Revision sheet: Gestion des formations et absences en entreprise

📋 Plan du Cours

1. Enjeux et obligations légales de la formation professionnelle en entreprise
2. Obligations et responsabilités des salariés dans le suivi des formations
3. Dispositifs et modalités de formation professionnelle : CPF, VAE, PTP, inter/intra-entreprise, présentiel, à distance et AFEST
4. Financement de la formation professionnelle : rôle des OPCO, taxe d'apprentissage et plan de développement des compétences
5. Gestion des absences et congés : règles d’acquisition, RTT, maladies et accidents du travail
6. Processus de gestion des absences et congés : collecte, validation, enregistrement et reporting
7. Fonctions, avantages et limites des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH)
8. Gestion documentaire et déclarations obligatoires en administration du personnel

📖 1. Enjeux et obligations légales de la formation professionnelle en entreprise

🔑 Notions clés & Définitions

• Abondement du CPF : Une contribution financière supplémentaire versée sur le compte personnel de formation par l'employeur, pouvant atteindre 3000€ pour les entreprises d’au moins 50 salariés qui n'ont pas permis à leurs salariés de bénéficier d’une formation non obligatoire.
• Enjeux de la formation : Les objectifs stratégiques de la formation professionnelle visant à renforcer les compétences techniques et transversales, accroître l'implication des équipes, améliorer la performance et la compétitivité, fidéliser les collaborateurs, et assurer l'adaptation aux évolutions du travail.

📝 Points essentiels

• L’employeur doit organiser la formation des collaborateurs tout au long du contrat de travail en respectant les périodes prévues pour les alternants et désigner un tuteur pour les apprentis.
• Dans les entreprises de 300 salariés et plus, le CSE doit créer une commission de la formation pour préparer les consultations annuelles et recueillir les attentes des salariés.
• Le non-respect des obligations de formation peut entraîner un abondement du CPF à hauteur de 3000€ pour les entreprises d’au moins 50 salariés.
• En cas d’accident du travail, la responsabilité civile et pénale de l’employeur est engagée si le salarié n’a pas été correctement formé.

💡 À retenir

La formation professionnelle constitue un levier stratégique pour la compétitivité et la conformité légale, avec des obligations précises et des sanctions en cas de manquement.

📖 2. Obligations et responsabilités des salariés dans le suivi des formations

🔑 Notions clés & Définitions

• Formation obligatoire : Une formation imposée par l’employeur que le salarié doit suivre, notamment celles liées à la sécurité, à une habilitation ou à l’adaptation au poste de travail, conformément à l’article L6321-2 du Code du travail.
• Exemple : Un licenciement pour faute réelle et sérieuse motivé par une insu[isance professionnelle ou une cause économique pourra être retoqué en l’absence de formation visant l’adaptabilité du salarié à ses missions.
• Principe de coresponsabilité : Le principe selon lequel le salarié doit suivre les formations imposées par l’employeur, respecter les conditions de participation telles que la présence aux dates et horaires fixés et l’assiduité, et appliquer les compétences acquises dans ses fonctions.
• Formation facultative : Une formation proposée par l’employeur ou destinée au développement personnel que le salarié peut refuser sans sanction, notamment si elle se déroule hors temps de travail et ne relève pas de ses fonctions actuelles.
• Obligations des salariés : Faire si un salarié refuse de suivre une formation ?

📝 Points essentiels

• Le salarié doit suivre les formations obligatoires décidées par l’employeur, notamment celles liées à la sécurité, habilitation ou adaptation au poste.
• Le salarié doit respecter les conditions de participation, notamment être présent aux dates et horaires fixés et faire preuve d’assiduité.
• Le refus de suivre une formation obligatoire constitue une faute pouvant entraîner des sanctions disciplinaires, y compris le licenciement.

💡 À retenir

Le refus de suivre une formation obligatoire constitue une faute pouvant entraîner des sanctions disciplinaires, y compris le licenciement.

📖 3. Dispositifs et modalités de formation professionnelle : CPF, VAE, PTP, inter/intra-entreprise, présentiel, à distance et AFEST

🔑 Notions clés & Définitions

• Dispositifs de formation : Ensemble de mécanismes permettant d’acquérir, valoriser ou développer des compétences professionnelles, tels que le CPF, la VAE, le PTP ou le bilan de compétences.
• Intra-entreprise : Formation intra-entreprise Organisée pour les salariés d’une seule entreprise.

📝 Points essentiels

• Le CPF est alimenté en euros (500 € par an, plafonné à 5 000 €) et mobilisable à l’initiative du salarié via la plateforme Mon Compte Formation.
• La VAE permet d’obtenir un diplôme ou une certification en justifiant d’au moins 1 an d’expérience en lien direct avec le diplôme visé.
• Le PTP permet au salarié de suivre une formation longue certifiante en vue d’une reconversion, avec prise en charge par les Commissions Paritaires Interprofessionnelles Régionales.
• La formation inter-entreprise réunit des salariés de différentes entreprises dans un centre externe, tandis que la formation intra-entreprise est organisée pour les salariés d’une seule entreprise, souvent sur site.
• Les modalités de formation incluent le présentiel, la formation à distance (e-learning), la formation hybride (blended learning) et l’AFEST, qui se réalise directement sur le poste de travail avec accompagnement.
• • Mobilisable via le CPF, le plan de développement des compétences, ou France Travail Modalités de formation Définition Caractéristiques Formation inter-entreprise Réunit des salariés de différentes entreprises dans une même session de formation Se déroule dans un centre de formation externe, favorise l’échange d’expériences.
• AFEST (Action de Formation en Situation de Travail) Formation réalisée directement sur le poste de travail, avec un accompagnement et des phases réflexives.

💡 À retenir

Le CPF est alimenté en euros (500 € par an, plafonné à 5 000 €) et mobilisable à l’initiative du salarié via la plateforme Mon Compte Formation.

📖 4. Financement de la formation professionnelle : rôle des OPCO, taxe d'apprentissage et plan de développement des compétences

🔑 Notions clés & Définitions

• Taxe d’apprentissage : Contribution financière calculée en fonction de l’effectif et de la masse salariale, destinée au financement de l’apprentissage ainsi que des formations technologiques et professionnelles.
• Plan de développement des compétences : Outil de suivi des formations souhaitées et réalisées au sein de l’entreprise, permettant d’obtenir un financement de la part de l’OPCO, de maîtriser les coûts, de satisfaire à l’obligation d’adaptation des compétences et de motiver les salariés.

📝 Points essentiels

• Les OPCO sont des organismes agréés par l’État qui accompagnent les entreprises dans le développement des compétences et définissent des plafonds de prise en charge selon le type d’action, la branche professionnelle et la taille de l’entreprise.
• La taxe d’apprentissage est une participation au financement de l’apprentissage et des formations technologiques et professionnelles, dont le montant dépend de l’effectif et de la masse salariale.
• La mise en œuvre du plan inclut la collecte des besoins via l’entretien professionnel, la recherche d’organismes certifiés, la budgétisation, le suivi des indicateurs, et la planification des actions.
• Plan de développement des compétences Concerne tout type d’entreprise quelle que soit sa taille ou son statut juridique Outil de suivi des formations souhaitées et réalisées au sein de la structure L’employeur prend en charge :
  • Le coût de l’action de formation : les coûts pédagogiques
  • Le maintien de la rémunération
  • Les frais annexes (transport, repas…) Plan de développement des compétences Objectifs du plan de développement des compétences :
  • Obtenir un financement de la part de l’OPCO
  • Maîtriser les coûts grâce à un outil de suivi des formations réalisées
  • Satisfaire à l’obligation d’adapter les compétences des collaborateurs
  • Motiver et fidéliser les salariés Plan de développement des compétences Mise en œuvre du plan de développement des compétences :
  • Recueillir les besoins en formation (via notamment l’entretien professionnel)
  • Rechercher les organismes de formation certifiés pouvant répondre aux besoins
  • Budgétiser les actions à réaliser et optimiser les coûts
  • S’informer auprès de l’OPCO de la prise en charge possible
  • Planifier les actions de formation
  • Assurer le suivi : réalisation, demandes de prise en charge, gestion administrative, mise en place d’indicateurs… ATELIER 1 Cas pratique : construction d’un plan de développement des compétences INITIATION A L’ADMINISTRATION DU PERSONNEL Gestion des absences et des congés Séquence 1 Gestion des absences et des congés Les congés payés Acquisition : 2,5 jours ouvrables par mois travaillé ou 2,08 jours ouvrés par mois travaillé Rappel jours ouvrables / jours ouvrés / jours calendaires Jours ouvrables : correspond à tous les jours de la semaine qui peuvent être légalement travaillés, à l'exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés.

💡 À retenir

Le financement de la formation repose sur une organisation structurée entre acteurs publics et privés, avec des outils de pilotage pour optimiser les investissements.

📖 5. Gestion des absences et congés : règles d’acquisition, RTT, maladies et accidents du travail

🔑 Notions clés & Définitions

• SIRH : Système d'Information des Ressources Humaines qui centralise, automatise et sécurise la gestion des processus RH, incluant la gestion des absences, du temps de travail, de la paie et des dossiers du personnel.
• Conditions :
  • Être salarié du privé (CDI ou CDD) avec une condition liée à l’ancienneté.
• Congés payés : Jours ouvrés acquis à raison de 2,5 jours par mois travaillé, généralement sur une période d'acquisition du 1er juin N-1 au 31 mai N, avec proratisation en cas d'arrivée en cours de période.

📝 Points essentiels

• Les congés payés s’acquièrent à raison de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, avec une période d’acquisition généralement du 1er juin N-1 au 31 mai N.
• L’arrêt de travail suspend le contrat de travail, avec un délai de prévenance de 48 heures et des obligations de déclaration pour le salarié et l’employeur.
• L’accident du travail est un fait accidentel survenu dans le cadre du travail causant un dommage physique ou psychologique, avec prise en charge intégrale par la CPAM et maintien possible du salaire selon conventions.
• L’acquisition des congés payés continue même pendant un arrêt maladie indemnisé.

💡 À retenir

Maîtriser les règles précises encadrant les absences et congés permet de garantir la conformité légale et la protection des droits des salariés.

📖 6. Processus de gestion des absences et congés : collecte, validation, enregistrement et reporting

🔑 Notions clés & Définitions

• Code : Texte législatif qui encadre les règles relatives à la gestion des absences et congés, incluant les dispositions spécifiques sur les absences pour maladie ou accident.

📝 Points essentiels

• La gestion des absences commence par la collecte des demandes via formulaires papier ou digital.
• Les demandes d’absence sont validées par le manager ou le service RH avant enregistrement.

💡 À retenir

Appréhender la gestion des absences comme un processus structuré garantissant la traçabilité, la conformité et la prise de décision éclairée.

📖 7. Fonctions, avantages et limites des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH)

🔑 Notions clés & Définitions

• Portail en libre-service : Interface numérique permettant aux salariés d'accéder directement à certaines fonctionnalités RH telles que poser des congés, mettre à jour leurs données personnelles ou consulter leurs bulletins de paie dématérialisés.

📝 Points essentiels

• Le SIRH centralise les données RH telles que absences, temps de travail, formation, recrutement et pilotage RH.
• Le SIRH réduit les tâches répétitives, améliore la fiabilité des données et permet un suivi automatisé des soldes et alertes.
• Le SIRH ne supprime pas le besoin de contrôles manuels en paie et gestion du temps, un contrôle RH reste indispensable.
• Les salariés peuvent accéder via un portail en libre-service à certaines fonctionnalités comme poser des congés ou consulter leurs bulletins de paie dématérialisés.
• La mise en place d’un SIRH supprime le besoin de contrôles manuels en paie et en gestion du temps.
• Vrai Les collaborateurs peuvent poser leurs congés, mettre à jour leurs données personnelles, consulter leurs bulletins de paie dématérialisés… VRAI OU FAUX ?

💡 À retenir

Le SIRH constitue un outil stratégique facilitant la gestion RH par la centralisation et l'automatisation, tout en nécessitant une vigilance constante sur la conformité au RGPD et la sécurité des données.

📖 8. Gestion documentaire et déclarations obligatoires en administration du personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Règlement intérieur : Document imposé aux entreprises de plus de 50 salariés qui établit les règles relatives à la discipline, à la sécurité et au fonctionnement interne de l’entreprise.
• Organismes sociaux : Entités telles que l’URSSAF, la CPAM, France Travail, la CARSAT, ainsi que les mutuelles et prévoyances, chargées de la gestion des cotisations sociales, des prestations de santé, du chômage, de la retraite et de la prévention en santé au travail.
• Documents : Ensemble des pièces obligatoires comprenant les documents individuels comme le contrat de travail, les bulletins de paie et le registre du personnel, ainsi que les affichages relatifs à la sécurité, à l’égalité professionnelle, aux représentants du personnel, aux délégués syndicaux et aux horaires de travail.

📝 Points essentiels

• Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés.
• Les organismes sociaux à contacter comprennent l’URSSAF, la CPAM, France Travail, la CARSAT, ainsi que les mutuelles et prévoyances.

💡 À retenir

Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés.

📊 Tableaux de Synthèse

Comparatif des dispositifs de formation professionnelle

Dispositif	Objectif	Public cible	Financement
CPF	Acquérir des compétences ou valider une expérience	Salariés	Compte personnel, financement par l’employeur ou OPCO
VAE	Obtenir un diplôme ou une certification	Salariés	Validation par expérience, financement OPCO
PTP	Reconversion professionnelle	Salariés en projet de reconversion	Prise en charge par OPCO, formation longue
Formation intra-entreprise	Formation pour salariés d’une seule entreprise	Salariés de l’entreprise	Financement par l’entreprise, OPCO
Formation inter-entreprise	Formation pour salariés de différentes entreprises	Salariés de plusieurs entreprises	Financement par OPCO

⚠️ Pièges & Confusions Fréquentes

1. Confusion entre formation obligatoire et formation facultative.
2. Mauvaise compréhension des modalités de financement du CPF.
3. Erreur dans la distinction entre formation intra- et inter-entreprise.
4. Confusion sur les modalités de validation de la VAE.
5. Mauvaise interprétation des obligations légales liées au règlement intérieur.
6. Confusion entre gestion des absences pour maladie et accidents du travail.
7. Erreur dans la compréhension des responsabilités du SIRH.

✅ Checklist Examen

1. Vérifier la distinction entre formation obligatoire et facultative.
2. Connaître les dispositifs de financement disponibles.
3. Maîtriser les modalités de gestion des absences.
4. Savoir utiliser un SIRH pour la gestion RH.
5. Connaître les documents obligatoires en administration du personnel.
6. Comprendre le rôle de la taxe d’apprentissage.
7. Identifier les obligations légales liées au règlement intérieur.
8. Différencier les types de congés et leur gestion.
9. Maîtriser le processus de validation des absences.
10. Connaître les enjeux de la formation pour la compétitivité.
11. Savoir distinguer les différents dispositifs de formation.
12. Comprendre le rôle des OPCO dans le financement.