que l’invitation, la demande de négociation ou l’offre a été reçue par le destinataire.

📝 Points essentiels

• Pour prouver la formulation et la réception de la demande d’invitation ou de négociation, et de l’offre de négociation contraignante, sont admis comme moyens le courrier postal avec accusé de réception, le burofax, le « buro mail » ou l’email si cela est prévu au contrat ou si le destinataire répond par ce moyen.
• Le document art. 10.3 doit mentionner notamment l’identité et la qualification du tiers, l’identité des parties, l’objet du litige, les dates des réunions et la déclaration solennelle de bonne foi des deux parties.
• Si une partie n’a pas comparu ou a refusé l’invitation, cette circonstance doit être consignée, avec la manière de la convocation effective, la justification et la date de réception.
• La demande de négociation adressée au préalable interrompt la prescription ou suspend la caducité à compter de la date où l’intention d’être communiquée est attestée comme reçue, et la durée continue jusqu’à la signature de l’accord ou la fin du processus sans accord.

💡 Astuce mémo

Art 10.3 = preuve de bonne foi + dates + identité du tiers.

📖 6. Élevación à public et prescription

🔑 Notions clés & Définitions

• Prescripción : La prescripción es el plazo legal que extingue la acción si el acreedor no reclama en tiempo, y puede interrumpirse o suspenderse por determinados actos.
• Caducidad : La caducidad es la pérdida de la posibilidad de ejercer un derecho por el transcurso del tiempo, con reglas de suspensión y reanudación ligadas a ciertos procedimientos.
• Dies a quo : El dies a quo es el momento que marca cuándo empieza a contarse el plazo, y puede cambiar entre el criterio histórico y el actual según el acto realizado.
• Intento de negociación : El intento de negociación es la solicitud o comunicación de negociación previa, cuya recepción o su presunción activa el cómputo y reinicio de plazos.
• Conciliación privada (7.2.B LOE) : La conciliación privada, cuando interviene una persona conciliadora, produce interrupción o suspensión desde la recepción por el conciliador y con reinicio o reanudación bajo condiciones temporales.

📝 Points essentiels

• Para interrumpir la prescripción mediante reclamación extrajudicial del art. 1973 CC, la reclamación debe exigir expresamente al deudor el cumplimiento de la obligación, no bastando la mera existencia externa de un derecho sin acto volitivo de reclamación.
• En negociaciones, la interrupción o suspensión se mantiene hasta la firma del acuerdo o hasta la terminación del proceso de negociación sin acuerdo.
• En el intento de negociación, el plazo se reinicia o reanuda tras 30 días naturales desde la recepción de la solicitud por la parte destinataria, o desde el intento de comunicación si no hay recepción.
• Si alguna propuesta concreta de acuerdo no obtiene respuesta en 30 días naturales desde la recepción, se reinicia o reanuda el cómputo del plazo, respectivamente.
• Si interviene una persona conciliadora, la solicitud de inicio interrumpe o suspende desde su recepción por el conciliador, y el cómputo se reinicia o reanuda si no se intenta comunicar a la otra parte en 15 días naturales o si no se mantiene la primera reunión dirigida a acuerdo ni se obtiene respuesta escrita en 15 días naturales desde…

💡 Astuce mémo

30 días para reiniciar: negociación→sin acuerdo; propuesta→sin respuesta.

📖 7. Conciliation judiciaire et compétence

🔑 Notions clés & Définitions

• Juge de paix : Autorité compétente pour connaître certains actes de conciliation judiciaire, notamment quand le montant est sous le seuil légal et hors matières relevant des juridictions commerciales.
• Secrétaire judiciaire : Autorité qui peut être compétente pour connaître des actes de conciliation judiciaire, notamment en fonction du domicile du défendeur et des matières en cause.
• Lieu de domicile du requis : Critère principal de compétence qui détermine l’autorité appelée à connaître de l’acte de conciliation selon le domicile ou la résidence en Espagne du défendeur.
• Compétence liée à la personnalité juridique : Règle de compétence qui étend l’autorité compétente au domicile du demandeur si la personne morale défenderesse y dispose d’une délégation, succursale, établissement ou représentant autorisé.
• Acte de conciliation et compétence contestée : Régime particulier quand surgissent des questions de compétence ou de récusation pendant la conciliation, assimilant l’initiative à une comparution sans formalités supplémentaires.

📝 Points essentiels

• Pour la conciliation judiciaire, le Juge de paix ou le Secrétaire judiciaire du tribunal d’instance ou du tribunal de commerce sont compétents selon le domicile du requis, ou à défaut la dernière résidence en Espagne, conformément à l’article 140.1 LJV.
• Si la demande est inférieure à 6 000 euros et ne concerne pas des matières relevant des juridictions de commerce, la compétence revient, le cas échéant, aux Jueges de paix en vertu de l’article 140.1 LJV.
• La compétence des Jueges de paix couvre aussi les conciliations civiles de montant inférieur à 10 000 euros, selon l’article 47.2 LEC et les règles du titre IX de la loi 15/2015 de juridiction volontaire.
• Si le requis est une personne juridique, l’autorité compétente peut aussi être celle du domicile du sollicitant, à condition que le requis y ait une délégation, succursale, établissement ou un représentant autorisé, que la circonstance doit être prouvée.
• Si, après des vérifications, le requis est introuvable ou localisé dans un autre parti judiciaire, le Secrétaire judiciaire rend une ordonnance ou le Juge de paix une décision mettant fin à la procédure et réservant au sollicitant le droit d’en rouvrir une devant la juridiction compétente.
• En cas de contestation de compétence ou de récusation du Secrétaire judiciaire ou du Juge de paix devant lequel se tient la conciliation, la comparution est réputée intentée sans formalités supplémentaires, par analogie avec l’article 813 LEC.

💡 Astuce mémo

6 000 € = Juge de paix (LJV 140.1) ; <10 000 € = Juge de paix aussi (LEC 47.2).

📖 8. Élevación unilatérale au public

🔑 Notions clés & Définitions

• Élevación a escritura pública : Procédure qui consiste à transformer l’accord issu d’une conciliation en acte d’écriture publique devant notaire.
• Solicitud notarial : Demande d’élever l’accord à escritura pública adressée au moyen du notaire qui autorise l’acte public d’élévation.
• Elevación unilateral par la partie requérante : Mécanisme permettant à la partie demanderesse d’obtenir seule l’acte d’élévation si l’autre ne donne pas suite à la demande.

📝 Points essentiels

• D’après l’art. 12-3 LO 1/2025, si la partie requise ne répond pas à la demande d’élévation à escritura pública, la partie requérante peut l’accorder unilatéralement.
• La demande d’élévation doit être faite par le même notaire qui autorise l’instrument public d’élévation, sans exiger la présence du tiers neutre lors de l’acte d’octroi.
• L’opposition de la partie requise à l’élévation unilatérale paraît limitée, sauf si elle vise l’existence même de l’accord et son absence dans un document authentique.
• Le notaire qui élève à public l’accord n’est pas nécessairement celui qui a participé à la conciliation, faute de règle imposant l’identité du notaire.
• Par prudence, le manquement à l’obligation d’élever à public peut être apprécié en appliquant le délai de 30 jours naturels, comme pour la fin de procédure en cas de non-réponse.

📖 9. Conciliation notariale et registrale

🔑 Notions clés & Définitions

• Conciliation notarial : Procédure de conciliation menée devant notaire, caractérisée par une grande flexibilité dans l’organisation du dossier.
• Acta notarial : Acte notarié présenté comme l’instrument adapté pour formaliser la conciliation notarial et transposer de nombreuses exigences de la LO 1/2025.
• Vidéo-conférence art. 17 ter : Mécanisme de participation à la conciliation notariée par visioconférence, avec possibilité pour le notaire d’exiger la présence physique si nécessaire.
• Conciliation registrale art. 103 bis : Conciliation conduite devant registrador pour certaines controverses immobilières, urbanistiques et mercantiles ou portant sur des faits inscriptibles, afin de parvenir à un accord extrajudiciaire.
• Certificación de avenencia : Certificat établi par le registrador après l’acte, constatant l’accord ou l’échec, et doté d’une efficacité exécutoire selon la loi.

📝 Points essentiels

• En conciliation notarial, le déroulement n’est pas réglementé de façon détaillée et l’acta est l’instrument principal pour formaliser la procédure.
• La durée supplétive de la conciliation notarial est de 3 mois, conformément à l’art. 10 LOE, comme pour la médiation.
• La conciliation enregistrale ne peut pas être utilisée pour les questions relevant de la loi sur la faillite (Ley Concursal).
• Le registrador rend un certificat d’avenencia (ou d’absence d’avenencia) avec efficacité exécutoire, et l’exécution suit les règles des titres exécutoires extrajudiciaires.
• La DGSJFP a admis qu’une restitution de portion de terrain peut relever de la conciliation registrale, comme question de caractère juridique réel relevant de la compétence du registrador.

📅 Repères chronologiques

📊 Tableaux de synthèse

Conciliation privée : moyens de preuve/réception (art. 10.3 LOE)

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre l’absence de retrait/refus du burofax : cela n’efface pas la preuve de la réception, il peut au contraire valoir volonté réticente.
2. Croire qu’un email “sans preuve” est automatiquement insuffisant : il doit laisser trace de l’identité, de la réception/dates et du contenu, sans manipulation.
3. Penser que l’art. 10.3 LOE impose toujours des moyens fehacientes : selon la doctrine, la présomption de réception peut suffire.
4. Oublier que l’encargo (mandat) doit décrire clairement l’objet du désaccord et l’identité/circonstances des autres parties.
5. Impréciser la documentation art. 10.3 : l’acte doit comporter identité/qualification du tiers, parties, objet, dates et déclaration solennelle de bonne foi, et consigner les refus/absence.
6. Croire que la négociation doit contenir une renonciation aux droits pour être valable : le cours précise que ce n’est pas exigé.
7. Se tromper sur les délais : pour l’intento de negociación, le calcul/recommencement se fait à 30 jours selon réception ou tentative, et en conciliateur à 15 jours pour tenter la communication/la réunion.

✅ Checklist Examen

1. Définir la conciliation privée et identifier les conditions pour être personne conciliatrice (inscription/registre, impartialité, confidentialité/secret, encas sociétés professionnelles).
2. Expliquer ce que doit contenir l’encargo professionnel (contenu de la controverse, identité et circonstances des parties) et la forme d’acceptation documentée de la responsabilité.
3. Savoir décrire la planification de la séance (plan de conciliación) et les informations à indiquer pour la communication (téléphone, email pour convocations, moyens de visioconférence).
4. Distinguer les modes de communication et leurs conséquences probatoires : communication réceptice, moyens fehacientes, et présomption de réception.
5. Exposer la jurisprudence de référence sur la présomption : SAP Alicante 12 avril 2019 (burofax refusé), SSTC 82/2000-145/2000-6/2003, STS 17 septembre 2010, STS 22 juin 2022, STS 14 septembre 2022.
6. Savoir quand une citation art. 10.3 LOE est recevable : refus explicite, ou preuve fehaciente (burofax/courrier certifié/requête notariale), ou présomption, et le rôle possible de l’email/SMS.
7. Rappeler la documentation art. 10.3 en cas de tiers neutre (identité/qualification, parties, objet, dates, déclaration solennelle) et l’obligation de consigner la non-comparution/refus et la manière de convocation.
8. Décrire l’art. 7 LOE sur interruption/suspension (point de départ via tentative de communication en domicile ou canal électronique des relations, prolongation jusqu’à accord/fin sans accord, redémarrage/reprise à 30 jours) et la règle spéciale 7.2.B LOE (conciliateur : 15 jours).
9. Présenter la compétence de la conciliation judiciaire (domicile du requis, suppléance dernière résidence, seuils 6.000€ et 10.000€) et la règle de comparution réputée sans formalités en cas de contestation/recusation (analogie art. 813 LEC).
10. Expliquer l’élévation à escritura pública en conciliation privée : délai d’envoi de l’exigence (5 jours), effet de l’accord/absence de réponse, et faculté d’élévation unilatérale (notaire requirant, pas nécessité de présence du tiers neutre).
11. Lister les caractéristiques de la conciliation notarial et registrale (acta notarial, visioconférence 17 ter, durée supplétive 3 mois, exclusion Ley Concursal, compétence registrador 103 bis et certificat d’avenencia avec efficacité exécutoire).
12. Savoir rappeler les règles d’accès à l’exécution d’un accord obtenu (certification/acte et logique “titre exécutoire extrajudiciaire” pour l’exécutoire en registral, et base pour exécution dans les cas d’élévation).