Hoja de repaso: Gestion Administrative et Conformité RH

📋 Plan du Cours

1. Dossier du personnel et documents RH
2. RGPD et conservation des données
3. DPAE et visite de prévention
4. Registre du personnel et formalités d’embauche
5. Rupture du contrat et gestion du départ
6. Documents de fin de contrat et archivage

📖 1. Dossier du personnel et documents RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Dossier du personnel : Ensemble des documents RH qui permet à l’employeur de suivre la situation administrative et contractuelle d’un salarié dans un cadre légal.
• Dossier type salarié : Organisation de base des pièces à rassembler pour assurer le suivi administratif, juridique et la traçabilité RH d’un salarié.
• Documents liés à l’embauche : Ensemble des pièces remises ou produites au moment de l’entrée du salarié, comme promesse, DPAE, fiche de poste ou visite médicale.
• Suivi de carrière : Lot de documents RH qui retracent l’évolution du salarié (entretiens, formations, promotions, progression).

📝 Points essentiels

• Un dossier type peut inclure CV, pièce d’identité, justificatif de domicile, ainsi que contrat, avenants, promesse et DPAE.
• Les documents d’embauche peuvent regrouper entretiens professionnels, formations et promotions, en plus de la fiche de poste et des visites médicales.
• Le dossier RH peut contenir paie, primes et fiches de paie, ainsi que plannings, absences, congés, RTT, et éléments disciplinaires ou juridiques.

💡 Astuce mémo

Dossier = Entrée (identité/contrat) + Vie (temps/paie) + Sortie (preuves disciplinaires/juridiques).

📖 2. RGPD et conservation des données

🔑 Notions clés & Définitions

• Données à caractère personnel : Information permettant d’identifier une personne, directement ou indirectement, et qui déclenche les obligations RGPD.
• Finalité RGPD : Principe imposant de ne collecter que les données nécessaires pour des objectifs déterminés.
• Droit à l’oubli : Droit permettant au salarié de demander la suppression de ses données dans les conditions prévues par le RGPD.
• DPO : Personne chargée de veiller à la conformité de l’organisation au RGPD, avec des missions de conseil, contrôle, information et liaison avec la CNIL.

📝 Points essentiels

• Le salarié peut demander l’accès, la correction ou la suppression de ses données dans le cadre des droits RGPD.
• Le RGPD impose notamment une logique de sécurité des données et un registre de traitement des données en RH.
• Une politique de confidentialité doit informer les salariés sur le traitement de leurs données.
• Le délai de conservation des documents de travail peut reposer sur des prescriptions, avec des durées distinctes selon la nature du document.

💡 Astuce mémo

RGPD = NÉCESSAIRE (finalité) + SÛR (sécurité) + DROITS (accès/correction/suppression).

📖 3. DPAE et visite de prévention

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : Déclaration préalable à l’embauche adressée à l’URSSAF afin d’informer l’organisme de l’embauche d’un salarié.
• VIP : Visite d’information et de prévention permettant de vérifier l’aptitude au poste et de sensibiliser aux risques professionnels.
• Délais d’embauche DPAE : Délai réglementaire qui encadre le moment où la DPAE doit être transmise avant la prise de poste.
• Aptitude au poste : Évaluation visant à déterminer si le salarié est apte à occuper le poste recruté dans un cadre de prévention.

📝 Points essentiels

• La DPAE doit être transmise dans les 8 jours précédant l’embauche, au plus tard avant la prise de poste.
• La DPAE peut être effectuée par Internet via net-entreprises.fr.
• La VIP est obligatoire pour tout salarié recruté dans les 3 mois suivant l’embauche.
• La VIP sert à vérifier l’aptitude au poste et à informer le salarié sur les risques professionnels et la prévention.

💡 Astuce mémo

DPAE = 8 jours avant ; VIP = 3 mois après entrée : entrée → contrôle → prévention.

📖 4. Registre du personnel et formalités d’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre du personnel : Document obligatoire qui récapitule des informations sur chaque salarié et encadre la traçabilité des entrées et sorties.
• Registre indélébile : Exigence de tenue du registre sans modification possible après inscription, pour garantir la fiabilité des données.
• Formalités générales d’embauche : Ensemble des démarches RH liées à l’embauche, de la rédaction/contrat à la remise des documents d’accueil.
• Onboarding : Processus d’accueil pouvant inclure l’enregistrement RH et la remise d’un livret d’accueil.

📝 Points essentiels

• Le registre du personnel est obligatoire dès le 1er salarié, dans un format papier ou numérique.
• Le registre doit contenir l’identité, le type de contrat, les dates d’entrée et de sortie, la nationalité et l’emploi occupé.
• Le registre doit être indélébile et non modifiable après inscription.
• Selon les formalités, l’employeur peut transmettre les informations via un SIRH ou une fiche d’entrée RH et remettre un livret d’accueil.

💡 Astuce mémo

Registre = Qui ? Contrat ? Quand ? Nationalité ? Poste ? et surtout indélébile.

📖 5. Rupture du contrat et gestion du départ

🔑 Notions clés & Définitions

• Causes de rupture : Motifs légaux qui mettent fin au contrat, distinguant l’initiative employeur, salarié, commun accord et autres cas.
• Préavis : Période encadrée par des durées légales ou conventionnelles qui précède la fin effective du contrat.
• Indemnité compensatrice de préavis : Somme due si le préavis n’est pas exécuté par la partie responsable.
• Solde de tout compte : Règlement récapitulatif des sommes dues au salarié lors de la fin du contrat, formalisé par un reçu.

📝 Points essentiels

• La rupture peut être à l’initiative de l’employeur (licenciement personnel ou économique), du salarié (démission), ou par rupture conventionnelle d’un commun accord.
• En cas de sortie, le respect du préavis relève des durées légales ou conventionnelles, avec des dispenses possibles notamment pour faute grave/lourde ou inaptitude.
• Le solde de tout compte est établi avec un bulletin de paie final incluant les sommes dues et se matérialise par un reçu.
• Les indemnités possibles en sortie incluent notamment licenciement (légale ou conventionnelle), congés payés non pris et, pour rupture conventionnelle, une indemnité au moins équivalente à l’indemnité légale de licenciement.

💡 Astuce mémo

Départ = Causes → Préavis (ou dispense) → Indemnités → Solde de tout compte.

📖 6. Documents de fin de contrat et archivage

🔑 Notions clés & Définitions

• Certificat de travail : Document remis au salarié en fin de contrat indiquant la nature des emplois occupés et les dates d’entrée et de sortie.
• Attestation France Travail : Attestation remise à la fin du contrat pour permettre l’ouverture des droits au chômage.
• Archivage légal RGPD : Conservation imposée par la loi pour disposer de preuves et respecter les durées légales, sans conserver des données inutiles.
• Clôture du dossier salarié : Ensemble des actions de fin de contrat consistant à finaliser paie/DSN, gérer accès et matériel, puis conserver les documents RH.

📝 Points essentiels

• Au plus tard à la date de fin du contrat, l’employeur remet certificat de travail, attestation France Travail et reçu pour solde de tout compte.
• Les bulletins de paie doivent être conservés côté employeur 5 ans (article L3243-4 du Code du travail), et le salarié conserve l’accès jusqu’à 75 ans via le coffre-fort numérique à partir de 2017.
• Le registre unique du personnel est conservé 5 ans à compter du départ.
• Les documents relatifs à l’accident du travail ou maladie pro sont conservés 5 ans minimum et les documents de paie peuvent faire l’objet d’une conservation de 6 ans pour contrôle URSSAF.
• La clôture inclut aussi DSN de fin de contrat, restitution/désactivation des moyens (badge, PC, téléphone, etc.) et archivage des données mails/documents dans le respect du RGPD.

💡 Astuce mémo

Fin de contrat = 3 papiers + conservation (paie/registre) + DSN + fermeture des accès.

📊 Tableaux de synthèse

Conservation des bulletins de paie et registres

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre la DPAE (déclaration URSSAF avant embauche) et la VIP (visite obligatoire dans les 3 mois).
2. Oublier que le registre du personnel doit être indélébile et non modifiable après inscription.
3. Mettre toutes les durées de conservation à la même valeur, alors que le cours distingue paie, registre, accidents du travail et autres documents.
4. Rendre le solde de tout compte sans remettre le reçu correspondant, alors que la fin de contrat prévoit un reçu détaillant les sommes versées.
5. Croire que l’archivage concerne seulement le dossier RH papier, alors que la clôture inclut aussi la gestion des accès, du matériel et l’archivage RGPD des données.
6. Confondre l’obligation de remettre des documents de fin de contrat au salarié (certificat, attestation France Travail, reçu) avec une conservation interne uniquement.
7. Réduire le RGPD à la sécurité informatique, alors qu’il impose aussi des droits (accès/correction/suppression) et une logique de finalité.

✅ Checklist Examen

1. Savoir ce qu’est un dossier du personnel et quels types de documents on y retrouve (identité, contrat, paie, temps, discipline).
2. Savoir définir les données à caractère personnel et appliquer la logique de finalité (collecter uniquement le nécessaire).
3. Citer les droits RGPD attendus côté salarié (accès, correction, suppression) et le principe de sécurité des données.
4. Savoir quand un DPO intervient si nécessaire et rappeler ses rôles (conseil, contrôle, information, liaison CNIL).
5. Connaître les informations attendues pour une DPAE et son délai obligatoire (8 jours avant, au plus tard avant la prise de poste).
6. Connaître la VIP : qui elle concerne et le délai (obligatoire dans les 3 mois suivant l’embauche).
7. Savoir les critères obligatoires du registre du personnel : contenu, format indélébile et obligation dès le 1er salarié.
8. Connaître les causes de rupture citées : licenciement (personnel/économique), démission, rupture conventionnelle, arrivée du terme CDD/intérim, retraite/mise à la retraite, décès.
9. Savoir les éléments de gestion du départ : préavis (règle + dispenses mentionnées), indemnités possibles et restitution du matériel.
10. Savoir les 3 documents obligatoires à remettre au plus tard à la date de fin de contrat (certificat de travail, attestation France Travail, reçu pour solde de tout compte).
11. Connaître les durées de conservation clés indiquées : contrat de travail (5 ans), registre du personnel (5 ans), accidents du travail (5 ans minimum), paie/contrôle URSSAF (6 ans) et repères employeur/salarié pour les bulletins.
12. Savoir ce que recouvre la clôture : solde de tout compte + bulletin final, DSN de fin de contrat, transmission de l’attestation France Travail, désactivation des accès et archivage RGPD.