Hoja de repaso: Introduction au digital RH et gestion du personnel

📋 Plan du Cours

1. Impact du digital RH
2. Dossier du personnel
3. RGPD et données personnelles
4. Principe de non-discrimination
5. Embauche de salariés étrangers
6. Emploi des salariés handicapés
7. Règlement intérieur
8. CDD : recours et formalités
9. Indemnité de licenciement
10. Rupture conventionnelle
11. Congés payés
12. Temps de travail aménagé

📖 1. Impact du digital RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Transformation digitale : La transformation digitale désigne l’usage du numérique pour faire évoluer l’entreprise et gagner en efficacité sur des tâches RH chronophages mais essentielles.
• Coffre-fort électronique : Le coffre-fort électronique est un espace numérique sécurisé qui conserve certains documents RH pour permettre un accès rapide et confidentiel aux salariés.
• Portail RH : Le portail RH est une interface liée au SIRH qui permet aux salariés d’accéder à certaines données et d’effectuer des démarches administratives.
• Externalisation administrative RH : L’externalisation administrative RH consiste à confier la gestion opérationnelle du personnel à des cabinets spécialisés pour réduire le temps interne.

📝 Points essentiels

• Le digital permet aux RH de gagner du temps et de réduire les coûts sur des tâches administratives indispensables, ce qui augmente la performance de l’organisation.
• Le coffre-fort électronique des bulletins de paie offre une disponibilité sécurisée à vie, un gain de place dans les dossiers, et un accès depuis le téléphone à tout moment.
• Le portail RH permet notamment aux salariés de faire des demandes de congés, demander des attestations et transmettre des documents.
• L’externalisation de la gestion administrative permet aux équipes RH de se concentrer sur le développement des ressources humaines et aide les TPE/PME à fiabiliser le processus grâce à des experts.

💡 Astuce mémo

Coffre-fort = Confidentiel, Portail = Proactif, Externalisation = Focus RH.

📖 2. Dossier du personnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Dossier du personnel : Un dossier du personnel regroupe les documents liés à la vie administrative d’un salarié et sert à gérer son contrat, ses droits et les formalités liées à l’emploi.
• Données personnelles : Des données personnelles sont des informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, ici le salarié.
• Volet disciplinaire : Le volet disciplinaire est la partie du dossier du salarié qui retrace les sanctions prononcées pendant le contrat, hors faits amnistiés.
• Confidentialité de l’état de santé : La confidentialité de l’état de santé signifie que les informations médicales du salarié ne doivent pas être inscrites dans le dossier, sauf accès réservé au médecin du travail ou aux organismes habilités.

📝 Points essentiels

• La collecte de documents pour constituer le dossier doit viser une finalité légitime, notamment vérifier l’adéquation au poste et accomplir les formalités d’embauche obligatoires, comme prévu par la loi 78-17 du 6/01/78 (art. 6).
• Le salarié doit répondre de bonne foi aux informations demandées, et seules les données strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées et traitées (loi 78-17 du 6/01/78, art. 6).
• Les éléments liés aux arrêts de travail peuvent figurer dans le dossier (motif, dates, visites médicales de reprise), mais les informations relatives à l’état de santé restent exclues du dossier (loi 78-17 du 6/01/78, art. 8).
• Le dossier peut contenir un volet disciplinaire qui mentionne les sanctions prononcées pendant le contrat à l’exclusion des faits amnistiés (loi 78-17 du 6/01/78, art. 8).
• Les commentaires excessifs et inappropriés sur le salarié sont proscrits, et la CNIL a déjà sanctionné des entreprises pour des insultes présentes dans leurs fichiers (délibération CNIL 2010-113 du 22/04/2010).
• L’employeur conserve notamment le contrat de travail et ses avenants, ainsi que les formations effectuées et celles souhaitées, et le dossier du salarié comporte aussi la date et les conditions d’embauche ainsi que la rémunération et ses modifications.

💡 Astuce mémo

Art. 6 = données nécessaires pour gérer ; art. 8 = santé confidentielle (infos médicales hors dossier).

📖 3. RGPD et données personnelles

🔑 Notions clés & Définitions

• RGPD : Le RGPD est le règlement encadrant le traitement des données personnelles et les droits des personnes concernées.
• Droit d’accès : Le droit d’accès permet à un salarié de demander la communication des données personnelles le concernant.
• Droit à la suppression : Le droit à la suppression permet à un salarié de demander l’effacement de ses données personnelles lorsque les conditions sont réunies.

📝 Points essentiels

• Un salarié dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ses données personnelles dans le cadre du RGPD.
• Les données personnelles collectées dans le dossier salarié ne doivent pas être conservées sans limite : leur durée de conservation est limitée dans le temps.
• Le RGPD encadre la collecte et la gestion des données personnelles utilisées pendant la relation de travail.

💡 Astuce mémo

A-R-S : Accès, Rectification, Suppression (et conservation limitée dans le temps).

📖 4. Principe de non-discrimination

📖 5. Embauche de salariés étrangers

📖 6. Emploi des salariés handicapés

📖 7. Règlement intérieur

🔑 Notions clés & Définitions

• Règlement intérieur : Document écrit rédigé par l’employeur en français qui fixe des règles internes et des éléments utiles à la discipline en entreprise.
• Seuil de 50 salariés : Condition d’effectif qui rend obligatoire l’établissement d’un règlement intérieur lorsque l’entreprise ou l’établissement atteint 50 salariés pendant 12 mois consécutifs.
• Article L1321-1 du CT : Référence du code du travail qui liste limitativement le contenu exclusif que le règlement intérieur peut contenir.
• CSE : Instance représentative du personnel à consulter sur le contenu du règlement intérieur avant son dépôt et sa diffusion.

📝 Points essentiels

• Le règlement intérieur est obligatoire à partir de 50 salariés, dès lors que le seuil est atteint pendant 12 mois consécutifs, avec une mise en place dans les 12 mois suivant le franchissement.
• Le règlement intérieur doit être rédigé en français et, en cas de besoin, accompagné de traductions dans d’autres langues.
• Le contenu du règlement intérieur est limité à des mesures d’application en santé-sécurité, des conditions de participation des salariés à la restauration de la santé-sécurité, des règles disciplinaires permanentes (nature et échelle des sanctions), des droits de la défense, et des dispositions sur harcèlement moral/sexuel et agissements…
• En l’absence de règlement intérieur, une sanction disciplinaire autre que le licenciement ne peut pas être prononcée à l’encontre du salarié.
• La mise en place du règlement intérieur passe par la consultation du CSE, l’envoi d’une copie à l’inspecteur du travail, le dépôt au greffe du conseil des prud’hommes, la publicité aux salariés, puis une entrée en vigueur 1 mois après dépôt et diffusion.

💡 Astuce mémo

RI = Santé/Sécurité + Discipline + Défense, à partir de 50 salariés : CSE puis dépôt/affichage, entrée en vigueur après 1 mois.

📖 8. CDD : recours et formalités

🔑 Notions clés & Définitions

• Rupture anticipée du CDD : La rupture anticipée du CDD désigne une fin avant le terme du contrat, possible dans des situations prévues et encadrées.
• Indemnité de précarité : L’indemnité de précarité est une somme versée à la fin d’un CDD quand le contrat n’est pas suivi par un CDI, pour compenser la fin de la relation.
• Prise d’acte : La prise d’acte permet au salarié de tirer les conséquences de faits à l’origine de la rupture du contrat de travail lorsqu’ils empêchent la poursuite normale des relations.

📝 Points essentiels

• La rupture anticipée du CDD peut intervenir à l’initiative du salarié si un CDI est justifié ailleurs, par accord des parties, en cas de force majeure, en cas de faute grave ou lourde du salarié, d’inaptitude médicale, ou de faute grave de l’employeur.
• À l’issue d’un CDD, le salarié a droit à une indemnité de fin de contrat (indemnité de précarité) si les relations ne se poursuivent pas par un CDI.
• L’indemnité de précarité n’est pas due en cas de rupture pour faute grave/lourde ou force majeure, de rupture pendant la période d’essai, de CDD conclu avec un étudiant poursuivant ses études, de CDD saisonnier ou d’usage, de CDD d’apprentissage, ou si le salarié refuse de signer un CDI avec rémunération et poste équivalents.
• L’indemnité de précarité est égale à 10% de la rémunération totale brute perçue pendant le CDD, versée avec le dernier salaire et figurant sur le bulletin correspondant.
• Si un CDI est proposé immédiatement après un CDD avec un poste et/ou une durée du travail et une rémunération différents et que le salarié refuse, l’indemnité de précarité reste due, tandis qu’elle ne l’est plus s’il accepte.
• Une indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) est due sur le dernier bulletin si les congés n’ont pas pu être pris, avec un minimum de 10% de la rémunération brute, indemnité de précarité incluse dans la base.

💡 Astuce mémo

10% partout : indemnité de précarité = 10% de la rémunération brute totale du CDD, et l’ICCP complète au moins ce seuil.

📖 9. Indemnité de licenciement

🔑 Notions clés & Définitions

• Indemnité légale de rupture : Indemnité versée lors d’une rupture, dont la base et le calcul sont encadrés par le droit.
• Indemnité conventionnelle de rupture : Indemnité versée lors d’une rupture, calculée selon des règles prévues par un accord ou une convention.
• Droit à France Travail : Droit permettant au salarié, à l’issue de certains modes de rupture, d’accéder à un accompagnement par France Travail.
• Faute grave ou lourde : Catégorie de faute qui exclut le versement d’une indemnité de licenciement dans les cas prévus.

📝 Points essentiels

• Lors d’une rupture conventionnelle, le salarié reçoit une indemnité légale ou conventionnelle de rupture, avec une base et un mode de calcul à rapprocher de ceux de l’indemnité de licenciement.
• À la suite de la rupture conventionnelle, des droits sont ouverts auprès de France Travail pour le salarié.
• L’indemnité de licenciement n’est pas due en cas de faute grave ou lourde.
• Il convient de conserver une trace des courriers du dossier du salarié et de garder la preuve de dépôt remis par la poste.

📖 10. Rupture conventionnelle

📖 11. Congés payés

🔑 Notions clés & Définitions

• Période d’acquisition des CP : La période d’acquisition des congés payés correspond au laps de temps pendant lequel le salarié cumule ses droits à congés payés.
• Période de prise des CP : La période de prise des congés payés est la fenêtre calendaire pendant laquelle le salarié peut poser les congés acquis.
• Jours ouvrables : Les jours ouvrables sont les jours de la semaine retenus pour calculer l’acquisition des congés payés, ici à raison de 2,5 jours par mois.
• Fractionnement des CP : Le fractionnement des congés payés consiste à répartir les congés de façon à ouvrir un droit à des congés supplémentaires selon des conditions cumulatives.

📝 Points essentiels

• En jours ouvrables, l’acquisition des CP est de 2,5 j/mois, soit 30 CP ouvrables par an.
• En jours ouvrés, l’acquisition des CP est de 2,08 j/mois, soit 25 CP ouvrés par an.
• La période d’acquisition des CP va du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N.
• La période de prise des CP s’étend du 1er mai de l’année N au 30 avril de l’année N+1 et la période estivale va du 1er mai au 31 octobre de l’année N.
• Pendant la période estivale, la pose de 2 semaines consécutives est obligatoire et la prise maximale de CP en une seule fois est de 24 jours ouvrables, sauf dérogation.
• L’octroi de congés supplémentaires de fractionnement exige cumulativement 2 semaines consécutives pendant la période estivale et un solde d’au moins 3 jours hors période, déduction faite de la 5e semaine.

💡 Astuce mémo

2,5→30 (jours ouvrables) et 2,08→25 (jours ouvrés).

📖 12. Temps de travail aménagé

🔑 Notions clés & Définitions

• RTT : La RTT est un dispositif de récupération du temps de travail permettant d’acquérir des jours ou heures de repos quand l’organisation dépasse la durée de référence prévue, sous conditions collectives.
• RCE : Le RCE est un mécanisme remplaçant la majoration salariale par un repos compensateur, avec un paiement ou une acquisition de repos selon le choix prévu.
• Modulation du temps de travail : La modulation est un aménagement annuel qui ajuste les horaires selon les périodes de forte ou faible activité tout en conservant la même rémunération.
• Forfait annuel en jours : Le forfait annuel en jours fixe la durée de travail en nombre de jours annuels, sans référence horaire, pour des salariés autonomes sous règles de repos et de suivi.

📝 Points essentiels

• La mise en place de la RTT nécessite un accord d’entreprise et l’acquisition est limitée aux heures accomplies entre 35h et 39h.
• Le RCE remplace une majoration par un repos compensateur et peut porter soit sur la majoration, soit sur le paiement des heures supplémentaires, soit sur les deux.
• En cas de dépassement du contingent annuel des heures supplémentaires dans une entreprise de moins de 20 salariés, la contrepartie obligatoire en repos est de 50% des heures effectuées au-delà, soit 30 min de repos par heure au-delà.
• La modulation maintient la même rémunération en période basse et haute et ne paie les heures supplémentaires qu’à l’issue de la période définie.
• Avec la loi « Travail », le décompte en modulation peut aller jusqu’à 3 ans si un accord de branche autorise plus un accord d’entreprise, jusqu’à 1 an avec accord d’entreprise, 9 semaines par décision unilatérale si l’employeur a moins de 50 salariés, ou 4 semaines si l’employeur a au moins 50 salariés.
• Le forfait annuel en jours indique une durée moyenne de 218 jours et une durée maximale de 235 jours, sans référence horaire, et il reste soumis au repos quotidien de 11h et hebdomadaire de 24h, avec renonciation des jours de repos uniquement par avenant écrit valable 1 an.

📅 Repères chronologiques

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre art. 6 et art. 8 de la loi 78-17 : seules les données strictement nécessaires sont collectées (art. 6) et les infos de santé ne doivent pas figurer dans le dossier (art. 8).
2. Croire que l’employeur peut demander le bulletin de paie du salarié à l’embauche : le cours indique que ce document n’a pas lieu d’être communiqué (données précédents salaires/PAS).
3. Mélanger jours ouvrables et jours ouvrés pour les congés payés : en jours ouvrables l’acquisition est 2,5 j/mois (30/an) alors qu’en jours ouvrés c’est 2,08 j/mois (25/an).
4. Se tromper sur la DPAE : elle doit être faite au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard 1mn avant, et elle est à réaliser à chaque nouveau contrat.
5. Oublier le délai de 5 jours ouvrables pour l’entretien préalable au licenciement (hors licenciement de sanction disciplinaire) et prendre un délai de réflexion/notification identique à celui de la procédure disciplinaire.
6. Confondre délai de carence et délai d’attente en CDD : carence si même poste, attente si poste différent avec le même salarié.
7. Penser qu’une sanction est possible sans règlement intérieur : en l’absence de RI, le cours indique qu’aucune sanction autre que le licenciement ne peut être prononcée.

✅ Checklist Examen

1. Identifier les 3 exemples du digital RH : coffre-fort électronique, portail RH, externalisation administrative RH.
2. Recenser ce que le dossier du personnel peut contenir et ce qui est exclu (données de santé) selon la loi 78-17 (art. 6 et art. 8).
3. Énoncer les droits RGPD attendus (accès/rectification/suppression) et rappeler l’exigence d’une conservation limitée dans le temps, avec l’idée de registre pour les 250+.
4. Donner la définition fonctionnelle de la non-discrimination : inégalité de traitement fondée sur critères interdits et/ou dans un domaine prévu par la loi, et citer les 3 formes (directe/indirecte/positive).
5. Classer les documents : à récolter quel que soit le poste, à récolter si le poste l’exige, interdits de demande, et à remettre au salarié (RIB, CNI, bulletin de paie, contrat, livret d’accueil, etc.).
6. Expliquer la DPAE : pour qui/quand/comment (URSSAF ou MSA), les délais (8 jours avant / 1mn avant) et conserver le récépissé.
7. Lister les spécificités embauche étrangère : UE vs non-UE (autorisation de travail), authentification par la préfecture et le cas des étudiants (964 h/an).
8. Lister les formalités liées au handicap : obligation 6% à partir de 20 salariés depuis plus de 3 ans et modalités de réponse (CDI/CDD/intérim, secteur protégé/adapté, accord d’entreprise, contribution AGEFIPH).
9. Connaître les registres/affichages selon l’effectif : tableau d’affichage dès le 1er salarié, DUERP/RUP dès le 1er salarié, registre CSE dès 11, RI dès 50, registre RGPD dès 250.
10. Maîtriser les règles CDD/CDI et la période d’essai : écrit CDD obligatoire (remise 2 jours ouvrables), délais/garde-fous (carence, préavis), et durées maximales de période d’essai CDI selon statut.
11. Décrire la procédure disciplinaire encadrée par le RI : délai 2 mois pour engager, convocation à entretien, délai suffisant (minimum 3 jours ouvrables si RI muet), délai de réflexion puis notification.
12. Calculer/justifier l’indemnité de précarité (10%) et l’ICCP, et rappeler les exclusions ; pour le licenciement et la rupture conventionnelle, identifier les documents et délais clés du cours.