Revision sheet: GED et conformité réglementaire RH

📋 Plan du Cours

1. Création des dossiers du personnel
2. Recherche et indexation documentaire
3. Traçabilité et versionnement
4. Alertes et pilotage des échéances
5. Champs et métadonnées métier
6. Workflows de validation automatisés
7. Obligations légales des dossiers RH
8. Interopérabilité des systèmes RH

📖 1. Création des dossiers du personnel

★ À maîtriser

• La création d’un dossier numérique salarié commence par la saisie du nom, du prénom, de la date de naissance et du numéro de sécurité sociale, puis le système attribue automatiquement un numéro unique de dossier.

• Les rubriques obligatoires d’un dossier personnel comprennent l’état civil, les coordonnées, la situation familiale et les données bancaires nécessaires au versement du salaire.

Compléments

• Les documents couramment intégrés au dossier sont le contrat de travail, les avenants, les certificats de formation, les comptes-rendus d’entretiens annuels et les attestations diverses.

• Lorsqu’une situation change, comme un déménagement, une modification du taux de prélèvement à la source ou un changement de RIB, le gestionnaire actualise les informations du dossier.

📖 2. Recherche et indexation documentaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Indexation documentaire : Consiste à classer chaque fichier dans une catégorie, notamment « Contrats », « Formation », « Évaluations » ou « Administratif », et à lui associer des métadonnées.

★ À maîtriser

• La recherche multicritères permet de localiser un dossier en combinant le service, la fonction, l’ancienneté et le type de contrat.

Compléments

• Les métadonnées telles que la date du document, son émetteur et la période concernée facilitent la retrouvabilité sans ouvrir chaque fichier.

• Les recherches sauvegardées permettent de réutiliser des requêtes fréquentes, tandis que les tableaux de bord affichent notamment les périodes d’essai en cours, les contrats à échéance et les entretiens à planifier.

📖 3. Traçabilité et versionnement

🔑 Notions clés & Définitions

• Journal d’audit : Enregistre automatiquement l’identité de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de chaque consultation, modification ou suppression effectuée sur un dossier.
• Versionnement : Conserve les versions antérieures d’un document et permet de comparer les évolutions ou de revenir à une version précédente après une erreur.

★ À maîtriser

• La piste d’audit permet de reconstituer l’évolution d’un dossier lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’un litige prud’homal.

Compléments

• La conservation des versions successives permet à l’employeur de prouver, en cas de contentieux contractuel, ce qui avait été convenu initialement et comment les termes ont évolué.

💡 Astuce mémo

Journaliser pour prouver, versionner pour restaurer

📖 4. Alertes et pilotage des échéances

★ À maîtriser

• Les systèmes d’alerte notifient les échéances importantes, notamment quinze jours avant la fin d’une période d’essai, ainsi que les renouvellements de contrats temporaires, les entretiens professionnels obligatoires et les visites médicales de reprise.

• Un workflow d’alerte efficace prévoit une notification initiale, des relances automatiques puis une escalade vers un responsable lorsque la tâche reste en attente.

• Les entretiens professionnels obligatoires doivent être planifiés tous les deux ans.

Compléments

• Les tableaux de bord de suivi présentent les dossiers en attente par étape, les délais moyens de traitement, les taux de rejet et les goulots d’étranglement.

📖 5. Champs et métadonnées métier

🔑 Notions clés & Définitions

• Champ personnalisé : Une zone ajoutée à la GED pour enregistrer une information propre aux besoins métier de l’entreprise, comme les certifications IT, le niveau d’habilitation sécurité ou les projets clients assignés.
• Nomenclature : Une liste de valeurs prédéfinies qui encadre la saisie de catégories récurrentes comme les types de contrat, les services ou les motifs d’absence.

★ À maîtriser

• Le numéro de sécurité sociale, la date de naissance et le RIB peuvent être paramétrés comme champs obligatoires lors de la création d’un dossier salarié.

• La validation en temps réel bloque l’enregistrement lorsqu’une date de naissance est postérieure à la date d’embauche, qu’une clé de sécurité sociale est invalide ou qu’un IBAN est mal formaté.

Compléments

• La nomenclature « Niveau d’expertise technique » de TechServices contient cinq valeurs:
  • Junior
  • Confirmé
  • Senior
  • Expert
  • Architecte

📖 6. Workflows de validation automatisés

🔑 Notions clés & Définitions

• Workflow de validation : Un processus automatisé qui dirige une demande vers les valideurs appropriés selon des règles métier prédéfinies.

★ À maîtriser

• Une augmentation salariale inférieure à 5 % nécessite l’accord du manager et du responsable RH, tandis qu’une augmentation supérieure à 5 % remonte jusqu’au directeur général.

• Lorsqu’un contrat est validé, la GED peut générer le document prérempli, mettre à jour le statut du contrat, notifier le manager et le salarié, puis déclencher la création du compte utilisateur dans le SIRH.

Compléments

📌 En cas d’absence d’un valideur, le workflow doit transférer automatiquement la demande à son suppléant désigné.

• Un délai maximal de 48 heures peut être défini pour une validation de congés, avec une première relance après ce délai et une seconde relance 24 heures plus tard avec copie au responsable RH.

💡 Astuce mémo

Règle métier → valideur → action automatique

📖 7. Obligations légales des dossiers RH

★ À maîtriser

• Le registre unique du personnel recense l’identité, la nationalité, la date d’embauche, le type de contrat et la qualification de chaque salarié.

• L’employeur doit tenir à jour le registre unique du personnel, le registre des délégués du personnel et le document unique d’évaluation des risques professionnels.

📌 La DPAE doit être transmise à l’URSSAF au plus tard le jour de l’embauche effective et avant que le salarié commence à travailler.

• Le contrat de travail doit notamment mentionner la convention collective, la clause de mobilité lorsqu’elle existe, la durée et les conditions de renouvellement de la période d’essai ainsi que les modalités de préavis.

Compléments

• La GED trace les formalités d’embauche par des preuves horodatées, notamment l’envoi de la DPAE, son accusé de réception, la visite médicale et l’émargement de remise des documents.

📖 8. Interopérabilité des systèmes RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Interopérabilité : La capacité de la GED, du SIRH et du logiciel de paie à échanger automatiquement des données cohérentes.

★ À maîtriser

• La synchronisation entre GED, SIRH et paie évite les doubles saisies, réduit les erreurs et permet qu’une modification, comme une adresse, soit propagée vers les systèmes concernés.

• La DSN mensuelle agrège les rémunérations, les heures travaillées, les absences et les cotisations sociales de tous les collaborateurs.

• Des audits hebdomadaires comparent entre systèmes l’effectif total, la masse salariale, les statuts contractuels et les dates d’entrée et de sortie afin de corriger les écarts avant la paie ou les déclarations sociales.

Compléments

• La GED peut extraire les données sociales, effectuer des contrôles de cohérence, générer un rapport d’anomalies puis transmettre le fichier au format XML réglementaire vers Net-entreprises.

📊 Tableaux de synthèse

Fonctionnalités essentielles de la GED

Fonctionnalité	Rôle	Bénéfice
Indexation	Classer et décrire les documents	Recherche rapide
Journal d’audit	Enregistrer les actions	Traçabilité et preuve
Versionnement	Conserver les versions antérieures	Historique et restauration
Workflow	Diriger et automatiser les validations	Réduction des délais et erreurs

Échanges entre systèmes RH

Système ou flux	Données principales	Objectif
GED	Dossiers et documents salariés	Centraliser les informations
SIRH	Organisation et référentiels RH	Maintenir les données administratives
Logiciel de paie	Rémunérations et cotisations	Produire la paie et alimenter la DSN
DSN	Données sociales mensuelles	Déclarer aux organismes sociaux