Lernzettel: Gestion complète des embauches et contrats

📋 Plan du Cours

1. Priorités d’embauche
2. Embauche d’un travailleur étranger
3. Informations à demander au salarié
4. Documents à remettre au salarié
5. Contrat de travail et CDI
6. Temps partiel et compléments d’heures
7. CDD : motifs et règles de durée
8. Déclarations d’embauche et DSN
9. Registre unique du personnel

📖 1. Priorités d’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• Priorités d’emploi : Les priorités d’emploi imposent à l’employeur de proposer certains postes vacants en priorité à des salariés remplissant des conditions précises.
• Priorité temps partiel : La priorité temps partiel s’applique aux salariés qui veulent passer à une durée plus élevée ou à temps plein, en CDI comme en CDD.
• Priorité jour/nuit : La priorité jour/nuit concerne les salariés de nuit qui demandent un poste de jour (ou l’inverse) correspondant à leurs attentes.
• Priorité télétravail : La priorité télétravail donne au salarié la possibilité d’accéder en priorité à un emploi vacant en entreprise correspondant à sa qualification et à ses compétences.
• Limite d’âge à l’embauche : La limite d’âge à l’embauche fixe les conditions d’âge minimales et les autorisations nécessaires pour employer un jeune.

📝 Points essentiels

• Quand un employeur a un poste vacant, il doit le proposer en priorité aux catégories de salariés listées, dès que leurs demandes correspondent (CDI ou CDD pour la priorité temps partiel).
• L’employeur doit informer de façon individualisée chaque salarié éligible de la liste des emplois disponibles correspondant à sa catégorie professionnelle ou à des emplois équivalents.
• La priorité de réembauche après démission liée à un congé maternité ou adoption permet au salarié de solliciter sa réintégration pendant 1 an sur des emplois compatibles avec sa qualification.
• Aucune limite d’âge supérieure n’existe, mais un jeune ne peut pas être embauché avant 16 ans et, tant qu’il n’est pas majeur ou émancipé, une autorisation du représentant légal est nécessaire.
• Exception 14 ans : possible pendant des vacances scolaires d’au moins 2 semaines, sur la moitié du temps et sur des travaux légers, avec une autorisation de l’inspecteur du travail demandée au moins 15 jours avant (8 jours pour désaccord, sinon accord réputé).
• Exception 15 ans : possible notamment en apprentissage si le jeune justifie avoir accompli la scolarité du premier cycle de l’enseignement secondaire.

💡 Astuce mémo

5 priorités à mémoriser : Temps partiel, Nuit↔Jour, Maternité/Adoption, Télétravail, Licenciement économique ; + exceptions âge : 16 mini, 14 vacances (≥2 semaines), 15 apprentissage.

📖 2. Embauche d’un travailleur étranger

🔑 Notions clés & Définitions

• Titre de travail : Le titre de travail est le document officiel qui autorise un travailleur étranger à exercer l’emploi proposé, sous réserve qu’il soit en cours de validité.
• Emploi d’un étranger sans autorisation : L’emploi d’un étranger sans autorisation correspond à la situation où l’employeur n’a pas vérifié un titre de travail réellement valable ou l’a accepté alors qu’il était frauduleux.
• Indemnisation pour emploi illicite : L’indemnisation pour emploi illicite vise l’indemnisation du salarié lorsque l’emploi est sans titre de travail valable.
• Indemnisation pour travail dissimulé : L’indemnisation pour travail dissimulé s’applique lorsque l’emploi irrégulier a été réalisé dans le cadre d’une dissimulation de travail.
• Contribution spéciale OFII : La contribution spéciale due à l’OFII est une somme exigée lorsque l’employeur emploie un étranger sans titre de travail.

📝 Points essentiels

• Pour un candidat étranger hors Union européenne et EEE, l’employeur doit vérifier que le titre de travail est en cours de validité lui permettant d’exercer l’emploi proposé.
• Si l’employeur omet la vérification ou se contente d’un titre frauduleux, il s’expose à une condamnation pour l’emploi d’un étranger non muni d’une autorisation de travail.
• Lorsque le salarié a été employé sans titre dans un cadre de travail dissimulé, il peut demander une indemnisation pour emploi illicite ou pour travail dissimulé, mais ces indemnités ne se cumulent pas.
• La sanction pénale mentionnée est de 5 ans d’emprisonnement et 15 000 € d’amende, appliquée autant de fois qu’il y a d’étrangers en situation irrégulière.
• L’employeur doit aussi payer une contribution spéciale à l’OFII, au moins égale à 5 000 fois le taux horaire du minimum garanti en cas d’emploi sans titre de travail.
• En cas de fraude ou de fausse déclaration pour obtenir un titre frauduleux, la peine indiquée est 1 an d’emprisonnement et 3 000 € d’amende.

💡 Astuce mémo

Vérifie le titre avant d’embaucher : sans contrôle, risques pénaux + indemnités possibles + contribution OFII ; frauder = prison et amende.

📖 3. Informations à demander au salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Questions liées et nécessaires : Les questions posées au candidat doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi ou avec l’évaluation de ses aptitudes professionnelles.
• Réponse de bonne foi : Le candidat doit répondre de bonne foi aux questions dont la finalité est d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi et leur lien direct avec celui-ci.
• Vie privée du candidat : La vie privée du candidat ne concerne pas l’employeur, qui n’est pas tenu de recevoir des informations sans lien avec l’emploi.
• Mentions RGPD dans le questionnaire : Le questionnaire recueillant des données personnelles doit indiquer des informations obligatoires prévues par le RGPD, même s’il est manuel ou automatisé.

📝 Points essentiels

• L’employeur peut demander la formation et les diplômes, ainsi que des éléments sur les antécédents professionnels comme des certificats de travail.
• L’employeur ne peut pas exiger le dossier scolaire si celui-ci contient des appréciations personnelles non nécessaires à l’emploi.
• Le questionnaire doit mentionner notamment identité du responsable, finalité, caractère obligatoire ou facultatif, conséquences du défaut de réponse, destinataires, durée de conservation, droits d’accès/rectification/effacement.
• Le candidat n’est pas tenu de répondre à des questions sans lien direct et nécessaire avec l’emploi, comme celles portant sur l’état de santé, la grossesse ou des loisirs.
• Des erreurs ou omissions ayant joué un rôle déterminant dans le recrutement peuvent entraîner la nullité du contrat de travail.

📖 4. Documents à remettre au salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Délai de prévenance : Le délai de prévenance est la durée minimale à respecter avant la rupture du contrat, selon que l’initiative vient du salarié ou de l’employeur.
• Formation professionnelle : La formation professionnelle regroupe les actions prévues ou mises en œuvre par l’employeur au titre de son obligation légale de formation.
• Congé payé : Le congé payé désigne le droit à repos rémunéré du salarié, dont la durée et les modalités de calcul doivent être prévues dans les documents remis.
• Régimes obligatoires de protection sociale : Les régimes obligatoires de protection sociale sont les couvertures légalement imposées (maladie, vieillesse, etc.) auxquelles le salarié est affilié.

📝 Points essentiels

• La période d’essai, les délais de prévenance en cas de rupture et leurs références légales (ou conventionnelles) doivent figurer dans les documents remis au salarié.
• Le délai de prévenance en cas de rupture à l’initiative du salarié est fixé à 7 jours par référence à l’article L. 1221-26 du code du travail.
• Les documents doivent préciser la formation professionnelle avec les références à l’article L. 6321-1 du code du travail, ainsi que la durée du congé payé avec les références aux articles L. 3141-3 et L. 3141-6 à L. 3141-11 et L. 3141-21 à L. 3141-23 du code du travail.
• Pour un salarié bénéficiant d’un statut protecteur, la rupture du contrat est soumise à une autorisation préalable de l’inspecteur du travail et l’employeur doit transmettre la procédure adéquate dès qu’il en a connaissance.

📖 5. Contrat de travail et CDI

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrat de travail : Le contrat de travail est l’accord par lequel un salarié s’engage à travailler pour un employeur sous son autorité contre une rémunération.
• CDI : Le CDI est la forme normale et générale du travail subordonné, reconnue comme règle depuis la loi du 25 juin 2008.
• Lien de subordination : Le lien de subordination est le rattachement du salarié à l’autorité de l’employeur, qui organise et dirige concrètement le travail.
• Pouvoir disciplinaire : Le pouvoir disciplinaire permet à l’employeur de sanctionner le salarié lorsqu’un manquement est reproché.

📝 Points essentiels

• Le contrat de travail se caractérise par une prestation de travail, une rémunération et un lien de subordination, et ces éléments distinguent le salariat du bénévolat ou de l’entraide.
• La subordination se traduit par un lieu et un temps de travail imposés, une organisation du travail choisie, ainsi que l’existence d’un règlement intérieur, d’un pouvoir disciplinaire et d’un pouvoir de direction.
• Le CDI à temps complet n’est soumis à aucune condition de forme et peut commencer par une période d’essai.
• La loi n’impose l’écrit que dans certains cas (CDD, travail temporaire, temps partiel, travail à domicile, contrat avec un médecin du travail, avocat salarié, intermittent, contrats de formation/professionnalisation et d’insertion, mannequin).
• Le contrat de travail électronique est autorisé depuis juin 2004.

💡 Astuce mémo

CDI = Normal (25/06/2008) + 3 preuves : Travail + Rémunération + Autorité (subordination = temps/lieu/organisation + règlement + sanctions + direction).

📖 6. Temps partiel et compléments d’heures

🔑 Notions clés & Définitions

• Présomption horaire normal : La conclusion d’un contrat de travail à temps partiel fait présumer que le contrat a été établi pour un horaire normal, ce qui dispense le salarié de prouver la durée alléguée.
• Mentions obligatoires du temps partiel : Les mentions du contrat doivent préciser la durée (hebdomadaire ou mensuelle) et sa répartition pour éviter que le salarié soit payé comme à temps plein.
• Répartition contractuelle des horaires : La répartition des heures entre les jours de la semaine ou entre les semaines du mois fait partie du contrat et ne se modifie qu’avec l’accord du salarié.
• Complément d’heures (avenant) : L’employeur peut augmenter temporairement la durée d’un salarié à temps partiel via un avenant précisant les modalités de compléments d’heures au-delà de la durée contractuelle.
• Heures complémentaires : Les heures complémentaires sont celles décomptées au-delà des compléments d’heures déjà effectués et elles bénéficient d’une majoration minimale de 25%.

📝 Points essentiels

• En cas de contrat à temps partiel, c’est à l’employeur qui invoque la durée réelle de travail de la prouver, et non au salarié.
• Si le contrat est écrit mais sans durée (hebdomadaire/mensuelle) ni répartition, la rémunération doit être calculée comme pour un contrat à temps plein.
• Une durée minimale ou une liberté d’organisation ne comblent pas l’absence des mentions obligatoires de durée et/ou de répartition du temps de travail.
• La répartition des horaires ne peut être modifiée sans l’accord du salarié, et une modification imposée doit respecter les exigences de l’article L. 3123-6 du code du travail.
• Les cas et la nature des modifications doivent être suffisamment précis dans le contrat, une formule vague comme des « nécessités de service » étant insuffisante.
• Pour des compléments d’heures sans passer par le régime des heures complémentaires, il faut un accord collectif de branche étendu + l’avenant du salarié, avec des règles collectives incluant un plafond de 8 avenants par an et par salarié (hors remplacements).

💡 Astuce mémo

Contrat à temps partiel = preuve côté employeur ; et si durée ou répartition manque → temps plein ; compléments : avenants plafonnés à 8.

📖 7. CDD : motifs et règles de durée

🔑 Notions clés & Définitions

• Renouvellement du CDD : Le renouvellement d’un contrat à durée déterminée ne peut se faire qu’à terme précis, dans les limites prévues pour la durée totale du CDD.
• Durée maximale du CDD : La durée totale du CDD, renouvellement compris, est plafonnée par des durées légales qui varient selon les situations.
• Requalification en CDI : La requalification en contrat à durée indéterminée peut s’imposer si le CDD dépasse les limites de durée ou si l’objet du contrat n’est plus respecté.
• Carence entre CDD successifs : La carence est une période à respecter entre deux CDD sur un même poste et un même type de contrat, avant de pouvoir pourvoir à nouveau le poste.

📝 Points essentiels

• Un CDD conclu à terme fixe peut être renouvelé deux fois maximum, sauf convention collective, et sa durée totale ne doit pas dépasser 18 mois, renouvellement compris.
• La durée maximale est ramenée à 9 mois en cas d’attente de l’arrivée d’un salarié recruté en CDI et de travaux urgents liés à la sécurité, renouvellement compris.
• Si la relation de travail se poursuit après le terme du CDD, le contrat devient à durée indéterminée.
• Pour un CDD à durée minimale, sa durée minimale n’a pas de limite absolue, mais il doit être requalifié en CDI s’il se poursuit après la réalisation de l’objet prévu.
• En cas de CDD successifs sur le même poste (au moins 14 jours), il est interdit de pourvoir le même poste avec un CDD de même type en invoquant un accroissement temporaire d’activité sans respecter une carence égale en principe à 1/3 de la durée initiale renouvellement inclus, ou 1/2 si le CDD initial a duré moins de 14 jours.
• Le CDD ne peut être rompu avant le terme que dans des cas limitativement prévus (accord, faute grave, force majeure, embauche en CDI ailleurs avec préavis, inaptitude médicalement constatée avec reclassement impossible) et la rupture conventionnelle ou la démission n’est pas autorisée pour un CDD.

💡 Astuce mémo

2 renouvellements max ; 18 mois max (ou 9 mois cas sécurité/attente CDI) ; carence = 1/3 (ou 1/2 si <14 jours).

📖 8. Déclarations d’embauche et DSN

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : La déclaration préalable à l’embauche est une formalité envoyée à l’URSSAF avant toute prise de poste afin d’accomplir plusieurs démarches d’immatriculation et d’affiliation en une seule fois.
• Accusé de réception DPAE : L’accusé de réception de la DPAE est un document transmis par l’URSSAF qui comporte un volet à remettre au salarié sans délai.
• Déclaration sociale nominative DSN : La DSN est un dispositif simplifié obligatoire qui centralise les données sociales en un point unique pour remplacer plusieurs déclarations auparavant adressées aux organismes.
• DMMO : La déclaration de mouvement de main d’œuvre recense les contrats conclus ou rompus sur un mois pour les entreprises concernées.

📝 Points essentiels

• La DPAE doit être adressée à l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche, avec en papier un dépôt au plus tard le dernier jour ouvrable avant l’embauche.
• L’URSSAF envoie un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la DPAE, et le volet détachable doit être remis au salarié sans délai.
• La DPAE peut aussi être considérée comme satisfaite si le salarié dispose d’un contrat écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.
• La DMMO (entreprises d’au moins 50 salariés) est transmise dans les 8 premiers jours de chaque mois via la DSN, à partir des contrats conclus ou rompus le mois précédent.
• La DSN doit être transmise à un point unique via net-entreprises.fr, et des pénalités financières s’appliquent en cas de manquement à ces obligations.
• En cas d’absence de DPAE dématérialisée, la pénalité est de 0,5% du PMSS, et en cas d’absence de DPAE la pénalité est de 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

💡 Astuce mémo

DPAE = “8 jours avant” (envoi) + “5 jours après” (accusé) pour pouvoir remettre le volet au salarié.

📖 9. Registre unique du personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre unique du personnel : Registre tenu par l’employeur recensant, dans l’ordre d’embauche, les informations obligatoires sur les salariés et certaines situations particulières.
• Annexes au registre : Documents à joindre au registre unique pour certaines formalités (autorisations, déclarations, titres) afin de pouvoir les présenter lors des contrôles.
• Accès au registre : Modalités de consultation du registre réservées à certains représentants et autorités, selon les conditions prévues.
• Remplacement informatique : Possibilité de tenir le registre sous forme dématérialisée après consultation du CSE, avec avis transmis à l’inspecteur du travail.
• Délai de conservation : Durée pendant laquelle les mentions du registre doivent être conservées après le départ du salarié ou du stagiaire.

📝 Points essentiels

• Le registre est tenu par ordre chronologique d’embauche et mentionne notamment l’identité, la nationalité, la naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, ainsi que les dates d’entrée et de sortie des salariés.
• En cas d’autorisation d’embauche ou de licenciement requise, la date de l’autorisation (ou de la demande) doit figurer sur le registre, et les déclarations de détachement reçues doivent être annexées.
• Les copies des titres autorisant l’activité salariée des travailleurs étrangers sont annexées au registre et tenues à disposition du CSE et des agents contrôleurs sur l’établissement ou le chantier selon le cas.
• Le registre peut être tenu sur support informatique après consultation du CSE ; l’avis du CSE doit être adressé à l’inspecteur du travail.
• Le registre doit être conservé au siège de l’établissement (ou chez le délégataire) et les mentions obligatoires doivent être conservées 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire.
• L’absence de tenue conforme est sanctionnée par une amende de 750 €, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

📅 Repères chronologiques

📊 Tableaux de synthèse

Délais DPAE

Période d’essai : durées maximales initiales

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre la priorité télétravail (emploi vacant dans les locaux correspondant aux compétences) avec une priorité sur tout emploi, y compris hors locaux.
2. Croire que les indemnités pour emploi illicite et pour travail dissimulé se cumulent : le cours dit qu’elles ne se cumulent pas (une seule, la plus favorable).
3. Demander des informations sans lien direct et nécessaire (ex. état de santé, grossesse, loisirs) en pensant que le “but” d’évaluer justifie tout.
4. Oublier que, pour le temps partiel, l’écrit doit préciser au moins durée (hebdo ou mensuelle) et répartition : sinon présomption de travail à temps plein et preuve à renverser côté employeur.
5. Imposer une “formule vague” dans le contrat de temps partiel pour modifier la répartition (“nécessités de service”) : le cours exige cas précis et nature/ampleur des changements.
6. Penser qu’un CDD peut être rompu librement avant terme : le cours rappelle des cas limitativement prévus, et que démission/rupture conventionnelle ne sont pas autorisées pour le CDD.
7. Rater les dates-clés de la DPAE (8 jours avant, puis accusé sous 5 jours ouvrables, et remise du volet au salarié sans délai).

✅ Checklist Examen

1. Quand il y a un poste vacant, identifier les salariés prioritaires (temps partiel vers temps plein, nuit↔jour, réembauche après démission maternité/adoption pendant 1 an, télétravail, licenciement économique) et l’obligation d’information individualisée des catégories concernées.
2. Retenir les règles d’âge à l’embauche : 16 ans minimum, autorisation du représentant légal tant que non majeur/émancipé, exceptions 14 ans (vacances scolaires ≥2 semaines, moitié du temps, travaux légers, autorisation inspecteur du travail 15 jours avant), 15 ans (apprentissage avec scolarité 1er cycle), et mention de…
3. Pour un travailleur étranger hors UE/EEE, vérifier que le titre de travail est en cours de validité avant d’embaucher, et connaître les conséquences : condamnation en cas de non-vérification/titre frauduleux + sanction pénale et contribution spéciale OFII.
4. Savoir quelles questions sont licites au questionnaire : questions liées et nécessaires à l’emploi/à l’évaluation, réponse de bonne foi, et exclusion des informations relevant de la vie privée ou sans lien (ex. état de santé, grossesse, loisirs).
5. Maîtriser les mentions RGPD obligatoires du questionnaire (identité du responsable, finalité, obligatoire/facultatif, conséquences du défaut, destinataires, durée de conservation, droits d’accès/rectification/effacement) et la présence d’informations sur méthodes/techniques d’évaluation.
6. Identifier les documents à remettre : écrit obligatoire pour CDD et CDI temps partiel (CDI temps plein peut être oral), copie DPAE ou mention sur le contrat (avec identité URSSAF), et le contenu général de l’information à délivrer au salarié.
7. Connaître les critères de qualification du CDI (prestation de travail + rémunération + lien de subordination) et la règle sur l’écrit imposé uniquement dans certains cas (CDD, temps partiel, etc.), y compris l’autorisation du contrat électronique depuis juin 2004.
8. Appliquer le régime du temps partiel : écrit obligatoire sinon présomption temps plein, mentions minimales durée (hebdo/mensuelle) et répartition, impossibilité de modifier sans accord du salarié et exigences de précision du contrat, puis logique compléments d’heures via avenant (avec plafonds/conditions) et…
9. Pour le CDD, vérifier : référence à un motif légal et mention écrite, période d’essai obligatoire (durées selon durée du CDD) et délais de prévenance, durée maximale et renouvellement (2 fois max), carence entre CDD successifs sur le même poste (principes 1/3 ou 1/2 selon durée initiale, et exceptions).
10. Savoir la visite d’information et de prévention : délai dans les 3 mois (2 mois pour apprentis), exceptions de visite préalable (travailleurs de nuit et jeunes <18 ans) et logique “échange/information” avec remise d’attestation de suivi.
11. Connaître les obligations du registre unique du personnel : tenue par ordre chronologique, mentions (identité, nationalité, naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée/sortie, éléments d’autorisations/titres), conservation 5 ans, consultation (CSE/inspecteur/agents) et sanction (amende 750 € par salarié…