Quiz: GED et conformité réglementaire RH — 25 questions

1. Quelle séquence décrit correctement la création initiale d’un dossier numérique salarié ?

A. Classer les contrats, puis attribuer au salarié son numéro de sécurité sociale

B. Saisir les informations d’identité, puis laisser le système attribuer un numéro unique de dossier

C. Saisir les coordonnées bancaires, puis générer manuellement le numéro de sécurité sociale

D. Attribuer un numéro de dossier, puis saisir uniquement le numéro de sécurité sociale

Answer: (B)

Explanation

La création commence par la saisie du nom, du prénom, de la date de naissance et du numéro de sécurité sociale, puis le système attribue automatiquement un numéro unique au dossier. Ce numéro identifie le dossier GED et non le salarié.

2. Quelle rubrique fournit principalement les informations nécessaires au versement du salaire ?

A. Les coordonnées

B. L’état civil

C. Les données bancaires

D. La situation familiale

Answer: (C)

Explanation

Les données bancaires sont nécessaires au versement du salaire. Les coordonnées servent principalement à contacter le salarié.

3. Un gestionnaire veut retrouver les dossiers des salariés du service juridique ayant plus de cinq ans d’ancienneté et un contrat à durée indéterminée. Quelle fonction est la plus adaptée ?

A. Une consultation du journal d’audit

B. Une recherche multicritères

C. Un retour à une version antérieure

D. Une recherche dans le contenu intégral des fichiers

Answer: (B)

Explanation

La recherche multicritères localise les dossiers en combinant des métadonnées telles que le service, la fonction, l’ancienneté et le type de contrat. La recherche full-text porte plutôt sur le contenu des fichiers.

4. Que signifie indexer un document dans une GED ?

A. Le classer dans une catégorie et lui associer des métadonnées

B. Le retrouver à partir d’une requête enregistrée

C. Le modifier en conservant automatiquement toutes ses versions

D. Le consulter sans enregistrer l’identité de l’utilisateur

Answer: (A)

Explanation

L’indexation consiste à classer un fichier, par exemple dans « Contrats » ou « Formation », et à lui associer des métadonnées. Elle décrit le document, tandis que la recherche sert ensuite à le retrouver.

5. Quelles informations le journal d’audit enregistre-t-il automatiquement lors d’une action sur un dossier ?

A. Le contenu initial, le contenu final et la catégorie documentaire uniquement

B. Le motif du litige, la décision rendue et les obligations applicables

C. L’identité de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de l’action

D. Le service, la fonction, l’ancienneté et le type de contrat

Answer: (C)

Explanation

Le journal d’audit enregistre l’identité de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de chaque consultation, modification ou suppression. Il retrace donc les actions effectuées, contrairement au versionnement qui conserve les états successifs d’un document.

6. Lors d’un contrôle ou d’un litige prud’homal, à quoi sert principalement la piste d’audit ?

A. À rechercher un dossier selon ses métadonnées

B. À calculer automatiquement le montant du salaire

C. À classer les fichiers par catégorie documentaire

D. À reconstituer l’évolution du dossier

Answer: (D)

Explanation

La piste d’audit permet de reconstituer l’évolution d’un dossier lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’un litige prud’homal. Elle fournit une trace des actions et de l’évolution du dossier.

7. Après une modification erronée d’un contrat, quelle fonctionnalité permet de comparer les états successifs et de restaurer une version antérieure ?

A. Le versionnement

B. La recherche multicritères

C. L’indexation documentaire

D. Le tableau de bord

Answer: (A)

Explanation

Le versionnement conserve les versions antérieures d’un document, permet de comparer les évolutions et autorise le retour à une version précédente après une erreur. Il se distingue du journal d’audit, qui retrace les actions réalisées.

8. Quel enchaînement caractérise un workflow d’alerte efficace lorsqu’une tâche reste en attente ?

A. Une escalade hiérarchique immédiate, puis une notification unique au demandeur

B. Une notification finale, puis une relance au responsable après clôture de la tâche

C. Une relance manuelle, puis la clôture automatique sans intervention supplémentaire

D. Une notification initiale, des relances automatiques, puis une escalade hiérarchique

Answer: (D)

Explanation

Un workflow efficace commence par une notification initiale, prévoit ensuite des relances automatiques et finit par une escalade vers un niveau hiérarchique supérieur si la tâche reste en attente.

9. À quelle fréquence les entretiens professionnels obligatoires doivent-ils être planifiés ?

A. Tous les six mois

B. Tous les deux ans

C. À la fin de chaque période d’essai

D. Tous les cinq ans

Answer: (B)

Explanation

Les entretiens professionnels obligatoires sont planifiés tous les deux ans. Ils concernent le suivi du parcours professionnel, contrairement à l’entretien réalisé à la fin d’une période d’essai.

10. Quel événement fait partie des échéances pouvant déclencher une alerte automatisée ?

A. La modification occasionnelle d’un intitulé de poste

B. La consultation ponctuelle d’un dossier salarié

C. La création d’un modèle documentaire interne

D. La fin d’une période d’essai quinze jours à l’avance

Answer: (D)

Explanation

Les systèmes d’alerte peuvent notifier la fin d’une période d’essai quinze jours à l’avance, ainsi que d’autres échéances comme les renouvellements de contrats temporaires et les visites médicales de reprise.

11. Quelle est la fonction principale d’un champ personnalisé dans une GED ?

A. Enregistrer une information répondant à un besoin métier spécifique

B. Déclencher automatiquement une validation hiérarchique

C. Autoriser uniquement la saisie de catégories prédéfinies

D. Remplacer toutes les informations communes à l’ensemble des entreprises

Answer: (A)

Explanation

Un champ personnalisé est ajouté pour enregistrer une donnée propre aux besoins de l’entreprise, par exemple un niveau d’habilitation sécurité ou une certification IT. Il se distingue du socle standard, qui contient des informations communes.

12. Quelle distinction décrit correctement une nomenclature par rapport à une saisie libre ?

A. La nomenclature déclenche une alerte, tandis que la saisie libre déclenche une validation

B. La nomenclature permet des formulations variables, tandis que la saisie libre impose une liste fermée

C. La nomenclature sert uniquement aux dates, tandis que la saisie libre sert uniquement aux catégories

D. La nomenclature encadre les valeurs possibles, tandis que la saisie libre accepte des formulations variables

Answer: (D)

Explanation

Une nomenclature propose une liste de valeurs prédéfinies pour encadrer la saisie de catégories récurrentes. La saisie libre autorise au contraire des formulations variables.

13. Dans quel cas une validation en temps réel doit-elle bloquer l’enregistrement d’un dossier salarié ?

A. Lorsque le salarié possède plusieurs certifications professionnelles

B. Lorsque la date de naissance est postérieure à la date d’embauche

C. Lorsque le dossier contient un champ personnalisé métier

D. Lorsque le contrat mentionne un service déjà existant

Answer: (B)

Explanation

La validation en temps réel bloque notamment une date de naissance postérieure à la date d’embauche. Elle bloque également une clé de sécurité sociale invalide ou un IBAN mal formaté.

14. Quels éléments peuvent être paramétrés comme obligatoires lors de la création d’un dossier salarié ?

A. Le service, la certification IT et le type de contrat

B. Le statut du contrat, le manager et la date du prochain entretien

C. Le numéro de sécurité sociale, la date de naissance et le RIB

D. Le niveau d’expertise, le motif d’absence et le projet client

Answer: (C)

Explanation

Le numéro de sécurité sociale, la date de naissance et le RIB peuvent être configurés comme champs obligatoires lors de la création d’un dossier salarié.

15. Qu’est-ce qu’un workflow de validation automatisé ?

A. Une saisie libre permettant à chaque demandeur de choisir son propre valideur

B. Un processus qui dirige une demande vers les valideurs appropriés selon des règles métier

C. Une liste de documents classés sans attribution de responsables

D. Un mécanisme qui archive une demande dès sa création

Answer: (B)

Explanation

Un workflow de validation est un processus automatisé qui oriente une demande vers les valideurs appropriés en appliquant des règles métier prédéfinies.

16. Une augmentation salariale supérieure à 5 % doit-elle être soumise à quel niveau de validation ?

A. Au manager et au responsable RH uniquement

B. Au salarié et au manager uniquement

C. Au responsable RH uniquement

D. Au manager, au responsable RH et au directeur général

Answer: (D)

Explanation

Une augmentation supérieure à 5 % remonte jusqu’au directeur général, contrairement à une augmentation inférieure à 5 %, qui nécessite l’accord du manager et du responsable RH.

17. Que peut déclencher automatiquement la GED après la validation d’un contrat ?

A. L’annulation du contrat et la suppression du dossier salarié

B. La génération du document prérempli et la mise à jour de son statut

C. La saisie manuelle des informations avant toute validation

D. La création du contrat sans notification ni changement de statut

Answer: (B)

Explanation

Après validation, la GED peut générer le document prérempli, mettre à jour le statut du contrat, notifier le manager et le salarié, puis déclencher la création du compte utilisateur dans le SIRH.

18. Quelles informations le registre unique du personnel doit-il notamment recenser pour chaque salarié ?

A. Les risques professionnels, les accidents et les mesures de prévention

B. Les rémunérations, les cotisations et les absences déclarées chaque mois

C. L’identité, la nationalité, la date d’embauche, le contrat et la qualification

D. Les mandats des représentants élus et la durée de leur exercice

Answer: (C)

Explanation

Le registre unique du personnel recense notamment l’identité, la nationalité, la date d’embauche, le type de contrat et la qualification de chaque salarié. L’évaluation des risques relève du document unique, tandis que les mandats relèvent du registre des représentants élus.

19. Quels documents l’employeur doit-il tenir à jour dans le cadre du suivi légal des relations de travail ?

A. Le registre unique du personnel, la DSN mensuelle et le rapport annuel de paie

B. Le document unique, les contrats de travail et les relevés bancaires des salariés

C. Le registre unique du personnel, le registre des délégués du personnel et le document unique d’évaluation des risques

D. Le registre des délégués, les bulletins de salaire et les déclarations fiscales annuelles

Answer: (C)

Explanation

L’employeur doit tenir à jour le registre unique du personnel, le registre des délégués du personnel et le document unique d’évaluation des risques professionnels. Ces documents ont des finalités distinctes : salariés, représentants élus et risques professionnels.

20. Une entreprise recrute une salariée qui doit commencer à travailler lundi matin ; à quel moment la DPAE doit-elle être transmise à l’URSSAF ?

A. À la fin de la première semaine travaillée

B. Après l’établissement du premier bulletin de salaire

C. Au plus tard le jour de l’embauche effective et avant le début du travail

D. Dans les quinze jours suivant la signature du contrat

Answer: (C)

Explanation

La DPAE doit être transmise à l’URSSAF au plus tard le jour de l’embauche effective et avant que la salariée commence à travailler. Elle ne peut donc pas être reportée après le début de l’activité.

21. Quelle information doit notamment figurer dans un contrat de travail lorsqu’elle est applicable ?

A. La liste des représentants élus et de leurs mandats

B. La convention collective et, si elle existe, la clause de mobilité

C. Le détail des risques professionnels évalués dans l’établissement

D. Le montant annuel des cotisations sociales de l’entreprise

Answer: (B)

Explanation

Le contrat de travail doit notamment mentionner la convention collective et la clause de mobilité lorsqu’elle existe. Il précise également la période d’essai, ses conditions de renouvellement et les modalités de préavis.

22. Que désigne l’interopérabilité entre une GED, un SIRH et un logiciel de paie ?

A. La conservation de tous les documents dans une seule base documentaire

B. La suppression des contrôles de cohérence entre les systèmes

C. La capacité de ces systèmes à échanger automatiquement des données cohérentes

D. La création manuelle de fichiers distincts pour chaque application

Answer: (C)

Explanation

L’interopérabilité est la capacité de la GED, du SIRH et du logiciel de paie à échanger automatiquement des données cohérentes. Elle se distingue de la centralisation, qui consiste à conserver les documents dans une GED.

23. Une salariée modifie son adresse dans le SIRH ; quel bénéfice la synchronisation avec la GED et la paie doit-elle normalement apporter ?

A. Remplacer l’adresse par les données de la dernière DSN envoyée

B. Propager automatiquement la modification vers les systèmes concernés

C. Obliger chaque service à ressaisir manuellement l’information

D. Créer une nouvelle adresse uniquement dans la base de paie

Answer: (B)

Explanation

La synchronisation permet qu’une modification, comme une adresse, soit propagée vers les systèmes concernés. Elle évite les doubles saisies et réduit les risques d’erreur liés aux mises à jour manuelles.

24. Quelles données la DSN mensuelle agrège-t-elle pour l’ensemble des collaborateurs ?

A. Les seuls contrats de travail et les clauses de mobilité

B. Les rémunérations, les heures travaillées, les absences et les cotisations sociales

C. Les dépenses de formation et la taxe d’apprentissage annuelle

D. Les mandats des représentants élus et les risques professionnels

Answer: (B)

Explanation

La DSN mensuelle agrège les rémunérations, les heures travaillées, les absences et les cotisations sociales de tous les collaborateurs. Elle ne correspond pas à la taxe d’apprentissage, qui est une contribution annuelle calculée à partir de la masse salariale.

25. Lors d’un audit hebdomadaire des systèmes RH, quels éléments faut-il comparer entre les applications afin de corriger les écarts avant la paie ?

A. L’effectif total, la masse salariale, les statuts contractuels et les dates d’entrée et de sortie

B. Les heures de formation, les risques professionnels et les conventions collectives

C. Les seuls intitulés de poste, les congés prévisionnels et les coordonnées bancaires

D. Les documents archivés, les mandats élus et les résultats des visites médicales

Answer: (A)

Explanation

Les audits hebdomadaires comparent l’effectif total, la masse salariale, les statuts contractuels et les dates d’entrée et de sortie entre les systèmes. Cette vérification permet de corriger les écarts avant la paie ou les déclarations sociales.