Quiz: Fundamentos de Arquivologia e Gestão Documental — 5 perguntas

1. Qual é uma consequência direta da realização adequada da avaliação documental?

A. Aumentar o espaço físico utilizado pelos arquivos

B. Reduzir a necessidade de sistemas de gestão eletrônica de documentos

C. Eliminação automática de todos os documentos após sua criação

D. Garantir que apenas documentos com valor duradouro sejam preservados

Answer: (D)

Explicação

A avaliação documental permite identificar quais documentos possuem valor duradouro, garantindo sua preservação e eliminando aqueles sem valor, otimizando recursos e protegendo a memória institucional.

2. O que é um arquivo permanente?

A. Documentos com valor histórico, legal ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

B. Documentos que possuem valor temporário e podem ser descartados após uso.

C. Documentos utilizados frequentemente no dia a dia, necessários para atividades atuais.

D. Documentos pertencentes a órgãos governamentais, acessíveis ao público para garantir transparência.

Answer: (A)

Explicação

A definição de 'arquivo permanente' no texto indica que são documentos com valor histórico, legal ou cultural que devem ser preservados indefinidamente, o que corresponde à opção correta. As demais opções descrevem outros tipos de arquivos ou conceitos relacionados, mas não a definição de arquivo permanente.

3. Qual é a função principal de um método de arquivamento na gestão de documentos?

A. Aumentar o espaço de armazenamento dos documentos

B. Facilitar a recuperação rápida dos documentos

C. Proteger os documentos contra acesso não autorizado

D. Garantir a integridade física dos documentos

Answer: (B)

Explicação

A função principal de um método de arquivamento é facilitar a recuperação rápida dos documentos, permitindo que sejam localizados de forma eficiente, conforme destacado no texto.

4. Como a gestão eletrônica de documentos (GED) difere dos métodos tradicionais de arquivamento?

A. A GED refere-se à preservação física de documentos históricos, enquanto os métodos de arquivamento são exclusivos para documentos digitais.

B. A GED é um método de classificação de documentos por assunto, enquanto os métodos de arquivamento envolvem a digitalização de documentos.

C. A GED é uma técnica de armazenamento de documentos em papel em arquivos físicos, ao passo que os métodos de arquivamento são usados somente na gestão digital.

D. A GED é um sistema digital que automatiza o controle e a recuperação de documentos eletrônicos, enquanto os métodos de arquivamento são técnicas de organização física ou lógica dos documentos.

Answer: (D)

Explicação

A gestão eletrônica de documentos (GED) é um sistema digital que controla, armazena e recupera documentos eletrônicos, promovendo agilidade e segurança. Já os métodos de arquivamento são técnicas de organização de documentos físicos ou digitais, como alfabético, numérico, geográfico ou por assunto, que facilitam sua localização. Portanto, a principal diferença é que a GED é um sistema automatizado e digital, enquanto os métodos de arquivamento são técnicas de organização.

5. Quem é creditado com a tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) usada na digitalização de documentos?

A. A equipe de Alan Turing

B. Desenvolvedores de IBM

C. A empresa Xerox

D. A empresa IRIS Inc.

Answer: (D)

Explicação

A tecnologia OCR, que transforma imagens digitalizadas em texto pesquisável, é atribuída à empresa IRIS Inc., reconhecida por desenvolver soluções nesta área, conforme destacado na fonte.